Положение об обработке персональных данных работников: образец заполнения и пустой бланк 2026

1.1. Настоящее Положение об обработке персональных данных работников (далее — Положение) устанавливает порядок обработки и защиты персональных данных работников в ООО «Ромашка» (ИНН 7701234567, ОГРН 1157700000001, адрес: г. Москва, ул. Ленина, д. 1, оф.

1.2. 1; далее — Работодатель, Оператор).

1.3. Положение разработано в соответствии с главой 14 Трудового кодекса Российской Федерации ТК РФ ст. 86ТК РФ ст. 86Общие требования при обработке данных работника, Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» и постановлением Правительства РФ от 15.09.2008 № 687 об обработке персональных данных без использования средств автоматизации.

1.4. Положение является локальным нормативным актом Работодателя и обязательно для исполнения всеми работниками, которые получают доступ к персональным данным других работников ТК РФ ст. 8ТК РФ ст. 8Локальные нормативные акты.

1.5. Действие Положения распространяется на следующие категории субъектов:

1.6. работники, состоящие с Работодателем в трудовых отношениях, включая совместителей и дистанционных работников

1.7. лица, с которыми заключены договоры гражданско-правового характера, — в части сведений, необходимых для исполнения и налогообложения такого договора

1.8. лица, проходящие у Работодателя практику или стажировку

1.9. кандидаты на вакантные должности в период отбора и до принятия решения о приёме

1.10. бывшие работники — в части документов, срок хранения которых не истёк

1.11. Ответственным за организацию обработки персональных данных является генеральный директор Иванов И. И., контакты: pdn@romashka.example, +7 (900) 000-00-00 152-ФЗ ст. 22.1152-ФЗ ст. 22.1Лицо, ответственное за организацию обработки данных.

1.12. Кадровый учёт и непосредственную работу с личными делами ведёт отдел кадров.

2.1. Персональные данные работника — любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определённому работнику, которую Работодатель получает и использует в связи с трудовыми отношениями.

2.2. Обработка персональных данных — любое действие с такими данными: сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение, извлечение, использование, передача, обезличивание, блокирование, удаление и уничтожение, совершаемое как с использованием средств автоматизации, так и без них.

2.3. Специальные категории персональных данных — сведения о состоянии здоровья, а также иные сведения, обработка которых по общему правилу запрещена и допускается только в случаях, прямо названных в законе 152-ФЗ ст. 10152-ФЗ ст. 10Специальные категории персональных данных.

2.4. Биометрические персональные данные — сведения, характеризующие физиологические и биологические особенности человека, на основании которых можно установить его личность, и которые используются Работодателем для установления личности 152-ФЗ ст. 11152-ФЗ ст. 11Биометрические персональные данные.

2.5. Информационная система персональных данных (ИСПДн) — совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств.

3.1. Работодатель обрабатывает только те персональные данные работника, которые необходимы для конкретной названной ниже цели.

3.2. Данные, избыточные по отношению к заявленным целям, не запрашиваются и не хранятся 152-ФЗ ст. 5152-ФЗ ст. 5Принципы обработки персональных данных.

3.3. Работодатель не вправе получать и обрабатывать сведения о политических, религиозных и иных убеждениях работника, о его частной жизни и о членстве в общественных объединениях и профсоюзах ТК РФ ст. 86ТК РФ ст. 86Общие требования при обработке данных работника.

3.4. Сведения о состоянии здоровья обрабатываются только в объёме, необходимом для решения вопроса о возможности выполнения работником трудовой функции, и только в случаях, прямо предусмотренных законом.

3.5. Работник обязан сообщать Работодателю об изменении своих персональных данных (фамилии, адреса, реквизитов документов, состава семьи) в течение пяти рабочих дней со дня изменения.

4.1. Обработка допускается исключительно в целях, названных в настоящем пункте.

4.2. Обработка в иных целях требует отдельного правового основания.

