Журнал: образец 2026

Настоящий журнал — регистр учёта ______, в котором в хронологическом порядке фиксируются события, документы и действия по теме: ______. Запись в журнале подтверждает, что событие произошло в указанную дату, а действие выполнено конкретным лицом. Ведение журнала обязательно, если этого требует нормативный акт, договор или локальный акт организации, и целесообразно во всех случаях, когда факт нужно будет доказывать позже — при проверке, при расследовании происшествия или в суде. Отсутствие журнала само по себе трактуется как отсутствие самого учёта: доказывать проведённый инструктаж или выданный документ приходится другими средствами, и получается это редко.

Журнал заведён приказом ______ от ______ № ______. Тем же приказом ответственным за ведение журнала назначен ______ ______. На период отпуска, командировки или временной нетрудоспособности ответственного журнал ведёт ______; передача журнала оформляется актом приёма-передачи. Приказ доводится до ответственного и замещающего лица под подпись.

Ответственный за ведение журнала — ______ ______. Он вносит записи, следит за полнотой и своевременностью заполнения граф, хранит журнал и предъявляет его по требованию руководителя или контролирующего органа. Право вносить записи имеют только ответственный и замещающее его лицо; посторонние записи и записи задним числом не допускаются. Ответственный не вправе передавать журнал третьим лицам без ведома руководителя, а при выдаче журнала за пределы места хранения делает отметку о том, кому и на какой срок журнал выдан.

В журнал вносятся контрольные и надзорные мероприятия в отношении организации, а также результаты собственного входного контроля. По каждой проверке фиксируются наименование контролирующего органа, вид мероприятия, реквизиты решения о проведении, даты начала и окончания, фамилии и должности проверяющих. Отдельно записываются выявленные нарушения, реквизиты и срок предписания, отметка о фактическом устранении. По входному контролю указываются поставщик, наименование и партия поступивших материалов, проверяемые показатели, фактический результат и решение: принять, принять с замечаниями или вернуть. Запись о проверке вносится в день её начала, а не после получения акта.

В журнал вносятся операции с персональными данными, которые организация обязана учитывать: обращения субъектов персональных данных, движение материальных носителей и передача данных третьим лицам. По обращению фиксируются дата поступления, кто обратился, содержание требования — доступ, уточнение, блокирование или уничтожение, — принятое решение и дата ответа. По носителю указываются вид и учётный номер, состав размещённых данных, кому выдан, дата выдачи и возврата, отметка об уничтожении. По передаче — получатель, правовое основание, состав переданных данных, цель и способ передачи. Записи журнала подтверждают выполнение обязанности оператора по учёту и служат первым доказательством при проверке.

В журнал вносятся регистрируемые документы организации: приказы и локальные акты, входящая и исходящая корреспонденция, служебные записки, договоры, доверенности, бланки строгой отчётности. Регистрация — это присвоение документу номера и даты; с этого момента документ считается существующим и получает срок исполнения. По каждому документу фиксируются регистрационный номер, дата, корреспондент или контрагент, вид и краткое содержание, исполнитель, срок исполнения и отметка о его исполнении. Для доверенностей дополнительно указываются срок действия, объём полномочий и отметка об отзыве. Для бланков строгой отчётности — серия и номера бланков, кому выданы, отчёт об использовании и акт о списании испорченных.

В журнал вносятся кадровые события и документы: движение трудовых книжек и вкладышей, заключение и расторжение трудовых договоров, направление в командировки, учёт отработанного времени, приём и передача листков нетрудоспособности. По каждой записи указываются дата, фамилия, имя и отчество работника, должность и подразделение, вид и номер документа, краткое содержание. Для трудовых книжек дополнительно фиксируются серия и номер бланка, основание выдачи и подпись работника о получении. Для командировок — место назначения, срок, цель поездки и реквизиты приказа. Записи по одному работнику должны сходиться между собой: расхождение дат в журнале и в приказе проверяющий трактует как оформление задним числом.

В журнал вносятся несчастные случаи, микротравмы, аварии, инциденты, а также выдача и закрытие нарядов-допусков и результаты проверок состояния охраны труда. По каждому событию фиксируются дата и время, место и объект, фамилия и должность пострадавшего или исполнителя работ, краткое описание обстоятельств и принятые меры. Для несчастного случая указываются номер и дата акта расследования, для наряда-допуска — номер наряда, состав бригады, ответственный руководитель работ и время начала и окончания. По результатам проверки состояния охраны труда записываются выявленные нарушения, срок устранения и отметка о фактическом устранении с подписью ответственного.

