Образец

Опись документов: образец заполнения и пустой бланк 2026

Как выглядит «Опись документов» целиком и что важно в каждом пункте. На экране — образец с примерами данных, целиком и бесплатно. Пустой бланк для печати пришлём на почту бесплатно. Заполните онлайн — и реквизиты, суммы и даты подставятся сами, а файл придёт в Word, PDF, ODT и RTF.

DOCX, PDF, ODT и RTF — все форматы сразу, без водяного знака
31 поле с подсказками — примерно 7 мин
12 разделов — ненужные выключаются, условные появляются сами
Проверено юристом, ссылки на действующие нормы

Основная страница документа: Опись документов.

Опись документов — перечень, который фиксирует, какие именно документы передаются, подшиты в дело или приложены к заявлению. Она отвечает на два вопроса, из-за которых потом возникают споры: что было в пакете и сколько в каждом документе листов.

Образец заполнения

Данные в примере вымышленные — имена, суммы и адреса взяты для наглядности. Пустой бланк с прочерками для печати пришлём на почту — форма выше. Пункты расширенной защиты показаны закрытыми: они входят в готовый документ.

Бланк на почту Заполнить онлайн

Опись документов

Сведения об описи

Опись составлена: ООО «Ромашка», ИНН 7701234567, г. Москва, ул. Ленина, д. 1, офис 12.

Дело (пакет документов): Кадровые документы по ООО «Ромашка» за 2025 год, № 05-14/2026.

Назначение описи: передача документов другому лицу. Дата составления: 17.08.2026.

Состав вложения: подлинники документов.

Документы передаются: ООО «Аудит-Партнёр», ИНН 7705123456, представитель Смирнов Олег Петрович, дата передачи — 17.08.2026.

Способ передачи: лично из рук в руки.

Опись составил: Начальник отдела кадров Никитина Вера Алексеевна.

Бланк описи с оценкой


№ п/п	Наименование документа	Дата и номер	Количество листов	Оценка, руб.	Примечание
1	Свидетельство о праве собственности	№ 50-АБ 123456 от 15.06.2020	1	100,00
2	Устав общества (копия, заверенная генеральным директором)	утв. решением общего собрания участников от 12.03.2019 № 3	18	100,00	копия
3	Трудовой договор с Никитиной В. А.	№ 15 от 10.01.2025	4	50,00
4	Приказ о приёме на работу (форма Т-1)	№ 12-к от 10.01.2025	1	50,00

Итого документов: 12 (двенадцать), листов: 78 (семьдесят восемь).

Примечание: документы переданы для проведения аудиторской проверки за 2025 год, подлежат возврату в полном объёме; строки 4 и 7 переданы в копиях.

Опись прошита, пронумерована и заверена на обороте последнего листа.


Опись составил	Начальник отдела кадров		Никитина В. А.	17.08.2026
	(должность)	(подпись)	(расшифровка подписи)	(дата)


Документы по описи получил
	(должность)	(подпись)	(расшифровка подписи)	(дата)

Общая оценка вложения: 185 000 (сто восемьдесят пять тысяч) рублей 00 копеек.

Передача документов по описи

При передаче документов другому лицу опись составляется в двух экземплярах: один остаётся у передающей стороны с подписью принявшего, второй уходит вместе с документами.

Оценка позиций описи

Итоговая оценка по настоящей описи составляет 185 000 (сто восемьдесят пять тысяч) рублей 00 копеек.

Возврат переданных подлинников

По настоящей описи документы подлежат возврату не позднее 30.09.2026.

Возврат оформляется той же описью с отметкой: дата, подпись принявшего и запись о том, что документы возвращены полностью. Форма отметки приведена в Приложение № 2.

Пока отметки о возврате нет, документы считаются находящимися у получателя.

При невозврате подлинников убытками считаются расходы на восстановление документов.

Электронные документы, носители и доступы

Передаются: флешка Kingston, серийный номер 4C530001; ключ электронной подписи на токене Рутокен № 0119847; учётная запись в бухгалтерской программе с правами администратора.

Персональные данные в описи

Тем, кто получил опись, запрещено раскрывать данные третьим лицам и распространять их без согласия.