4.3. Заключение, исполнение, изменение и прекращение трудового договора, ведение кадрового учёта и оформление кадровых документов.

4.4. Начисление и выплата заработной платы, отпускных, пособий, компенсаций и иных выплат, а также исполнение поступивших исполнительных документов.

4.5. Исполнение обязанностей налогового агента и плательщика страховых взносов, представление отчётности в налоговый орган и Социальный фонд России.

4.6. Ведение воинского учёта и представление сведений в военный комиссариат.

4.7. Обеспечение охраны труда, организация обязательных медицинских осмотров и расследование несчастных случаев на производстве.

4.8. Обеспечение пропускного режима, сохранности имущества и безопасности работников.

4.9. Организация обучения, аттестации и оценки квалификации работников.

4.10. Предоставление работнику гарантий и льгот, установленных законом, коллективным договором и локальными актами Работодателя.

5.1. Обработка персональных данных работника в связи с трудовыми отношениями осуществляется без согласия работника — на основании закона и трудового договора 152-ФЗ ст. 6152-ФЗ ст. 6Условия обработки персональных данных.

5.2. Правовыми основаниями обработки являются: Трудовой кодекс Российской Федерации, Налоговый кодекс Российской Федерации, законодательство о страховых взносах и индивидуальном учёте, законодательство о воинском учёте и об охране труда.

5.3. Основанием обработки также являются трудовой договор с работником, локальные нормативные акты Работодателя и настоящее Положение.

5.4. Согласие работника требуется в тех случаях, когда обработка выходит за пределы, необходимые для трудовых отношений и исполнения обязанностей Работодателя по закону.

5.5. Отказ работника дать согласие в таких случаях не может быть основанием для отказа в приёме на работу, для дисциплинарного взыскания или для иного ухудшения его положения.

6.1. Письменное согласие работника оформляется отдельным документом и берётся до начала соответствующей обработки.

6.2. Согласие включает сведения, перечисленные в части 4 статьи 9 закона о персональных данных 152-ФЗ ст. 9152-ФЗ ст. 9Согласие субъекта персональных данных на обработку его персональных данных.

6.3. Согласие требуется, в частности, в следующих случаях:

6.4. получение персональных данных работника у третьих лиц, включая прежних работодателей и кредитные организации

6.5. размещение фотографии, должности и контактов работника на сайте Работодателя, в социальных сетях и рекламных материалах

6.6. передача данных работника в целях, не связанных с исполнением трудового договора и обязанностей Работодателя по закону

6.7. обработка биометрических персональных данных

6.8. передача данных работника лицу, оказывающему Работодателю услуги, если такая передача не требуется для исполнения обязанности, установленной законом

6.9. Работник вправе отозвать согласие в любое время, направив письменное заявление Работодателю.

6.10. С момента получения отзыва обработка данных, которая велась только на основании согласия, прекращается.

6.11. Отзыв согласия не прекращает обработку данных, которые Работодатель обязан обрабатывать и хранить в силу закона: кадровые документы, документы бухгалтерского и налогового учёта, сведения индивидуального учёта.

9.1. Все персональные данные работника Работодатель получает непосредственно у работника ТК РФ ст. 86ТК РФ ст. 86Общие требования при обработке данных работника.

9.2. Документы, представленные работником, копируются только в том объёме, который необходим для оформления трудовых отношений и исполнения обязанностей Работодателя.

9.3. Излишние копии документов не изготавливаются и подлежат уничтожению.

9.4. Персональные данные на бумажных носителях хранятся в личных делах работников.

9.5. Место хранения — запираемый металлический шкаф в кабинете отдела кадров № 12. Доступ к хранилищу имеют только работники отдел кадров.

9.6. Персональные данные в электронном виде хранятся в информационных системах Работодателя с разграничением прав доступа, парольной защитой и ведением журналов доступа.

9.7. Личные дела и иные документы, содержащие персональные данные, не выносятся за пределы помещений Работодателя без письменного разрешения руководителя, за исключением случаев, предусмотренных законом.

