Форма 0504210 — ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения

ВЕДОМОСТЬ ВЫДАЧИ МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ НА НУЖДЫ УЧРЕЖДЕНИЯ № ______ от ______.

Учреждение: ______, код по ОКПО ______. Адрес: ______. Подразделение: ______.

Период выдачи: с ______ по ______. Счёт учёта: ______.

Цель выдачи: ______. Основание: ______.

Форма по ОКУД 0504210 утверждена приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н «Об утверждении форм первичных учётных документов и регистров бухгалтерского учёта, применяемых органами государственной власти, органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными и муниципальными учреждениями». Для ведения тех же операций в электронном виде приказом Минфина России от 15.04.2021 № 61н утверждены унифицированные формы электронных документов бухгалтерского учёта.Коммерческая организация формами приказа Минфина России от 30.03.2015 № 52н не связана: они обязательны для организаций государственного сектора. Но сама операция от этого не меняется, поэтому бланк удобно взять за основу и утвердить в учётной политике как собственную форму. Обязателен лишь набор реквизитов первичного учётного документа 402-ФЗ ст. 9402-ФЗ ст. 9Первичные учетные документы.

Ведомость применяют, когда ценности выдают сразу нескольким получателям: оформлять на каждого отдельное требование в такой ситуации дольше и дороже, чем собрать подписи в один документ.

Итого выдано: ______ на сумму ______. Число получателей: ______.

Подписи получателей проставляются напротив каждой строки собственноручно, в момент получения.

Наименование пишите так, чтобы позицию можно было опознать при инвентаризации. «Канцтовары — 1 компл.» не позволяет ни подтвердить расход, ни установить, чего именно не хватает; «бумага офисная А4, 80 г/кв. м, 500 л., 4 пачки» — позволяет.

Подпись «по списку», проставленная одним человеком за всех, доказательственной силы не имеет. Если получатель отсутствует, строку переносят в следующую ведомость, а не закрывают чужой подписью.

Ценности выдал: ______ ______ ________________

Ведомость принял к учёту: ______ ________________

Ведомость составлена в одном экземпляре и после утверждения руководителем передаётся в бухгалтерию.

Если выдача продолжается несколько дней, ведомость закрывают по окончании периода, указанного в шапке, и подводят итог — иначе документ невозможно отнести к конкретному отчётному месяцу.

Заявка к ведомости № ______ от ______. Подразделение: ______.

Заявка отвечает на вопрос, почему выдали именно столько. Если в организации утверждены нормы выдачи, графа «норма» заполняется по ним, а превышение согласовывает руководитель отдельной резолюцией.

Заявку подписывает руководитель подразделения-получателя. Без неё ведомость показывает только факт выдачи, но не её обоснованность — и первый же вопрос проверяющего останется без ответа.

Карточка к ведомости № ______ от ______ по учреждению ______.

Карточку ведут по объектам, которые выданы в эксплуатацию, но продолжают числиться за балансом: недорогой инвентарь, инструмент, оргтехника, мебель.

Забалансовый учёт снимает типичный спор при увольнении: без записи о том, за кем закреплён ноутбук, вернуть его через удержание из расчёта не получится.

Объект списывают с забаланса по акту — при поломке, утрате или передаче другому лицу, а не «по истечении срока», который сам по себе основанием не является.