Приложение № 1 к документу

Расписка о получении документов по описи

РАСПИСКА

о получении документов по описи

Я, Смирнов Олег Петрович, паспорт 4510 123456, выдан ГУ МВД России по г. Москве 20.07.2015, действующий от имени ООО «Аудит-Партнёр», ИНН 7705123456, представитель Смирнов Олег Петрович, получил от ООО «Ромашка», ИНН 7701234567, г. Москва, ул. Ленина, д. 1, офис 12 документы по описи от 17.08.2026: документов — 12 (двенадцать), листов — 78 (семьдесят восемь).

Документы сверены построчно, расхождений с описью не выявлено, кроме указанных ниже.


Расхождения
		(перечень или «нет»)

Получено: подлинники документов.

Полученные документы подлежат возврату передавшей стороне не позднее 30.09.2026.


Документы получил
	(подпись)	(расшифровка подписи)	(дата)

Приложение № 2 к документу

Отметка о возврате документов по описи

ОТМЕТКА О ВОЗВРАТЕ ДОКУМЕНТОВ

Документы, переданные по описи от 17.08.2026 (Кадровые документы по ООО «Ромашка» за 2025 год), возвращены передавшей стороне.

№ п/п	Наименование документа	Количество листов	Дата возврата	Подпись принявшего


Возвращено документов
		(цифрами и прописью)


на листах
		(цифрами и прописью)


Расхождения при возврате
		(перечень или «не выявлены»)


Документы вернул
	(подпись)	(расшифровка подписи)	(дата)


Документы принял
	(подпись)	(расшифровка подписи)	(дата)

Приложение № 3 к документу

Акт о расхождении с описью

АКТ О РАСХОЖДЕНИИ С ОПИСЬЮ

Составлен при приёме документов по описи от 17.08.2026 (Кадровые документы по ООО «Ромашка» за 2025 год).


№ п/п	Документ по описи	Заявлено листов	Фактически принято	Характер расхождения
1	Договор поставки № 45-П	6	5	Отсутствует лист 6
2	Приказ о приёме на работу № 3-к	1	1	Передана копия вместо подлинника
3	Акт сверки взаимных расчётов за I квартал 2026 г.	2	2	Нет подписи контрагента на листе 2

Всего выявлено расхождений (позиций): ______.


Объяснения передающей стороны
		(содержание объяснений)

Принятое решение: документы приняты частично.


Недостающие позиции подлежат досылке до
		(дата)

Акт составлен в двух экземплярах, по одному каждой стороне, и является неотъемлемой частью описи.


Передал
	(подпись)	(расшифровка подписи)


Принял
	(подпись)	(расшифровка подписи)

Бланк или готовый документ

Готовый документ с вашими данными 199 ₽

Ответы подставятся в текст — от руки ничего писать не нужно
Лишние пункты уберутся, нужные добавятся по вашим ответам
Word, PDF, ODT и RTF без водяного знака — сразу после оплаты

Заполнить онлайн — 199 ₽ или скачать без заполнения

Пустой бланк для печати бесплатно

PDF с прочерками — распечатать и заполнить от руки. Пришлём на почту.

Пояснения к пунктам

Бланк описи с оценкой

«Как заполнять опись». Каждый документ — отдельной строкой с видом, датой, номером; записи вроде «договоры, 5 шт.» бесполезны. Листы указывайте по каждому документу и выводите итог цифрами и прописью. Свободные строки прочёркивайте, листы многостраничной описи нумеруйте и подписывайте. В «Примечании» отмечайте копии, недостающие листы и сроки возврата. «Внутренняя опись документов дела». Внутренняя опись помещается в начале дела; в ней указывают индекс, дату, заголовок документа и номера листов, два итога (документов и листов описи) цифрами и прописью; подписывает составитель, листы описи в нумерацию дела не входят. Обязательна для личных дел, невостребованных трудовых книжек и дел особой ценности.