9.8. Рабочие места, на которых обрабатываются персональные данные, размещаются так, чтобы исключить просмотр экрана и документов посторонними лицами.

10.1. Если персональные данные работника возможно получить только у третьих лиц, Работодатель заранее уведомляет об этом работника и получает его письменное согласие ТК РФ ст. 86ТК РФ ст. 86Общие требования при обработке данных работника.

10.2. В уведомлении Работодатель сообщает: у кого предполагается получить данные, какие именно данные, для какой цели и каковы последствия отказа работника дать согласие.

10.3. Согласие оформляется до направления запроса третьему лицу.

10.4. Запрос без согласия допускается только в случаях, прямо предусмотренных федеральным законом.

10.5. Проверка сведений, сообщённых работником при приёме на работу, у прежних работодателей и в учебных заведениях проводится только с согласия работника.

10.6. Полученные у третьих лиц сведения приобщаются к личному делу с указанием источника и даты получения.

11.1. Доступ к персональным данным работников предоставляется по принципу минимально необходимого: только к тем данным и только в том объёме, которые нужны для выполнения должностных обязанностей 152-ФЗ ст. 18.1152-ФЗ ст. 18.1Меры, направленные на обеспечение выполнения оператором обязанностей, предусмотренных настоящим Федеральным законом.

11.2. Перечень должностей, допущенных к обработке персональных данных, утверждается приказом руководителя и пересматривается при изменении структуры или штатного расписания.

11.3. Каждый работник, допущенный к обработке персональных данных, знакомится с настоящим Положением и подписывает обязательство о неразглашении.

11.4. Передача учётной записи и пароля другому работнику запрещена.

11.5. Работа под чужой учётной записью считается нарушением требований настоящего Положения.

11.6. При переводе работника на должность, не требующую доступа к персональным данным, и при увольнении доступ прекращается в день издания приказа.

12.1. Работодатель не сообщает персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо для предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных законом ТК РФ ст. 88ТК РФ ст. 88Передача персональных данных работника.

12.2. Без согласия работника данные передаются:

12.3. в налоговый орган — в объёме, необходимом для исполнения обязанностей налогового агента и представления отчётности

12.4. в Социальный фонд России — сведения индивидуального учёта, сведения о трудовой деятельности и данные для назначения пособий

12.5. в военный комиссариат — сведения воинского учёта в установленном объёме

12.6. в суд, органы прокуратуры, органы дознания и следствия, судебным приставам — по мотивированному письменному запросу в пределах их полномочий

12.7. в государственную инспекцию труда и иные надзорные органы — в рамках проводимых ими мероприятий

12.8. Работодатель предупреждает лицо, получающее персональные данные работника, о том, что они могут быть использованы только в тех целях, для которых сообщены, и требует подтверждения соблюдения этого правила.

12.9. Передача персональных данных работников в коммерческих целях, включая передачу для маркетинга, продажу баз данных и предоставление данных рекрутинговым агентствам, без письменного согласия работника запрещена.

12.10. Каждый факт передачи персональных данных по запросу фиксируется в журнале учёта передачи с указанием даты, получателя, состава переданных данных и основания передачи.

13.1. Для перечисления заработной платы Работодатель передаёт в ПАО «Сбербанк» сведения, необходимые для выпуска карты и зачисления денежных средств: фамилию, имя, отчество работника, дату рождения, реквизиты документа, удостоверяющего личность, ИНН, СНИЛС и номер счёта.

13.2. Состав передаваемых данных ограничен реестром на зачисление и не включает сведений о должности, условиях труда и основаниях выплат, кроме случаев, когда такие сведения требуются по закону.

13.3. Работник вправе отказаться от участия в зарплатном проекте и указать реквизиты счёта в другом банке.

13.4. В этом случае Работодатель передаёт данные только в объёме платёжного поручения.

