Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению: образец заполнения и пустой бланк 2026

1.1. Групповой заголовок допустим, когда дела однородны: «Товарные накладные поставщиков» вместо перечисления каждой папки.

1.2. Заголовок «прочие документы» не допускается ни при каких обстоятельствах: по нему невозможно ни проверить срок, ни понять, что уничтожено.

1.3. Крайние даты указываются по годам образования документов, а не по датам заведения дел.

1.4. Срок хранения приводится со ссылкой на конкретную статью перечня.

1.5. Это не формальность: именно по статье проверяющий убеждается, что срок истёк, а не был выбран на глаз.

2.1. Срок хранения дела истёк к 1 января года, в котором составляется акт.

2.2. Дело, срок хранения которого истекает в текущем году, включать нельзя: придётся ждать следующего января.

2.3. Отсчёт срока начинается с 1 января года, следующего за годом окончания дела в делопроизводстве, а не с даты последнего документа в папке.

2.4. По документам бухгалтерского учёта срок хранения составляет не менее пяти лет после отчётного года, а по документам налогового учёта отсчёт ведётся от периода, в котором они использовались в последний раз 402-ФЗ ст. 29402-ФЗ ст. 29Хранение документов бухгалтерского учёта.

2.5. Для убытка, перенесённого на будущее, срок фактически продлевается на весь период переноса: документы, подтверждающие убыток, нужны до конца его списания.

2.6. Проверка (ревизия, налоговая проверка) за соответствующий период должна быть завершена, а выявленные по её результатам споры — разрешены.

2.7. Уничтожение документов по периоду, который находится в стадии проверки или судебного спора, недопустимо независимо от истечения срока.

2.8. Дела, по которым срок хранения исчисляется условием «до минования надобности» или «до замены новыми», включаются в акт только после наступления этого условия, подтверждённого документально.

4.1. Проект акта составляет работник, отвечающий за делопроизводство или архив, на основе предложений структурных подразделений.

4.2. Акт рассматривается на заседании экспертной комиссии одновременно с описями дел постоянного хранения и дел по личному составу за тот же период: описи № 1 и № 2 за 2019-2020 годы, протокол ЭК № 1 от 12.02.2027. Порядок именно такой — сначала выделяется то, что хранится, и только потом уничтожается остальное.

4.3. Акт, рассмотренный в отрыве от описей, порочен по процедуре.

4.4. Состав экспертной комиссии закрепляется приказом руководителя.

4.5. Председатель комиссии: заместитель директора Наумова Елена Борисовна.

4.6. Члены комиссии:

4.7. ______. ______ — ______

4.8. Решение комиссии оформляется протоколом № 1 от 12.02.2027, на который акт ссылается.

5.1. Акт утверждает руководитель организации после рассмотрения экспертной комиссией.

5.2. Согласование с государственным или муниципальным архивом не требуется.

5.3. Ответственность за правильность отбора при этом целиком на организации: никто со стороны не проверит, не попали ли в акт документы, которые надо было сохранить.

5.4. Поэтому проект акта имеет смысл сверять с номенклатурой дел позиция за позицией.

5.5. Утверждённый акт хранится постоянно вместе с описями дел и номенклатурами: это единственное доказательство законности уничтожения, и по нему через годы объясняют, почему запрошенных документов нет.

6.1. Уничтожение документов допускается только после согласования акта с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения и утверждения описей дел постоянного хранения.

6.2. Реквизиты согласования: протокол ЭПК от 20.02.2027 № 3.

6.3. Последовательность нарушать нельзя: сначала архивное учреждение утверждает описи дел постоянного хранения и согласовывает описи по личному составу, затем согласуется акт о выделении к уничтожению, и только после этого руководитель утверждает акт и документы уничтожаются.

6.4. Уничтожение до получения согласования — нарушение правил работы архивов организации, за которое отвечает должностное лицо, а утраченные документы восстановить будет нечем.

7.1. Документы уничтожаются механическим измельчением (шредированием) способом, исключающим возможность восстановления их содержания.

7.2. Уничтожение проводится в присутствии не менее двух работников, обычно членов экспертной комиссии, которые подписывают отметку об уничтожении.

7.3. Дата фактического уничтожения: 24.02.2027. Объём: 148 кг.

7.4. Обрезки от шредера, из которых текст читается (широкая продольная резка), уничтожением не считаются, если документы содержали сведения ограниченного доступа.

8.1. Документы передаются на утилизацию по договору: ООО «ВторБумПром», приёмо-сдаточная накладная № 512 от 24.02.2027.

8.2. Передача оформляется приёмо-сдаточной накладной с указанием веса или объёма.

8.3. Эта накладная прикладывается к акту и подтверждает фактическое уничтожение.

8.4. Дата передачи: 24.02.2027. Объём: 148 кг.

8.5. Если документы содержат персональные данные или коммерческую тайну, в договоре с утилизатором фиксируется обязанность уничтожить их способом, исключающим восстановление, и право представителя организации присутствовать при уничтожении.

8.6. Простая сдача макулатуры в этом случае недопустима: организация остаётся ответственной за сведения до момента их фактического уничтожения.

9.1. Документы уничтожаются сжиганием в присутствии не менее двух работников организации.

9.2. Дата уничтожения: 24.02.2027. Объём: 148 кг.

9.3. Сжигание проводится в местах и способом, допустимых по требованиям пожарной безопасности и охраны окружающей среды.

9.4. Костёр на территории организации почти всегда нарушает и то, и другое, поэтому на практике этот способ применяют редко и только через специализированную площадку.

12.1. Акт составил: специалист по делопроизводству _______________ / Ефимова Марина Олеговна /

12.2. Председатель экспертной комиссии: заместитель директора _______________ / Наумова Елена Борисовна /

12.3. Члены экспертной комиссии:

12.4. ______ _______________ / ______ /

12.5. Итого по акту выделено к уничтожению дел: ____________ за 16.02.2027.

Документы, перечисленные в акте, уничтожены 24.02.2027 способом: Механическое измельчение (шредирование) силами организации.

Объём уничтоженных документов: 148 кг.

Уничтожение произведено в присутствии:

Подтверждающий документ (приёмо-сдаточная накладная, акт утилизатора): ______________________________

Отметки о выбытии дел внесены в номенклатуру дел и учётные документы архива: _______________ / ____________________ /

Бланк используется при отборе дел в архиве, когда список собирается с полки, а не из номенклатуры.

Отбор произвёл: _______________ / ____________________ /

Проверил председатель экспертной комиссии: _______________ / ____________________ /