Разделы
На выходе — файл документа: DOCX, PDF, ODT и RTF, без водяного знака, 199 ₽ — разовая оплата, без подписки.
Заполняете онлайн — это ≈13 мин, оплата в конце. Посмотреть весь текст до оплаты — в образце.
УТВЕРЖДАЮ
__________ __________
_______________ / __________ /
__________
АКТ № __________ о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
__________, ИНН __________
__________, __________
На основании __________ отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы, включённые в дела по __________.
Акт рассмотрен на заседании экспертной комиссии, протокол __________.
1.1. Групповой заголовок допустим, когда дела однородны: «Товарные накладные поставщиков» вместо перечисления каждой папки.
1.2. Заголовок «прочие документы» не допускается ни при каких обстоятельствах: по нему невозможно ни проверить срок, ни понять, что уничтожено.
1.3. Крайние даты указываются по годам образования документов, а не по датам заведения дел.
1.4. Срок хранения приводится со ссылкой на конкретную статью перечня.
1.5. Это не формальность: именно по статье проверяющий убеждается, что срок истёк, а не был выбран на глаз.
2.1. Срок хранения дела истёк к 1 января года, в котором составляется акт.
2.2. Дело, срок хранения которого истекает в текущем году, включать нельзя: придётся ждать следующего января.
2.3. Отсчёт срока начинается с 1 января года, следующего за годом окончания дела в делопроизводстве, а не с даты последнего документа в папке.
2.4. По документам бухгалтерского учёта срок хранения составляет не менее пяти лет после отчётного года, а по документам налогового учёта отсчёт ведётся от периода, в котором они использовались в последний раз 402-ФЗ ст. 29Хранение документов бухгалтерского учёта.
2.5. Для убытка, перенесённого на будущее, срок фактически продлевается на весь период переноса: документы, подтверждающие убыток, нужны до конца его списания.
2.6. Проверка (ревизия, налоговая проверка) за соответствующий период должна быть завершена, а выявленные по её результатам споры — разрешены.
2.7. Уничтожение документов по периоду, который находится в стадии проверки или судебного спора, недопустимо независимо от истечения срока.
2.8. Дела, по которым срок хранения исчисляется условием «до минования надобности» или «до замены новыми», включаются в акт только после наступления этого условия, подтверждённого документально.
3.1. Документы по личному составу: приказы о приёме, переводе и увольнении, личные карточки, лицевые счета, трудовые договоры.
3.2. По ним восстанавливают стаж и заработок, и сроки их хранения исчисляются десятилетиями.
3.3. Ошибка в этой части необратима и бьёт по бывшим работникам.
3.4. Документы постоянного срока хранения: устав и изменения к нему, протоколы общих собраний и совета директоров, документы о реорганизации, годовая бухгалтерская отчётность.
3.5. Документы, относящиеся к незавершённым спорам, исполнительным производствам и проверкам, независимо от формального истечения срока.
3.6. Документы по объектам недвижимости и по сделкам, которые продолжают действовать, а также правоустанавливающие документы на имущество.
3.7. Организация обязана обеспечивать сохранность архивных документов в течение сроков их хранения 125-ФЗ ст. 17Обязанности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, по обеспечению сохранности архивных документов.
3.8. Уничтожение документа раньше срока — нарушение этой обязанности, и объяснение «мы освобождали место» его не снимает.
4.1. Проект акта составляет работник, отвечающий за делопроизводство или архив, на основе предложений структурных подразделений.
4.2. Акт рассматривается на заседании экспертной комиссии одновременно с описями дел постоянного хранения и дел по личному составу за тот же период: __________.
4.3. Порядок именно такой — сначала выделяется то, что хранится, и только потом уничтожается остальное.
4.4. Акт, рассмотренный в отрыве от описей, порочен по процедуре.
4.5. Состав экспертной комиссии закрепляется приказом руководителя.
4.6. Председатель комиссии: __________ __________.
4.7. Члены комиссии:
4.8. Решение комиссии оформляется протоколом __________, на который акт ссылается.
5.1. В акт вносится отметка о фактическом уничтожении с датой, способом, объёмом и подписями лиц, проводивших уничтожение.
5.2. Без этой отметки акт подтверждает только намерение уничтожить документы.
5.3. В номенклатуре дел и в учётных документах архива делаются отметки о выбытии дел со ссылкой на номер и дату акта.
5.4. Тогда при поиске сразу видно, что дело не потеряно, а уничтожено законно.
5.5. Утверждённый акт хранится постоянно.
5.6. Он отвечает на запросы проверяющих и на запросы бывших работников через годы после уничтожения.
5.7. При запросе документов за уничтоженный период организация направляет мотивированный ответ со ссылкой на акт и прикладывает его копию.
5.8. Ответ «документы не сохранились» без ссылки на акт воспринимается как уклонение со всеми вытекающими последствиями.
5.9. Отсутствие первичных документов и регистров учёта в течение установленных сроков хранения — грубое нарушение требований к бухгалтерскому учёту КоАП РФ ст. 15.11Грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету, в том числе к бухгалтерской (финансовой) отчетности.
6.1. Акт составил: __________ _______________ / __________ /
6.2. Председатель экспертной комиссии: __________ _______________ / __________ /
6.3. Члены экспертной комиссии:
6.4. Итого по акту выделено к уничтожению дел: ____________ за __________.
Документы, перечисленные в акте, уничтожены __________ способом: __________.
Объём уничтоженных документов: __________.
Уничтожение произведено в присутствии:
| Должность | ФИО | Подпись |
|---|---|---|
Подтверждающий документ (приёмо-сдаточная накладная, акт утилизатора): ______________________________
Отметки о выбытии дел внесены в номенклатуру дел и учётные документы архива: _______________ / ____________________ /
Бланк используется при отборе дел в архиве, когда список собирается с полки, а не из номенклатуры.
| № | Заголовок дела | Крайние даты | Индекс по номенклатуре | Кол-во дел | Срок хранения и статья перечня | Отметка о проверке |
|---|---|---|---|---|---|---|
Отбор произвёл: _______________ / ____________________ /
Проверил председатель экспертной комиссии: _______________ / ____________________ /
Ответы и заполненные поля вернутся к исходным
Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению·14 частей
Сохраним документ в вашем кабинете
Формат файла