13.5. Отношения с банком в части обработки данных оформляются договором, в котором закреплены цели обработки, перечень действий с данными и обязанность банка обеспечить конфиденциальность и безопасность.

16.1. Персональные данные кандидата обрабатываются в целях оценки его соответствия требованиям вакансии и принятия решения о заключении трудового договора.

16.2. Правовым основанием обработки на этапе отбора является предпринимаемые по инициативе кандидата действия, направленные на заключение трудового договора.

16.3. У кандидата не запрашиваются сведения, не имеющие отношения к деловым качествам: о семейном положении, о планах на рождение детей, о вероисповедании и политических взглядах.

16.4. Если кандидат не принят на работу, его резюме и иные полученные документы уничтожаются в течение 30 дней со дня принятия решения 152-ФЗ ст. 21152-ФЗ ст. 21Прекращение обработки и отзыв согласия.

16.5. Хранение данных кандидата дольше указанного срока для формирования кадрового резерва допускается только с его письменного согласия с указанием срока хранения.

16.6. Факт уничтожения данных кандидатов оформляется актом, который подписывают ответственный за организацию обработки персональных данных и работник отдел кадров.

17.1. Персональные данные хранятся не дольше, чем этого требуют цели обработки, если иной срок не установлен законом 152-ФЗ ст. 21152-ФЗ ст. 21Прекращение обработки и отзыв согласия.

17.2. По достижении цели обработки или по истечении срока хранения персональные данные уничтожаются или обезличиваются.

17.3. Уничтожение бумажных носителей производится способом, исключающим восстановление, с составлением акта.

17.4. Уничтожение в электронных системах производится удалением записей без возможности восстановления с фиксацией в журнале.

17.5. Акт об уничтожении хранится у ответственного за организацию обработки персональных данных не менее трёх лет.

18.1. Работник имеет право на полную информацию о своих персональных данных и об их обработке ТК РФ ст. 89ТК РФ ст. 89Права работников в целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя.

18.2. Работник вправе получать свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей его персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом.

18.3. Работник вправе требовать уточнения, блокирования или уничтожения неполных, устаревших, недостоверных или незаконно полученных данных.

18.4. Работник вправе определять своего представителя для защиты своих персональных данных и вправе обжаловать действия или бездействие Работодателя в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных или в суд 152-ФЗ ст. 17152-ФЗ ст. 17Право на обжалование действий оператора.

18.5. Работник вправе требовать исключения или исправления неверных данных, а при отказе Работодателя — заявить в письменной форме о своём несогласии с соответствующим обоснованием.

18.6. Работник вправе дополнить персональные данные оценочного характера заявлением, выражающим его собственную точку зрения.

20.1. Работодатель принимает правовые, организационные и технические меры, необходимые для защиты персональных данных от неправомерного доступа, уничтожения, изменения, копирования и распространения 152-ФЗ ст. 19152-ФЗ ст. 19Меры по обеспечению безопасности данных.

20.2. Назначено лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных, изданы локальные акты по вопросам обработки и защиты данных, работники ознакомлены с ними под подпись.

20.3. Определён перечень информационных систем персональных данных, определены уровни защищённости и применяются средства защиты информации.

20.4. Организован учёт машинных носителей персональных данных, ограничен доступ в помещения, где ведётся обработка, ведутся журналы доступа.

20.5. Осуществляется внутренний контроль соответствия обработки требованиям закона и локальных актов не реже одного раза в год.

20.6. При обнаружении неправомерной передачи персональных данных Работодатель действует в порядке, установленном отдельным локальным актом о реагировании на инциденты, и уведомляет уполномоченный орган в установленные законом сроки.

21.1. Работодатель знакомит работника с настоящим Положением под подпись до подписания трудового договора ТК РФ ст. 68ТК РФ ст. 68Оформление приёма на работу.

21.2. Работники, принятые на работу до утверждения Положения, знакомятся с ним в течение десяти рабочих дней со дня его утверждения.

