Опись документов передаваемых в архив

Как заполнять опись. Каждый документ – отдельной строкой с видом, датой, номером; записи вроде «договоры, 5 шт.» бесполезны. Листы указывайте по каждому документу и выводите итог цифрами и прописью. Свободные строки прочёркивайте, листы многостраничной описи нумеруйте и подписывайте. В «Примечании» отмечайте копии, недостающие листы и сроки возврата.

Внутренняя опись документов дела. Внутренняя опись помещается в начале дела; в ней указывают индекс, дату, заголовок документа и номера листов, два итога (документов и листов описи) цифрами и прописью; подписывает составитель, листы описи в нумерацию дела не входят. Обязательна для личных дел, невостребованных трудовых книжек и дел особой ценности.

Подпись «не глядя» переносит риск на принимающего: доказать отсутствие документа после подписания почти невозможно. При отправке курьером или почтой роль подписи выполняют опись вложения и уведомление о вручении. При передаче подлинников оставьте у себя копии пакета и отметьте это в описи. Расписку о получении можно оформить отдельно по форме из приложения.

Передача дел при смене работника. Передача дел оформляется описью и актом: опись перечисляет документы, акт фиксирует состояние дел и недостатки. Включайте в опись и то, чего не хватает («трудовой договор с … отсутствует») – это защищает нового работника. Передачу проводит комиссия или минимум двое; при отказе увольняющегося участвовать составляется акт об отказе при свидетелях. Отдельно фиксируйте носители, доступы, печати и ключи ЭП.

Принимающий должен подписывать опись только после построчной сверки документов.

Бухгалтерские документы хранятся не менее пяти лет после отчётного года, а документы по личному составу – десятилетиями. Опись, составленная без учёта сроков, приводит к тому, что уничтожают то, что уничтожать было нельзя.

Опись вложения в отправление. При отправке почтой отделение принимает опись вложения только на своём бланке формы 107 в двух экземплярах; эта опись вкладывается вместе с ним и расшифровывает состав. При курьерской доставке достаточно подписи курьера или получателя на втором экземпляре. Храните вместе экземпляр описи, квитанцию с трек-номером и уведомление о вручении – вместе они подтверждают состав, дату и доставку. Сообщение считается доставленным и при неявке адресата. Опись к претензии или иску храните до конца спора.

Опись как перечень приложений к заявлению. К заявлению в суд или госорган приложения перечисляются с количеством листов по каждому документу – это и есть опись; она доказывает, что документ представлялся. Копии для других участников и суда считайте отдельно (ст. 132 ГПК РФ). Опись вложения по форме 107 со штемпелем подтверждает состав и дату отправки – ключевое доказательство досудебного порядка. Заверяйте копии подписью, датой и, если есть, печатью.

Составляйте две описи: на дела постоянного/долговременного хранения и на дела по личному составу – сроки хранения разные. В архивную опись добавьте графы срока хранения и крайних дат. Кадровые документы хранятся 50 лет (после 2003 г.) или 75 лет. Работник архива расписывается и пишет число дел цифрами и прописью. Свой экземпляр описи сохраните – иначе сдачу дела не доказать.

Если объём документов велик, не молчите: в течение дня, следующего за получением требования, можно письменно попросить продлить срок, приложив ту же опись как обоснование объёма.

Документы по требованию налоговой представляют с сопроводительным письмом и описью, где каждый документ – отдельной строкой с датой, номером и числом листов. Штраф считается за каждый непредставленный документ, поэтому опись защищает от претензий о неполноте. Копии заверяете сами: «Верно», должность, подпись, расшифровка, дата; нотариус не нужен. Многостраничные документы сшивают в тома не более 150 листов. Второй экземпляр описи с отметкой инспекции или квитанция оператора ЭДО – доказательство соблюдения срока.

Вещи (печати, ключи, бланки строгой отчётности, технику) описывайте отдельным разделом или отдельной описью: наименование, инвентарный или заводской номер, количество и состояние словами («ноутбук, инв. № 000148, царапины на крышке, зарядное устройство в комплекте»), а не оценкой «хорошее». Печати, штампы и бланки строгой отчётности перечисляйте поштучно с номерами.