В журнал вносятся работы и контрольные операции по оборудованию, инструменту, средствам измерений и транспорту: техническое обслуживание, ремонт, заявки на ремонт, поверка и калибровка, замеры сопротивления изоляции, выпуск транспорта на линию. По каждой записи фиксируются дата, наименование объекта и инвентарный или заводской номер, вид выполненной работы, результат с фактическими значениями и заключение о пригодности к дальнейшей эксплуатации. Для поверки и замеров дополнительно указываются номер протокола или свидетельства и дата следующей проверки — именно по ней проверяющий определяет, просрочен ли контроль. Для транспорта фиксируются номер путевого листа, показания одометра, результат предрейсового осмотра и данные выданных топливных карт.

В журнал вносится каждая выдача средств индивидуальной защиты, смывающих средств, инструкций по охране труда и первичных средств пожаротушения. По каждой выдаче указываются дата, кому выдано, наименование и характеристика выданного, количество, а для средств защиты — размер, рост и нормативный срок носки. Для огнетушителей и иных первичных средств пожаротушения дополнительно фиксируются марка, заводской номер, дата зарядки или перезарядки и дата следующей проверки. Возврат, замена и списание средств защиты отмечаются в тех же строках или отдельной записью со ссылкой на номер первичной записи.

В журнал вносятся факты доступа людей и передачи предметов, за которые организация отвечает: проход посетителей, выдача и возврат ключей от помещений, установка и снятие пломб. По посетителю фиксируются дата и время входа и выхода, фамилия, имя и отчество, реквизиты документа, удостоверяющего личность, организация, цель визита и к кому направлен. По ключу — номер помещения и ключа, кому выдан, время выдачи и возврата, подписи получателя и дежурного. По пломбе — номер пломбы, объект опломбирования, кто и когда опломбировал, кто и когда вскрыл, состояние пломбы на момент вскрытия. Журнал пропускного режима содержит персональные данные посетителей, поэтому доступ к нему ограничивается наравне с кадровыми документами.

В журнал вносится каждый проведённый инструктаж по охране труда: вводный, первичный и повторный на рабочем месте, внеплановый и целевой. По каждому инструктажу фиксируются дата, фамилия, имя и отчество инструктируемого, год рождения, профессия или должность, подразделение, вид инструктажа и номер программы либо инструкции, по которой он проведён. Для внепланового инструктажа обязательно указывается причина: изменение технологии, новое оборудование, требование инспектора, происшествие. Для целевого — конкретная разовая работа и реквизиты наряда-допуска, если он оформлялся. Результаты проверки знаний требований охраны труда вносятся с указанием формы проверки и решения комиссии.

В журнал вносятся операции санитарной обработки и контроля условий: текущая и генеральная уборка помещений, дезинфекция, приготовление и расход дезинфицирующих средств, контроль температурного режима холодильного оборудования. По каждой записи фиксируются дата и время, помещение или единица оборудования, вид обработки, наименование применённого средства и его концентрация, израсходованное количество. Для температурного контроля указывается фактическое значение по каждому измерению и отметка о выходе за допустимые пределы с описанием принятых мер. Записи вносятся сразу после выполнения операции: журнал, заполненный за месяц одним почерком в один день, доказательственного значения не имеет.

Записи ведутся по следующей форме. Графы заполняются полностью, незаполненные графы прочёркиваются.

Дополнительные графы: ______.

Записи ведутся по следующей форме. Графы заполняются полностью, незаполненные графы прочёркиваются.

Дополнительные графы: ______.

Записи ведутся по следующей форме. Графы заполняются полностью, незаполненные графы прочёркиваются.

Дополнительные графы: ______.

Записи ведутся по следующей форме. Графы заполняются полностью, незаполненные графы прочёркиваются.

Дополнительные графы: ______.

Записи ведутся по следующей форме. Графы заполняются полностью, незаполненные графы прочёркиваются.

Дополнительные графы: ______.

Записи ведутся по следующей форме. Графы заполняются полностью, незаполненные графы прочёркиваются.

Дополнительные графы: ______.

Записи ведутся по следующей форме. Графы заполняются полностью, незаполненные графы прочёркиваются.

Дополнительные графы: ______.

Записи ведутся по следующей форме. Графы заполняются полностью, незаполненные графы прочёркиваются.

Дополнительные графы: ______.

Записи ведутся по следующей форме. Графы заполняются полностью, незаполненные графы прочёркиваются.

Дополнительные графы: ______.

Записи ведутся по следующей форме. Графы заполняются полностью, незаполненные графы прочёркиваются.

Дополнительные графы: ______.

Журнал ведётся по форме, установленной ______. Состав и порядок граф: ______

Ниже приведён разворот журнала. Если утверждённая форма содержит больше граф, чем помещается на развороте, журнал ведётся на листах формата A3 или в альбомной ориентации.

Записи вносятся в хронологическом порядке, последовательно, без пропуска строк и без оставления пустых мест между записями. Запись делается в день события — в день проведения инструктажа, регистрации документа, выдачи имущества или выполнения операции. Текст пишется разборчиво, чернилами или пастой тёмного цвета; запись карандашом не допускается. Сокращения применяются только общепринятые, фамилия и инициалы пишутся полностью в графе, где это предусмотрено формой. Незаполненные графы прочёркиваются, чтобы в них нельзя было дописать сведения позже.

