Опись документов: образец 2026

Опись составлена: ______.

Дело (пакет документов): ______, № ______.

Назначение описи: ______. Дата составления: ______.

Состав вложения: ______.

Документы передаются: ______, дата передачи — ______.

Способ передачи: ______.

Основание: ______.

Опись составил: ______ ______.

Итого: ______ (______) ______ на ______ (______) ______.

Примечание: ______.

Опись прошита, пронумерована и заверена на обороте последнего листа.

Опись составил: ______ ______ ______________ (подпись), ______.

Документы по описи получил: ____________________ (должность, Ф.И.О.) ______________ (подпись), дата: ____________.

Итого: ______ (______) ______ на ______ (______) ______.

Примечание: ______.

Опись прошита, пронумерована и заверена на обороте последнего листа.

Опись составил: ______ ______ ______________ (подпись), ______.

Документы по описи получил: ____________________ (должность, Ф.И.О.) ______________ (подпись), дата: ____________.

Общая оценка вложения: ______.

Каждый документ вписывайте отдельной строкой и так, чтобы его можно было опознать: вид, дата, номер, а при необходимости — стороны. Запись «договоры, 5 шт.» превращает опись в бесполезную бумагу, потому что по ней нельзя понять, какие именно договоры передавались.

Количество листов указывайте по каждому документу и обязательно выводите итог: расхождение итога и суммы строк — первое, на что смотрят при споре о недостаче.

Итоговое количество документов и листов пишите цифрами и прописью — так в опись нельзя дописать лишнее и нельзя переправить цифру.

Свободные строки бланка прочеркните, а если опись занимает несколько листов — нумеруйте листы и на каждом ставьте подпись составителя.

В графе «Примечание» отмечайте особенности: документ передан в виде копии, в документе отсутствует лист, документ подлежит возврату к определённой дате.

Внутренняя опись составляется на документы дела и помещается в начале дела, перед первым документом. В ней указывают регистрационный индекс документа, его дату, заголовок и номера листов дела, на которых документ расположен.

К внутренней описи выводят два итога: количество документов в деле и количество листов самой описи — оба цифрами и прописью.

Внутреннюю опись подписывает работник, который её составил, с указанием должности и расшифровки подписи и датой составления. Листы внутренней описи в общую нумерацию дела не включаются.

Такая опись обязательна для дел, которые формируются из документов личного характера и особой ценности: невостребованные трудовые книжки, личные дела, дела с документами, которые нужно быстро находить по одному.

При передаче документов другому лицу опись составляется в двух экземплярах: один остаётся у передающей стороны с подписью принявшего, второй уходит вместе с документами.

Принимающий подписывает опись только после того, как фактически сверил документы построчно. Подпись «не глядя» переносит на него риск: доказать, что документа в пакете не было, после подписания почти невозможно.

Если документы передаются с курьером или почтой, роль подписи принявшего выполняют опись вложения и уведомление о вручении — тогда описи нужен статус приложения к отправлению.

При передаче подлинников имеет смысл оставить у себя копии всего пакета и отметить это в описи: возврат оригиналов иногда затягивается на месяцы. Расписку о получении документов можно оформить отдельно по форме Приложение № 1.

Передача дел оформляется описью и актом приёма-передачи: опись перечисляет документы, акт фиксирует состояние дел и выявленные недостатки. Смешивать их в один документ можно, но тогда обе части должны быть видны.

В опись включайте и то, чего не хватает: строка «трудовой договор с Ивановым И. И. отсутствует» защищает нового работника от претензий за чужие упущения.

Передачу проводит комиссия или как минимум два человека — передающий и принимающий; при отказе увольняющегося участвовать составляется акт об отказе в присутствии свидетелей.

Отдельно фиксируйте электронные носители, доступы, печати и ключи электронной подписи: их отсутствие обнаруживается позже всего, а последствия самые дорогие.

Дела передаются в архив по двум разным описям: отдельно на документы постоянного и долговременного хранения, отдельно на документы по личному составу. Сроки хранения у них не совпадают, и смешивать их в одном перечне нельзя.

К обычным графам в архивной описи добавляют срок хранения дела и крайние даты — самую раннюю и самую позднюю дату документа внутри дела; по настоящей описи срок хранения составляет ______.

Документы по личному составу (приказы о приёме, переводе и увольнении, личные карточки, лицевые счета, невостребованные трудовые книжки) хранятся 50 лет, если созданы после 2003 года, и 75 лет, если раньше.

Место хранения: ______.

Дела принимает работник архива, который расписывается в описи и указывает количество принятых дел цифрами и прописью.

Один экземпляр описи остаётся у подразделения, сдавшего дела: без него потом невозможно доказать, что дело вообще сдавалось в архив.

Когда документы уходят почтой или курьером, опись делает ещё одну работу: она фиксирует не только состав пакета, но и дату отправки.

