Форма КО-5 — книга учёта принятых и выданных кассиром денежных средств

1.1. Форма № КО-5 утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 вместе с приходным и расходным ордерами и кассовой книгой.

1.2. Действующий порядок ведения кассовых операций прямо называет эту форму: при наличии старшего кассира учёт наличных денег, выданных кассирам и полученных от них, ведётся в форме 0310005 Указание ЦБ 3210-У —Указание ЦБ 3210-У —Порядок ведения кассовых операций.

1.3. Этим она отличается от журнала регистрации кассовых документов КО-3, который в Указании не упомянут.

1.4. Если кассир в организации один и передачи наличных внутри кассы не происходит, книга не нужна: все операции и так проходят через кассовую книгу.

1.5. Обязанность появляется в тот момент, когда деньги начинают передаваться от одного материально ответственного работника другому в течение дня — независимо от того, как называется должность принимающего.

1.6. Порядок ведения книги и круг кассиров закрепляются распорядительным документом руководителя 402-ФЗ ст. 8402-ФЗ ст. 8Учетная политика.

2.1. Наличные выдаются только работникам, с которыми заключён договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

2.2. Работник знакомится со своими обязанностями по ведению кассовых операций под подпись до начала работы с наличными.

2.3. Договор о полной материальной ответственности можно заключать только с работниками, чьи должности и работы входят в утверждённый перечень, и кассовые операции в него входят ТК РФ ст. 244ТК РФ ст. 244Письменные договоры о полной материальной ответственности.

2.4. Недостача ценностей, вверенных работнику по такому договору, возмещается в полном размере ТК РФ ст. 243ТК РФ ст. 243Случаи полной материальной ответственности.

2.5. Сами по себе договор и приказ ущерб не доказывают.

2.6. Доказывает запись в книге: сумма, дата, подпись кассира в получении.

2.7. Без неё работодатель не подтвердит ни размер ущерба, ни факт вверения ценностей.

3.1. Запись делается в момент передачи денег, а не по итогам дня.

3.2. Кассир расписывается в получении наличных, старший кассир — в приёме возвращённых сумм и документов.

3.3. Оплаченными документами считаются расходные кассовые ордера и платёжные ведомости, по которым деньги фактически выданы получателям.

3.4. Простое равенство закрывает день: выдано = возвращено наличными + сдано оплаченными документами.

3.5. Расхождение — это недостача или излишек, и разбираться с ним нужно в тот же день, пока свидетели и обстоятельства под рукой.

4.1. Старший кассир выдаёт кассирам разменную наличность перед открытием смены и принимает выручку после её закрытия.

4.2. Записи ведутся по каждому кассиру отдельно.

4.3. Объединять несколько касс в одну строку нельзя: при расхождении будет непонятно, чей участок его дал.

4.4. Выручка операционных касс приходуется в главную кассу приходным кассовым ордером и отражается в кассовой книге в день поступления.

4.5. Книга КО-5 при этом фиксирует внутреннее движение и не заменяет ни ордер, ни кассовую книгу.

4.6. Сверка с показаниями контрольно-кассовой техники за смену проводится до того, как деньги приняты от кассира.

4.7. После приёма претензии к кассиру предъявлять сложно.

5.1. Деньги на выплату заработной платы выдаются кассиру-раздатчику под роспись в книге, а основанием служит платёжная или расчётно-платёжная ведомость.

5.2. Срок выдачи наличных по ведомости определяется руководителем и не может превышать пяти рабочих дней, включая день получения денег в банке.

5.3. В последний день выдачи кассир проставляет напротив фамилий неполучивших оттиск штампа или запись «депонировано», подсчитывает и записывает выданную и депонированную суммы, после чего сдаёт остаток старшему кассиру.

5.4. На фактически выданную сумму оформляется расходный кассовый ордер.

5.5. Депонированные суммы возвращаются в кассу и при необходимости сдаются в банк: держать их сверх лимита остатка нельзя.

5.6. В книге по такой операции указываются номер ведомости, выданная и депонированная суммы — так закрывается вопрос, куда делась разница между выданным и возвращённым.

6.1. Кассиру выдаётся разменная наличность и бланки строгой отчётности либо переносная контрольно-кассовая техника, а по возвращении он сдаёт выручку и документы.

6.2. Время выезда и возвращения фиксируется в примечании: это важная деталь при разборе спорных ситуаций и при рассмотрении вопроса о сохранности денег в пути.

6.3. Сопровождение и перевозка наличных организуются работодателем.

6.4. Возлагать на кассира риск утраты денег при перевозке, если работодатель не обеспечил условия сохранности, нельзя: работник отвечает за прямой действительный ущерб, а не за последствия необеспеченных условий труда.

6.5. Выручка сдаётся в день возвращения.

6.6. Перенос сдачи «на завтра» создаёт неоприходованные наличные со всеми последствиями при проверке кассовой дисциплины.

7.1. Книга ведётся в учётной программе.

7.2. Записи защищаются от изменения задним числом, а подписи кассиров оформляются электронной подписью либо на распечатанном листе за день.

7.3. Распечатка производится не реже чем по окончании месяца и подписывается старшим кассиром и главным бухгалтером.

7.4. Электронная форма не отменяет сверку: итоги дня по книге сопоставляются с кассовой книгой и с данными контрольно-кассовой техники 402-ФЗ ст. 10402-ФЗ ст. 10Регистры бухгалтерского учёта.

7.5. Резервная копия и порядок доступа к базе определяются в учётной политике.

7.6. Утрата данных за период приравнивается к отсутствию регистра.

10.1. Старший кассир: _______________ / ______ /

10.2. Главный бухгалтер: _______________ / ______ /

10.3. Руководитель: _______________ / ______ /

Бланк рассчитан на ведение книги вручную в главной кассе.

Итого за месяц: выдано ____________ руб., возвращено ____________ руб.

Сверено с кассовой книгой: _______________ / ____________________ /

В настоящей книге пронумеровано, прошнуровано и опечатано ______ (______________________) листов.

Организация: ______, ИНН ______.

Книга начата: ______. Книга окончена: ______________________.

Остаток, числящийся за кассирами на дату закрытия книги: ____________ руб.

Главный бухгалтер: _______________ / ______ /

Руководитель: _______________ / ______ /