Журнал учёта выдачи и движения материальных ценностей: образец 2026

Журнал подтверждает, что конкретная ценность передана конкретному человеку в конкретную дату, и служит первичным доказательством при недостаче, споре о материальной ответственности и при проверке.

Без подписи получателя факт выдачи считается недоказанным, и удержать стоимость утраченного имущества работодатель не сможет даже при очевидной утрате.

Записи вносятся в день фактической выдачи или возврата ценности, чернилами или в учётной системе, задним числом записи не допускаются.

Строки нумеруются сквозной нумерацией с начала ведения журнала, пропускать строки нельзя, а в графе, которая в конкретном случае не заполняется, ставится прочерк.

Получатель расписывается в журнале собственноручно, подпись другого работника «за него» лишает запись доказательственной силы и превращает выдачу в неподтверждённую.

Наименование ценности указывается так же, как в накладной или карточке учёта, с единицей измерения и инвентарным либо серийным номером, иначе запись невозможно сверить с бухгалтерским учётом.

Основанием для выдачи служит ______, реквизиты этого документа переносятся в журнал полностью. Выдача сверх установленной нормы оформляется отдельным распоряжением руководителя с указанием причины.

Выдача без документа-основания допускается только в аварийной ситуации, и в этом случае основание оформляется в течение следующего рабочего дня.

Записи о выдаче средств индивидуальной защиты вносятся по следующей форме, параллельно с личной карточкой учёта выдачи СИЗ.

Записи о выдаче инструмента, техники и оборудования вносятся по следующей форме с обязательным указанием инвентарного номера.

Приход и расход материальных ценностей отражаются построчно с выведением остатка после каждой операции.

Ключи, печати и штампы выдаются под подпись с фиксацией времени выдачи и времени возврата в течение одного рабочего дня.

Выдача трудовой книжки, её дубликата, копий и справок, связанных с работой, фиксируется с указанием основания выдачи.

Выдача расчётных листков подтверждает исполнение обязанности извещать работника о составных частях заработной платы.

Возврат ценности фиксируется отдельной записью в день фактической сдачи, с описанием состояния и подписями сдающего и принимающего.

Если ценность не возвращена в срок, ответственный письменно сообщает об этом ______ в тот же день.

Электронный журнал ведётся в информационной системе, которая фиксирует дату и время каждой записи и не позволяет изменить её задним числом без сохранения истории правок.

Записи подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью ответственного, а подпись получателя оформляется электронной подписью либо на бумажном листе-приложении.

Резервная копия журнала создаётся не реже одного раза в месяц и хранится отдельно от основной системы.

Ошибочная запись не затирается, не замазывается корректором и не удаляется: она зачёркивается одной чертой так, чтобы прежний текст читался.

Рядом делается верная запись с отметкой «Исправленному верить», датой исправления и подписью ответственного, а при необходимости — подписью получателя.

Вырывать листы, заменять их и переписывать журнал набело запрещено — такой журнал теряет доказательственную силу целиком, а не в части исправленной строки.

Данные журнала сверяются с данными бухгалтерского учёта ______, результат сверки оформляется отдельной записью с подписями ответственного и ______.

Инвентаризация обязательна при смене материально ответственного лица, при выявлении фактов хищения или порчи имущества и перед составлением годовой отчётности.

Расхождения между журналом и учётом объясняются письменно в день их выявления, а не при следующей проверке.

Журнал хранится у ответственного лица в запираемом шкафу, доступ посторонних к нему исключён, вынос журнала за пределы организации не допускается.

Срок хранения журнала после его окончания — ______, по истечении срока журнал уничтожается по акту.

Уничтожение журнала до истечения срока хранения, в том числе при смене руководителя, недопустимо.

______

Эти правила обязательны для всех работников, получающих ценности, и доводятся до них под подпись.

Журнал ведёт и подписывает ______ ______.

Контроль ведения журнала осуществляет ______.

Дата составления настоящего листа: ______.

В настоящем журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью ______ (___________________) листов.

Журнал начат ______, окончен ______.

Особенности физического состояния и формирования журнала (повреждённые листы, вклейки, пропуски нумерации):

Ответственный за ведение журнала: ______ ______________ / ______ /

Дата составления листа-заверителя: ____________________

Организация: ______. Подразделение: ______.

Передающее лицо: ______________________________ Принимающее лицо: ______________________________

На дату передачи в журнале заполнено строк: ______, последняя запись от ____________________.

Журнал передан вместе с первичными документами за период с ____________ по ____________.

Передал ______________ / _________________ / Принял ______________ / _________________ /

Дата: ____________________