Опись документов, отобранных к уничтожению. Уничтожать документы можно только после истечения срока хранения и составления описи – она становится приложением к акту об уничтожении. В описи указывают заголовок дела, крайние даты, количество листов или томов и статью перечня. Документы, по которым идёт проверка, спор или исполнительное производство, не включают. Опись подписывает комиссия, а не один работник. После уничтожения проставляют дату и способ, экземпляр описи хранят вместе с актом.

Принимающий не должен подписывать опись, пока сам не пересчитал позиции.

Оценивайте позиции, имеющие самостоятельную стоимость (ценные бумаги, бланки строгой отчётности, подлинники), суммой, которую готовы заявить при утрате: для ценного отправления – объявленная ценность, для внутренней передачи – стоимость восстановления. Завышенная оценка увеличивает тариф и требует обоснования в споре. Проставляйте оценку по каждой строке и выводите итог: итог без расшифровки не примут ни страховщик, ни суд.

Если подлинники передаются во временное пользование, укажите срок возврата в самой описи, а не подразумевайте его. Пока отметки о возврате нет, требовать документы придётся письменно – способом, который можно подтвердить: заказным письмом или на электронную почту из описи. Документы, которые восстановить нельзя, отметьте в описи заранее – потом доказать невосстановимость труднее.

Комиссионная опись нужна при высокой цене ошибки: передача дел материально ответственного лица, вскрытие сейфа, недостача, отбор на уничтожение. В комиссию включайте не менее трёх человек, без передающего и принимающего – они подписывают отдельно. Запись об отказе от подписи делает опись пригодной для спора.

Если работник увольняется, доступы отзывайте в день увольнения и отмечайте это в описи датой и временем. Отзыв «потом» превращает опись в бесполезную бумагу.

Электронные документы описывайте построчно: вместо количества листов – формат, объём, полное имя файла или контрольная сумма. Носители перечисляйте с серийными номерами, доступы (логины, токены, ключи ЭП, права администратора, банк-клиент) – отдельными строками. Опись на файлы, подписанные КЭП, имеет ту же силу, что и на бумажный пакет. Ключ ЭП при передаче дел не передают, а перевыпускают на нового ответственного.

Что бывает, если опись оформлена небрежно. Опись без подписи получателя (дата, должность, подпись, расшифровка) почти ничего не доказывает. Если получатель отказывается подписывать, составьте акт об отказе при двух свидетелях или отправьте пакет почтой с описью вложения и уведомлением. Итог пишите цифрами и прописью, документы называйте конкретно, а не «1 папка». Опись составляйте в день передачи: задним числом её выдают несовпадения дат с журналом. Убытки от утраты невосстановимых подлинников придётся доказывать отдельно.

Исправления и ошибки в описи. Ошибку зачёркивают одной чертой, пишут верную запись и заверяют «Исправленному верить» с подписью и датой; после подписания правку заверяют оба подписанта. Пропущенный документ дописывают в свободную строку с корректировкой итога. Если правок больше двух-трёх, опись лучше составить заново. Электронную опись исправляют новым файлом с пометкой об отменённой версии.

В описи почти всегда есть персональные данные; передавать их можно только при законном основании (исполнение договора с субъектом, требование закона, поручение обработки, согласие). Оговорку о запрете раскрытия стоит оставить в описи отдельной строкой. В наименовании документа достаточно вида и реквизитов, содержание расшифровывать не нужно. Экземпляр описи храните с тем же ограничением доступа, что и документы.

Хранение описи. Опись храните столько же, сколько сами документы, и вместе с ними. Подписанный экземпляр сразу сканируйте. При передаче в архив опись составляют по правилам архива – отдельно по делам постоянного хранения и по личному составу. При уничтожении документов опись служит основанием акта об уничтожении.

Доказательственное значение описи и типовые споры. Опись с подписью принявшего – основное доказательство того, у кого документы. Типовые споры: недостача (защищают построчная опись, подпись получателя на каждом листе и количество листов по документу), невозврат подлинников (указывайте срок возврата и отметку «подлинник»), персональные данные (опись хранится с теми же ограничениями доступа, что и документы).