Путевой лист на использование автомобиля

Состав и порядок заполнения реквизитов путевого листа – приказ Минтранса России от 28.09.2022 № 390 (в редакции приказа от 05.05.2023 № 159, действует с 01.03.2023 до 01.03.2029). Обязательные блоки: наименование и номер листа, срок действия, сведения о собственнике (владельце) транспортного средства, о транспортном средстве, о водителе и о перевозке (вид перевозки и вид сообщения). Форма бланка не утверждена: типовые формы Госкомстата № 3, 4-П, 6 (постановление от 28.11.1997 № 78) можно применять, если дополнить их недостающими реквизитами, – этот бланк уже содержит весь обязательный состав.

Лист оформляют до выезда с парковки на один рейс или на несколько рейсов в течение рабочего дня (смены); если рейс длиннее смены – на весь рейс. Ежемесячный лист «на всё время» приказ № 390 не предусматривает; для служебных легковых автомобилей без перевозок по Уставу его иногда применяют только для налогового учёта расходов на топливо – лучше оформлять лист на каждый день.

Сведения о собственнике (владельце): для организации – наименование, организационно-правовая форма, адрес, телефон и ОГРН; для предпринимателя – ФИО, почтовый адрес, телефон и ОГРНИП. Если транспортное средство арендовано, указывается арендатор как владелец.

Показания одометра (полные километры пробега) записывают при выезде с парковки, при возвращении и при передаче транспортного средства другому водителю по окончании смены. Дата и время выезда и возвращения – с точностью до минуты. Расхождение показаний одометра с маршрутом и заданием – первое, что проверяет налоговая при списании топлива.

Предрейсовый (предсменный) медосмотр – до выезда; дата, время и результат заверяются подписью медработника с расшифровкой. Послерейсовый (послесменный) осмотр обязателен при перевозке пассажиров и опасных грузов, в остальных случаях – по решению работодателя. Осмотр проводит медработник организации с лицензией на медицинские осмотры (ст. 23 Закона № 196-ФЗ, приказ Минздрава России от 30.05.2023 № 266н). Предрейсовый контроль технического состояния проводит контролёр, назначенный владельцем; отметка – дата, время, подпись и расшифровка. Предприниматель, который сам управляет своим транспортным средством, может проводить контроль технического состояния самостоятельно.

Норму расхода утверждает руководитель приказом: по методическим рекомендациям Минтранса (распоряжение от 14.03.2008 № АМ-23-р), по данным изготовителя или по контрольному замеру. Расход по норме = норма × пробег / 100 (с утверждёнными надбавками). Фактический расход = остаток при выезде + заправлено − остаток при возвращении. Графы расчёта заполняет бухгалтерия при обработке листа.

Каждая ездка – отдельной строкой с адресами отправления и назначения. При перевозке груза сверяйте строки с транспортной накладной (Правила перевозок грузов, постановление Правительства РФ от 21.12.2020 № 2200): пункты погрузки и выгрузки, груз и масса должны совпадать.

Путевой лист – первичный учётный документ: хранится не менее пяти лет после отчётного года (ст. 29 Закона № 402-ФЗ) вместе с кассовыми чеками АЗС и отчётами по топливным картам. Электронный путевой лист формируется в информационной системе и передаётся в ГИС ЭПД; обязателен в случаях, установленных Правительством РФ, в остальных случаях владелец выбирает сам – бумажный лист или электронный.