Журнал регистрации входящих и исходящих документов: образец заполнения и пустой бланк 2026
Как выглядит «Журнал регистрации входящих и исходящих документов» целиком и что важно в каждом пункте. На экране — образец с примерами данных, целиком и бесплатно. Пустой бланк для печати пришлём на почту бесплатно. Заполните онлайн — и реквизиты, суммы и даты подставятся сами, а файл придёт в Word, PDF, ODT и RTF.
- DOCX, PDF, ODT и RTF — все форматы сразу, без водяного знака
- 22 поля с подсказками — примерно 5 мин
- 13 разделов — ненужные выключаются, условные появляются сами
- Проверено юристом, ссылки на действующие нормы
Основная страница документа: Журнал регистрации входящих и исходящих документов.
Данные в примере вымышленные — имена, суммы и адреса взяты для наглядности. Пустой бланк с прочерками для печати пришлём на почту — форма выше. Пункты расширенной защиты показаны закрытыми: они входят в готовый документ.
ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ: входящие документы (поступившая корреспонденция)
Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка», ИНН 7701234567
Место ведения: г. Москва, ул. Ленина, д. 1, оф. 12, приёмная. Подразделение: административно-хозяйственный отдел, приёмная генерального директора
Индекс по номенклатуре дел: 01-08. Срок хранения: 5 лет.
Начат 12.01.2026. Окончен «___» ____________ 20___ г.
В журнале пронумеровано и прошнуровано 48 листов.
Ответственный за ведение: секретарь генерального директора Смирнова Анна Игоревна, назначен на основании: приказ от 09.01.2026 № 3-ОД «О назначении ответственного за делопроизводство».
Форма ведения: на бумаге.
Журнал ведёт секретарь генерального директора Смирнова Анна Игоревна.
На время отпуска, болезни или командировки ответственного журнал ведёт: офис-менеджер Кузнецова Ольга Павловна на основании приказа от 09.01.2026 № 3-ОД.
Журнал заводится организацией самостоятельно как учётный регистр.
Записи вносятся в срок: В день поступления или отправки. Регистрация задним числом не допускается.
Каждому документу соответствует одна строка журнала; регистрировать один документ дважды или объединять несколько документов в одну запись нельзя.
Регистрационный номер, присвоенный по журналу, проставляется на самом документе в регистрационном штампе вместе с датой.
Регистрации подлежит вся поступившая корреспонденция: письма, претензии, требования, запросы органов, счета и акты контрагентов, судебные документы.
| № | Дата поступления | Регистрационный номер | От кого поступил | Исходящий номер и дата отправителя | Краткое содержание | Кому передан на исполнение | Дата передачи | Подпись исполнителя |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Способ поступления фиксируется отдельной отметкой в графе краткого содержания: почта, курьер, электронная почта, лично, портал.
В графе краткого содержания дополнительно указывается имя файла электронного образа документа в общей папке или в системе документооборота.
Документы, поставленные на контроль, дополнительно отражаются в контрольной части журнала.
| № | Регистрационный номер документа | Исполнитель | Срок исполнения | Отметка о продлении срока | Фактическая дата исполнения | Реквизиты ответа | Отметка о снятии с контроля |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
На контроль ставятся документы с установленным сроком ответа: претензии, запросы государственных органов, судебные документы, обращения клиентов.
Снятие с контроля производит руководитель или ответственный за делопроизводство после проверки того, что ответ действительно отправлен адресату.
Не подлежат регистрации в журнале рекламные и поздравительные материалы, приглашения, каталоги, прейскуранты, бухгалтерская первичка, учтённая в других регистрах, и личные письма работников.
Документы без подписи и без реквизитов отправителя регистрируются с отметкой «анонимное обращение» и передаются руководителю для решения об их рассмотрении.
Ошибочно поступившая корреспонденция не регистрируется, а возвращается отправителю или пересылается по принадлежности с сопроводительным письмом.
Конверт сохраняется и прилагается к документу, если дата на почтовом штемпеле имеет значение для срока или если адрес отправителя указан только на конверте.
Претензии, судебные документы и требования государственных органов регистрируются в первую очередь и передаются руководителю в день поступления.
Применяемый порядок нумерации: сквозная нумерация в пределах календарного года.
Нумерация ведётся с первого номера и начинается заново с первого января каждого года; пропуск номеров и повторное использование освободившихся номеров не допускаются.
Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера записи и, при необходимости, индекса дела по номенклатуре и буквенного обозначения вида документа.
Ответ на входящее письмо получает собственный исходящий номер, а в журнале входящих делается отметка о его реквизитах — это связывает вопрос и ответ.
Номер, присвоенный документу, не изменяется даже при повторной отправке или при исправлении текста документа.
Ошибочная запись не стирается, не замазывается корректором и не удаляется: она зачёркивается одной чертой так, чтобы прежний текст читался.
Рядом или в графе примечаний вносится правильная запись с отметкой «Исправленному верить», датой и подписью ответственного.
В электронном журнале исправление вносится отдельной строкой с указанием номера исправляемой записи; исходная запись сохраняется.
Если документ был зарегистрирован ошибочно и подлежит аннулированию, запись сохраняется, а в примечании указывается основание аннулирования.
При увольнении, переводе или длительном отсутствии ответственного журнал передаётся новому ответственному по акту приёма-передачи по форме Приложение № 2.
В акте фиксируются номер последней записи, количество листов и выявленные недостатки ведения журнала.
До подписания акта новый ответственный вправе проверить журнал и указать в акте замечания — после подписания все прежние ошибки считаются принятыми.
Приём-передача журнала оформляется даже при передаче на несколько дней отпуска, если в этот период кто-то будет вносить записи.
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ЖУРНАЛА
В журнале «Входящие документы (поступившая корреспонденция)» Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка» пронумеровано, прошнуровано и скреплено 48 листов.
Журнал начат 12.01.2026, окончен «___» ____________ 20___ г. Последняя запись № ______.
Особенности физического состояния и нумерации листов:
| Номер листа | Что отмечено (повреждение, пропуск или ошибка нумерации, склейка) | Дата | Подпись |
|---|---|---|---|
секретарь генерального директора Смирнова А. И. ____________ (подпись)
Дата составления листа-заверителя: «___» ____________ 20___ г. М. П.
АКТ
приёма-передачи журнала регистрации документов
Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка», «___» ____________ 20___ г.
Передал: секретарь генерального директора Смирнова Анна Игоревна
Принял: ______________________________________ (должность, фамилия, имя, отчество)
Передаётся журнал «Входящие документы (поступившая корреспонденция)», индекс по номенклатуре дел 01-08, начатый 12.01.2026.
| № | Что передаётся | Номер последней записи | Количество листов | Замечания к ведению |
| 1 | Журнал регистрации входящих документов, том 1 | 1248 | 48 | Замечаний нет |
| 2 | Журнал регистрации исходящих документов, том 1 | 836 | 48 | Замечаний нет |
| 3 | Журнал регистрации внутренних документов, том 1 | 412 | 48 | Две записи без отметки о передаче исполнителю |
| 4 | Опись дел приёмной за 2026 год | 14 | 3 |
Замечания принимающей стороны: ______________________________________________
Передал ____________ (подпись) Принял ____________ (подпись)
Согласовано: руководитель ____________ (подпись)
Бланк или готовый документПустой бланк — бесплатно
- Ответы подставятся в текст — от руки ничего писать не нужно
- Лишние пункты уберутся, нужные добавятся по вашим ответам
- Word, PDF, ODT и RTF без водяного знака — сразу после оплаты
PDF с прочерками — распечатать и заполнить от руки. Пришлём на почту.