21.3. Ознакомление подтверждается подписью работника в листе ознакомления Приложение № 1. Лист ознакомления хранится вместе с настоящим Положением.

21.4. При внесении изменений в Положение работники знакомятся с новой редакцией в том же порядке.

21.5. Отказ работника от ознакомления фиксируется актом, подписанным тремя работниками, что не освобождает работника от обязанности соблюдать Положение.

22.1. Работники, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных, привлекаются к дисциплинарной ответственности в порядке, установленном статьями 192 и 193 Трудового кодекса Российской Федерации ТК РФ ст. 90ТК РФ ст. 90Ответственность за нарушение норм о данных работника.

22.2. Разглашение персональных данных другого работника, ставших известными в связи с исполнением трудовых обязанностей, является основанием для расторжения трудового договора по инициативе работодателя.

22.3. Работник, причинивший Работодателю ущерб разглашением персональных данных, несёт материальную ответственность в порядке, установленном законом.

22.4. Нарушение установленного порядка обработки персональных данных влечёт административную ответственность Работодателя и должностных лиц КоАП РФ ст. 13.11КоАП РФ ст. 13.11Нарушение законодательства о персональных данных.

22.5. Незаконное собирание или распространение сведений о частной жизни лица влечёт уголовную ответственность УК РФ ст. 137УК РФ ст. 137Нарушение неприкосновенности частной жизни.

22.6. Работник, обнаруживший факт неправомерного доступа к персональным данным или их разглашения, обязан немедленно сообщить об этом ответственному за организацию обработки персональных данных.

22.7. Сокрытие такого факта является самостоятельным дисциплинарным проступком.

23.1. Положение вступает в силу со дня его утверждения приказом руководителя и действует бессрочно до его отмены или замены новой редакцией.

23.2. Положение пересматривается не реже одного раза в три года, а также при изменении законодательства, состава обрабатываемых данных, целей обработки или используемых информационных систем.

23.3. Изменения в Положение вносятся приказом руководителя.

23.4. Работники знакомятся с изменениями под подпись.

23.5. Вопросы, не урегулированные настоящим Положением, разрешаются в соответствии с законодательством Российской Федерации о труде и о персональных данных.

23.6. Актуальная редакция Положения хранится у ответственного за организацию обработки персональных данных и предоставляется работнику по его требованию.

24.1. Ответственный за организацию обработки персональных данных:

24.2. генеральный директор ______________ / Иванов И. И. /

24.3. Руководитель:

24.4. генеральный директор ______________ / Иванов И. И. /

С Положением об обработке персональных данных работников ООО «Ромашка», утверждённым приказом от 01.01.2026 № 14-ПДн, ознакомлены, права и обязанности разъяснены:

Лист ознакомления хранится вместе с Положением у ответственного за организацию обработки персональных данных.

Я, ______________________________________, занимающий должность ______________________________ в ООО «Ромашка», допущенный к обработке персональных данных работников, обязуюсь:

не разглашать персональные данные работников, ставшие мне известными в связи с исполнением трудовых обязанностей, в том числе после прекращения трудового договора;

не передавать персональные данные третьим лицам без письменного распоряжения руководителя или письменного согласия субъекта персональных данных;

использовать персональные данные только в тех целях, для которых мне предоставлен доступ;

немедленно сообщать ответственному за организацию обработки персональных данных о ставших известными мне фактах неправомерного доступа к персональным данным, их утраты или разглашения;

при прекращении доступа к персональным данным передать все находящиеся у меня носители и документы, содержащие персональные данные, в отдел кадров.

Я предупреждён, что нарушение настоящего обязательства влечёт дисциплинарную, материальную, административную и уголовную ответственность.

Дата ______________ Подпись ______________ / ______________________ /

Журнал ведёт отдел кадров. Записи вносятся в день передачи данных.

Журнал хранится не менее трёх лет со дня внесения последней записи.