Для ценных писем, посылок и бандеролей отделение связи принимает опись только на своём бланке формы 107 — он заполняется в двух экземплярах и заверяется штемпелем. Настоящая опись такой бланк не заменяет: она вкладывается вместе с ним и расшифровывает состав по листам и реквизитам.

Для курьерской доставки и передачи из рук в руки достаточно этой описи: курьер расписывается в строке получателя либо получатель ставит подпись на втором экземпляре.

Сохраняйте вместе три вещи: экземпляр описи, квитанцию с трек-номером и уведомление о вручении. По отдельности они почти ничего не доказывают, вместе — подтверждают и состав, и дату, и факт доставки ГК РФ ст. 165.1ГК РФ ст. 165.1Юридически значимые сообщения.

Юридически значимое сообщение считается доставленным и тогда, когда адресат не явился за письмом, поэтому опись сохраняет силу даже при возврате отправления отправителю.

Опись, отправленную вместе с претензией или иском, храните до конца спора: именно ей подтверждается соблюдение досудебного порядка.

Документы по требованию налогового органа представляются с сопроводительным письмом и описью, где каждый документ занимает отдельную строку с датой, номером и количеством листов.

Опись здесь закрывает сразу две претензии: что документы не представлены и что представлены не полностью. Штраф считается за каждый непредставленный документ, поэтому строка описи стоит ровно столько же, сколько сам документ.

Копии заверяет сама организация или предприниматель: надпись «Верно», должность, подпись, расшифровка и дата. Нотариальное заверение для ответа на требование не нужно.

Многостраничные документы сшивают в тома не более чем по 150 листов, и тогда в описи указывают номер тома и количество листов в нём.

Основание представления: ______.

Второй экземпляр описи с отметкой инспекции о приёме или квитанция оператора электронного документооборота — единственное доказательство того, что срок вы не нарушили.

Если вместе с документами передаются вещи — печати, ключи, бланки строгой отчётности, техника, — их описывают отдельным разделом описи или отдельной описью.

По каждой позиции указывают наименование, инвентарный или заводской номер, количество и состояние. Состояние описывайте словами: «ноутбук, инв. № 000148, царапины на верхней крышке, зарядное устройство в комплекте», а не оценкой «хорошее».

Печати, штампы и бланки строгой отчётности перечисляйте поштучно с номерами: их пропажа обнаруживается позже всего, а последствия самые дорогие.

Сверку проводят по факту, в присутствии передающего и принимающего. Принимающий не подписывает опись, пока не пересчитал позиции сам.

Расхождения, найденные при сверке, вносят прямо в опись отдельной строкой или оформляют отдельным актом по форме Приложение № 3.

Уничтожать документы можно только после того, как истёк срок хранения и составлена опись отобранных дел: она становится приложением к акту об уничтожении.

В описи указывают заголовок дела, крайние даты, количество листов или томов и статью перечня, по которой определён срок хранения.

Документы, по которым идёт проверка, спор или исполнительное производство, в опись не включают, даже если срок хранения формально вышел.

Опись подписывает комиссия, а не один работник: уничтожение — необратимое действие, и единоличная подпись под ним ничего не защищает.

После уничтожения в описи проставляют дату и способ уничтожения, а сам экземпляр описи хранят вместе с актом столько же, сколько хранились бы уничтоженные документы по личному составу.

Оценка нужна там, где документ или вещь имеют самостоятельную стоимость: ценные бумаги, бланки строгой отчётности, подлинники, восстановление которых стоит денег.

Указывайте не рыночную цену, а сумму, которую вы готовы заявить при утрате. Для ценного отправления это объявленная ценность, для внутренней передачи — стоимость восстановления документа.

Итоговая оценка по настоящей описи составляет ______.

Завышенная оценка вредит так же, как заниженная: при отправке она увеличивает тариф, а в споре её придётся обосновывать расчётом и документами.

Оценку проставляйте по каждой строке и обязательно выводите итог. Итог без построчной расшифровки не принимает ни страховщик, ни суд.

Если подлинники передаются во временное пользование, срок возврата должен стоять в самой описи, а не подразумеваться: по настоящей описи документы подлежат возврату не позднее ______.

Возврат оформляется той же описью с отметкой: дата, подпись принявшего и запись о том, что документы возвращены полностью. Форма отметки приведена в Приложение № 2.

Пока отметки о возврате нет, документы считаются находящимися у получателя, и требовать их возврата придётся письменно.

Требование о возврате направляйте способом, который потом можно подтвердить: заказным письмом по адресу из описи либо на электронную почту, которая в описи указана.

При невозврате подлинников убытками считаются расходы на восстановление документов. По документам, которые восстановить нельзя, отметьте это прямо в описи заранее — потом доказать невосстановимость гораздо труднее.

Комиссионная опись нужна там, где цена ошибки высока: передача дел материально ответственного работника, вскрытие сейфа, обнаружение недостачи, отбор документов на уничтожение.

В комиссию включают не менее трёх человек. Передающий и принимающий в состав комиссии не входят — они подписывают опись отдельно, как стороны передачи.