Ошибочная запись не стирается, не замазывается корректором и не удаляется. Неверный текст зачёркивается одной тонкой чертой так, чтобы он оставался читаемым, рядом или на свободном поле пишется верный текст. Исправление сопровождается надписью «исправленному верить», датой исправления, должностью, фамилией и подписью лица, внёсшего исправление. Если исправление затрагивает сведения, которые подписывал другой человек, его подпись под исправлением также обязательна. Исправление, внесённое без заверения, считается недостоверным целиком, вместе с исходной записью.

До первой записи листы журнала нумеруются сквозной нумерацией, журнал прошнуровывается и скрепляется. На последнем листе делается заверительная надпись с количеством пронумерованных и прошнурованных листов, датой, должностью, фамилией и подписью руководителя; при наличии печати ставится печать так, чтобы её оттиск частично попадал на наклейку и частично на лист. Концы шнура выводятся на последний лист и заклеиваются наклейкой. Форма заверительной надписи — Приложение № 1. Журнал хранится в запираемом шкафу по адресу: ______.

Журнал ведётся в информационной системе ______. Система должна обеспечивать неизменность внесённых записей, фиксацию даты и времени внесения, идентификацию лица, внёсшего запись, и сохранение истории изменений. Записи, требующие подписи, подписываются электронной подписью; вид подписи определяется тем же приказом, которым журнал введён в действие. Резервная копия электронного журнала создаётся не реже одного раза в неделю и хранится отдельно от основной базы. По требованию проверяющего электронный журнал распечатывается за нужный период, распечатка заверяется подписью ответственного.

Журнал ведётся одновременно на бумаге и в информационной системе ______. При расхождении сведений приоритет имеет бумажный экземпляр с личными подписями. Электронная часть используется для поиска, контроля сроков и подготовки отчётов и не заменяет бумажный журнал в части подписей.

Записи нумеруются в пределах календарного года: первая запись года получает номер 1. Если номер записи входит в состав регистрационного номера документа, к нему через дробь добавляется год либо индекс подразделения. В конце года после последней записи делается отметка о количестве записей за год с датой и подписью ответственного.

Записи нумеруются сквозной нумерацией с начала журнала до его окончания, независимо от смены календарного года. При заведении следующего тома нумерация продолжается с номера, следующего за последним номером предыдущего тома. Номер записи не переиспользуется даже после исправления или аннулирования записи.

Журнал не содержит сведений ограниченного доступа. Он предъявляется по требованию руководителя организации, проверяющих органов и работников, чьи сведения в нём отражены. Вынос журнала за пределы места хранения допускается с отметкой о том, кому и на какой срок он выдан.

Полнота и своевременность ведения журнала проверяются с периодичностью ______. Проверку проводит руководитель организации или назначенное им лицо. Результат проверки оформляется отметкой на очередной свободной строке журнала: дата проверки, объём проверенного периода, выявленные недостатки, срок их устранения, должность, фамилия и подпись проверяющего. Выявленные недостатки устраняются в установленный срок, повторная проверка их устранения проводится не позднее следующего контрольного срока.

Журнал закрывается, когда закончились листы либо истёк период, на который он заводился. После последней записи делается отметка: «Журнал окончен», дата, количество внесённых записей, должность, фамилия и подпись ответственного. Дата окончания переносится на титульный лист в строку «Окончен». Следующий том заводится в день закрытия предыдущего, чтобы в учёте не возникло разрыва; на титульном листе нового тома указывается, с какого номера продолжается нумерация.

______

К журналу применяются следующие формы: Приложение № 1 — заверительная надпись; Приложение № 2 — лист ознакомления лиц, допущенных к ведению журнала; Приложение № 3 — акт приёма-передачи журнала. Формы заполняются по мере наступления соответствующих событий и хранятся вместе с журналом весь срок его хранения.

______

______, том № ______

В настоящем журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью ______ листов.

Журнал начат ______, окончен ______.

Всего внесено записей: ____________.

______ ____________ ______

Дата составления заверительной надписи: «___» ____________ 20___ г.

Место печати (при наличии печати у организации).

Отметки о проверке журнала:

Работники, допущенные к ведению журнала ______, ознакомлены с порядком внесения, исправления и хранения записей и предупреждены о недопустимости записей задним числом и подписей за других лиц.

______. Акт приёма-передачи журнала ______, том № ______.

Сдал: ____________________ Принял: ____________________ Дата: «___» ____________ 20___ г.

На момент передачи в журнале пронумеровано ______ листов, последняя запись № ______ от «___» ____________ 20___ г.

Выявленные недостатки: незаполненные графы, отсутствующие подписи, незаверенные исправления — перечисляются ниже.

Подписи: сдал ____________ принял ____________ руководитель ____________