Передача документов по описи

Подпись «не глядя» переносит риск на принимающего: доказать отсутствие документа после подписания почти невозможно. При отправке курьером или почтой роль подписи выполняют опись вложения и уведомление о вручении. При передаче подлинников оставьте у себя копии пакета и отметьте это в описи. Расписку о получении можно оформить отдельно по форме из приложения. «Передача дел при смене работника». Передача дел оформляется описью и актом: опись перечисляет документы, акт фиксирует состояние дел и недостатки. Включайте в опись и то, чего не хватает («трудовой договор с … отсутствует») — это защищает нового работника. Передачу проводит комиссия или минимум двое; при отказе увольняющегося участвовать составляется акт об отказе при свидетелях. Отдельно фиксируйте носители, доступы, печати и ключи ЭП. Принимающий должен подписывать опись только после построчной сверки документов.

Опись дел, передаваемых в архив

Бухгалтерские документы хранятся не менее пяти лет после отчётного года, а документы по личному составу — десятилетиями. Опись, составленная без учёта сроков, приводит к тому, что уничтожают то, что уничтожать было нельзя. «Опись вложения в отправление». При отправке почтой отделение принимает опись вложения только на своём бланке формы 107 в двух экземплярах; эта опись вкладывается вместе с ним и расшифровывает состав. При курьерской доставке достаточно подписи курьера или получателя на втором экземпляре. Храните вместе экземпляр описи, квитанцию с трек-номером и уведомление о вручении — вместе они подтверждают состав, дату и доставку. Сообщение считается доставленным и при неявке адресата. Опись к претензии или иску храните до конца спора. «Опись как перечень приложений к заявлению». К заявлению в суд или госорган приложения перечисляются с количеством листов по каждому документу — это и есть опись; она доказывает, что документ представлялся. Копии для других участников и суда считайте отдельно (ст. 132 ГПК РФ). Опись вложения по форме 107 со штемпелем подтверждает состав и дату отправки — ключевое доказательство досудебного порядка. Заверяйте копии подписью, датой и, если есть, печатью. Составляйте две описи: на дела постоянного/долговременного хранения и на дела по личному составу — сроки хранения разные. В архивную опись добавьте графы срока хранения и крайних дат. Кадровые документы хранятся 50 лет (после 2003 г.) или 75 лет. Работник архива расписывается и пишет число дел цифрами и прописью. Свой экземпляр описи сохраните — иначе сдачу дела не доказать.

Опись документов по требованию или запросу

Если объём документов велик, не молчите: в течение дня, следующего за получением требования, можно письменно попросить продлить срок, приложив ту же опись как обоснование объёма. Документы по требованию налоговой представляют с сопроводительным письмом и описью, где каждый документ — отдельной строкой с датой, номером и числом листов. Штраф считается за каждый непредставленный документ, поэтому опись защищает от претензий о неполноте. Копии заверяете сами: «Верно», должность, подпись, расшифровка, дата; нотариус не нужен. Многостраничные документы сшивают в тома не более 150 листов. Второй экземпляр описи с отметкой инспекции или квитанция оператора ЭДО — доказательство соблюдения срока.

Опись имущества и материальных ценностей

Вещи (печати, ключи, бланки строгой отчётности, технику) описывайте отдельным разделом или отдельной описью: наименование, инвентарный или заводской номер, количество и состояние словами («ноутбук, инв. № 000148, царапины на крышке, зарядное устройство в комплекте»), а не оценкой «хорошее». Печати, штампы и бланки строгой отчётности перечисляйте поштучно с номерами. «Опись документов, отобранных к уничтожению». Уничтожать документы можно только после истечения срока хранения и составления описи — она становится приложением к акту об уничтожении. В описи указывают заголовок дела, крайние даты, количество листов или томов и статью перечня. Документы, по которым идёт проверка, спор или исполнительное производство, не включают. Опись подписывает комиссия, а не один работник. После уничтожения проставляют дату и способ, экземпляр описи хранят вместе с актом. Принимающий не должен подписывать опись, пока сам не пересчитал позиции.

Оценка позиций описи

Оценивайте позиции, имеющие самостоятельную стоимость (ценные бумаги, бланки строгой отчётности, подлинники), суммой, которую готовы заявить при утрате: для ценного отправления — объявленная ценность, для внутренней передачи — стоимость восстановления. Завышенная оценка увеличивает тариф и требует обоснования в споре. Проставляйте оценку по каждой строке и выводите итог: итог без расшифровки не примут ни страховщик, ни суд.

