Журнал регистрации входящих и исходящих документов

Журнал ведёт __________ __________.

Журнал заводится организацией самостоятельно как учётный регистр.

Записи вносятся в срок: __________. Регистрация задним числом не допускается.

Каждому документу соответствует одна строка журнала; регистрировать один документ дважды или объединять несколько документов в одну запись нельзя.

Регистрационный номер, присвоенный по журналу, проставляется на самом документе в регистрационном штампе вместе с датой.

Не подлежат регистрации в журнале рекламные и поздравительные материалы, приглашения, каталоги, прейскуранты, бухгалтерская первичка, учтённая в других регистрах, и личные письма работников.

Документы без подписи и без реквизитов отправителя регистрируются с отметкой «анонимное обращение» и передаются руководителю для решения об их рассмотрении.

Ошибочно поступившая корреспонденция не регистрируется, а возвращается отправителю или пересылается по принадлежности с сопроводительным письмом.

Конверт сохраняется и прилагается к документу, если дата на почтовом штемпеле имеет значение для срока или если адрес отправителя указан только на конверте.

Претензии, судебные документы и требования государственных органов регистрируются в первую очередь и передаются руководителю в день поступления.

Применяемый порядок нумерации: __________.

Нумерация ведётся с первого номера и начинается заново с первого января каждого года; пропуск номеров и повторное использование освободившихся номеров не допускаются.

Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера записи и, при необходимости, индекса дела по номенклатуре и буквенного обозначения вида документа.

Ответ на входящее письмо получает собственный исходящий номер, а в журнале входящих делается отметка о его реквизитах — это связывает вопрос и ответ.

Номер, присвоенный документу, не изменяется даже при повторной отправке или при исправлении текста документа.

Форма ведения журнала: __________.

Электронный журнал ведётся в системе документооборота или в защищённом файле с разграничением прав доступа: право вносить записи имеет только ответственный.

Не реже одного раза в год, а также при смене ответственного электронный журнал распечатывается, листы нумеруются, прошиваются и заверяются подписью руководителя.

Файл журнала резервируется не реже одного раза в неделю; резервная копия хранится отдельно от рабочего файла.

Электронные образы зарегистрированных документов хранятся в структуре папок, соответствующей номенклатуре дел, чтобы документ можно было найти по номеру из журнала.

Ошибочная запись не стирается, не замазывается корректором и не удаляется: она зачёркивается одной чертой так, чтобы прежний текст читался.

Рядом или в графе примечаний вносится правильная запись с отметкой «Исправленному верить», датой и подписью ответственного.

В электронном журнале исправление вносится отдельной строкой с указанием номера исправляемой записи; исходная запись сохраняется.

Если документ был зарегистрирован ошибочно и подлежит аннулированию, запись сохраняется, а в примечании указывается основание аннулирования.

При увольнении, переводе или длительном отсутствии ответственного журнал передаётся новому ответственному по акту приёма-передачи по форме Приложение № 2.

В акте фиксируются номер последней записи, количество листов и выявленные недостатки ведения журнала.

До подписания акта новый ответственный вправе проверить журнал и указать в акте замечания — после подписания все прежние ошибки считаются принятыми.

Приём-передача журнала оформляется даже при передаче на несколько дней отпуска, если в этот период кто-то будет вносить записи.