Состав комиссии: ______.

Каждый член комиссии подписывает опись с указанием должности и расшифровки подписи. Особое мнение записывается прямо в опись под строкой подписи того, кто его заявил.

Отказ кого-либо подписать опись фиксируется отдельной строкой с подписями остальных членов комиссии. Именно эта запись делает документ пригодным для спора.

Электронные документы описывают так же построчно, но вместо количества листов указывают формат, объём файла и его полное имя либо контрольную сумму.

Передаются: ______.

Носители перечисляйте с серийными номерами, а не по внешнему виду: одинаковых флешек в организации обычно несколько, и «флешка чёрная» ничего не идентифицирует.

Отдельными строками фиксируйте доступы — логины, токены, ключи электронной подписи, права администратора в сервисах и банк-клиенте. Передача доступов без описи остаётся самой частой причиной конфликтов после увольнения.

Документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, приравнивается к бумажному с собственноручной подписью, поэтому опись на такие файлы имеет ту же силу, что и на бумажный пакет.

Ключ электронной подписи при передаче дел не «передают», а перевыпускают на нового ответственного: чужим ключом подписанные документы порождают ответственность владельца ключа.

В описи почти всегда есть персональные данные: фамилии работников, номера кадровых приказов, реквизиты договоров с физическими лицами.

Передавать такие сведения постороннему лицу можно только при законном основании: исполнение договора с самим человеком, прямое требование закона, поручение обработки по письменному договору либо согласие субъекта.

Тем, кто получил опись, запрещено раскрывать данные третьим лицам и распространять их без согласия. Эту оговорку имеет смысл вписать прямо в опись отдельной строкой.

В графе «Наименование документа» достаточно вида документа и его реквизитов. Расшифровывать содержание — «справка о доходах Иванова И. И. за 2025 год на сумму 840 000 рублей» — в описи не нужно.

Экземпляр описи храните с тем же ограничением доступа, что и сами документы, а при уничтожении пакета уничтожайте и лишние копии описи.

Ошибку в описи не замазывают и не переписывают поверх. Неверную запись зачёркивают одной чертой так, чтобы её можно было прочитать, рядом пишут правильную и заверяют надписью «Исправленному верить» с подписью и датой.

Если опись уже подписана обеими сторонами, исправление действует только тогда, когда его заверили оба подписанта. Односторонняя правка после подписания — основание считать опись подделанной.

Пропущенный документ дописывают в свободную строку и корректируют итог, а не вклиниваются между строками мелким почерком.

Когда правок набирается больше двух-трёх, опись проще составить заново, а черновой экземпляр уничтожить: испещрённая исправлениями опись в споре работает против того, кто её составил.

Электронную опись, уже отправленную адресату, исправляют новым файлом с пометкой о том, какая версия отменяется, и повторной отправкой тем же каналом.

Опись храните столько же, сколько документы, о которых она составлена, и вместе с ними: отдельно лежащая опись без пакета документов теряет смысл.

Экземпляр описи с подписью принявшего сканируйте сразу и храните в электронном виде — бумажные подписи выцветают, а восстановить их потом нечем.

При передаче документов в архив опись составляют по правилам архива организации: отдельно по делам постоянного хранения и по делам по личному составу.

Если документы уничтожаются по истечении срока хранения, опись служит основанием акта об уничтожении: в акт переносят те же строки, что и в описи.

РАСПИСКА

о получении документов по описи

Я, ____________________ (Ф.И.О., паспорт: серия ____ № ______, выдан ____________), действующий от имени ____________от своего имени, получил от ______ документы по описи от ______: ______ (______) ______ на ______ (______) листах.

Документы сверены построчно, расхождений с описью не выявлено, за исключением: ____________________________.

Получено: ______.

Полученные документы подлежат возврату передавшей стороне не позднее ______.

Дата: ____________. Подпись: ______________ / ____________________ (расшифровка).

ОТМЕТКА О ВОЗВРАТЕ ДОКУМЕНТОВ

Документы, переданные по описи от ______ (______), возвращены передавшей стороне.

Возвращено: ______ (______________________) документов на ______ (______________________) листах.

Расхождений при возврате не выявлено, за исключением: ____________________________________.

Документы вернул: ______________ (подпись) / ____________________ (расшифровка). Дата: ____________.

Документы принял: ______________ (подпись) / ____________________ (расшифровка). Дата: ____________.

АКТ О РАСХОЖДЕНИИ С ОПИСЬЮ

Составлен при приёме документов по описи от ______ (______).

Всего выявлено расхождений: ______ позиций.

Объяснения передающей стороны: ____________________________________________________.

Принятое решение: документы приняты частично, недостающие позиции подлежат досылке до ____________.

Акт составлен в двух экземплярах, по одному каждой стороне, и является неотъемлемой частью описи.

Передал: ______________ / ____________________. Принял: ______________ / ____________________.