Возврат переданных подлинников

Если подлинники передаются во временное пользование, укажите срок возврата в самой описи, а не подразумевайте его. Пока отметки о возврате нет, требовать документы придётся письменно — способом, который можно подтвердить: заказным письмом или на электронную почту из описи. Документы, которые восстановить нельзя, отметьте в описи заранее — потом доказать невосстановимость труднее.

Комиссионное составление описи

Комиссионная опись нужна при высокой цене ошибки: передача дел материально ответственного лица, вскрытие сейфа, недостача, отбор на уничтожение. В комиссию включайте не менее трёх человек, без передающего и принимающего — они подписывают отдельно. Запись об отказе от подписи делает опись пригодной для спора.

Электронные документы, носители и доступы

Если работник увольняется, доступы отзывайте в день увольнения и отмечайте это в описи датой и временем. Отзыв «потом» превращает опись в бесполезную бумагу. Электронные документы описывайте построчно: вместо количества листов — формат, объём, полное имя файла или контрольная сумма. Носители перечисляйте с серийными номерами, доступы (логины, токены, ключи ЭП, права администратора, банк-клиент) — отдельными строками. Опись на файлы, подписанные КЭП, имеет ту же силу, что и на бумажный пакет. Ключ ЭП при передаче дел не передают, а перевыпускают на нового ответственного.

Персональные данные в описи

«Что бывает, если опись оформлена небрежно». Опись без подписи получателя (дата, должность, подпись, расшифровка) почти ничего не доказывает. Если получатель отказывается подписывать, составьте акт об отказе при двух свидетелях или отправьте пакет почтой с описью вложения и уведомлением. Итог пишите цифрами и прописью, документы называйте конкретно, а не «1 папка». Опись составляйте в день передачи: задним числом её выдают несовпадения дат с журналом. Убытки от утраты невосстановимых подлинников придётся доказывать отдельно. «Исправления и ошибки в описи». Ошибку зачёркивают одной чертой, пишут верную запись и заверяют «Исправленному верить» с подписью и датой; после подписания правку заверяют оба подписанта. Пропущенный документ дописывают в свободную строку с корректировкой итога. Если правок больше двух-трёх, опись лучше составить заново. Электронную опись исправляют новым файлом с пометкой об отменённой версии. В описи почти всегда есть персональные данные; передавать их можно только при законном основании (исполнение договора с субъектом, требование закона, поручение обработки, согласие). Оговорку о запрете раскрытия стоит оставить в описи отдельной строкой. В наименовании документа достаточно вида и реквизитов, содержание расшифровывать не нужно. Экземпляр описи храните с тем же ограничением доступа, что и документы. «Хранение описи». Опись храните столько же, сколько сами документы, и вместе с ними. Подписанный экземпляр сразу сканируйте. При передаче в архив опись составляют по правилам архива — отдельно по делам постоянного хранения и по личному составу. При уничтожении документов опись служит основанием акта об уничтожении. «Доказательственное значение описи и типовые споры». Опись с подписью принявшего — основное доказательство того, у кого документы. Типовые споры: недостача (защищают построчная опись, подпись получателя на каждом листе и количество листов по документу), невозврат подлинников (указывайте срок возврата и отметку «подлинник»), персональные данные (опись хранится с теми же ограничениями доступа, что и документы).

Собрать свой «Опись документов»

Образец показывает структуру, но не защищает: в нём чужие имена и суммы, а не ваши. Бланк придётся заполнять целиком и без проверок. Заполните поля — документ соберётся по нормам РФ, нумерация и реквизиты проставятся сами, ненужные пункты выключатся: DOCX, PDF, ODT и RTF без водяного знака.

Заполнить онлайн О документе

Опись документов: образец заполнения и пустой бланк 2026

Бланк или готовый документ

Похожие документы

Расскажите, какой документ нужен — соберём его для вас

Бланк или готовый документПустой бланк — бесплатно

Похожие документы

Расскажите, какой документ нужен — соберём его для вас

Бланк или готовый документ