Инструкция по обработке ПДн без средств автоматизации: образец заполнения и пустой бланк 2026

1.1. Настоящая Инструкция устанавливает порядок обработки персональных данных в ООО «Ромашка» (ИНН 7701234567, ОГРН 1157746001234; далее — Оператор) на материальных носителях без использования средств автоматизации ПП РФ 687 —ПП РФ 687 —Обработка ПДн без средств автоматизации.

1.2. Обработка признаётся осуществляемой без использования средств автоматизации, если действия с персональными данными — использование, уточнение, распространение, уничтожение — совершаются при непосредственном участии человека.

1.3. Инструкция обязательна для всех работников, которые работают с документами, содержащими персональные данные, в том числе для работников кадровой, бухгалтерской и договорной служб.

1.4. Использование средств вычислительной техники для набора и печати документа не превращает последующую работу с бумажным экземпляром в автоматизированную обработку: к бумажному носителю применяются требования настоящей Инструкции.

1.5. Организацию обработки без использования средств автоматизации обеспечивает генеральный директор Иванов И. И. 152-ФЗ ст. 22.1152-ФЗ ст. 22.1Лицо, ответственное за организацию обработки данных.

1.6. Требования Инструкции применяются в совокупности с положением об обработке и защите персональных данных Оператора.

2.1. Материальный носитель — бумажный или иной материальный объект, содержащий персональные данные, зафиксированные на нём в любой форме: документ, анкета, согласие, договор, личное дело, журнал, картотека, опись.

2.2. Типовая форма документа — утверждённый Оператором бланк, предназначенный для внесения персональных данных при обработке без использования средств автоматизации.

2.3. Обособление персональных данных — размещение данных, обрабатываемых в разных целях, на отдельных материальных носителях, в отдельных разделах или в специально предназначенных для этого полях формы.

2.4. Уничтожение материального носителя — приведение носителя в состояние, при котором содержащиеся на нём персональные данные восстановить невозможно.

2.5. Место хранения — определённое приказом Оператора помещение и предмет мебели с замком: кабинет № 12, металлические шкафы с замком.

3.1. Персональные данные, обрабатываемые в разных целях, обособляются друг от друга: для каждой цели заводится отдельное дело, отдельный раздел дела или отдельный материальный носитель ПП РФ 687 —ПП РФ 687 —Обработка ПДн без средств автоматизации.

3.2. Не допускается размещение на одном материальном носителе персональных данных, цели обработки которых заведомо несовместимы.

3.3. Данные, необходимые для исполнения трудового договора, не размещаются на одном носителе со сведениями, собираемыми для рекламных или маркетинговых целей.

3.4. Дела формируются по категориям субъектов: работники, кандидаты, клиенты, контрагенты — физические лица, посетители.

3.5. Смешение документов разных категорий в одном деле не допускается.

3.6. Документы, содержащие специальные категории персональных данных и сведения о состоянии здоровья, хранятся отдельно от остальных документов дела и учитываются самостоятельно.

3.7. Оператор ведёт перечень дел и картотек, содержащих персональные данные, с указанием цели обработки, категории субъектов, состава данных, места хранения и работника, ответственного за ведение дела.

3.8. При обработке данных в общем деле, содержащем сведения о нескольких субъектах, работник обеспечивает, чтобы при работе с данными одного субъекта данные других субъектов не становились доступны посторонним 152-ФЗ ст. 7152-ФЗ ст. 7Конфиденциальность персональных данных.

4.1. Типовые формы документов, в которые вносятся персональные данные, утверждаются приказом руководителя Оператора и применяются только в утверждённой редакции ПП РФ 687 —ПП РФ 687 —Обработка ПДн без средств автоматизации.

4.2. Типовая форма содержит наименование и адрес Оператора, а также цель обработки персональных данных, для которой она предназначена.

4.3. Типовая форма содержит перечень персональных данных, вносимых в неё, и сведения об источнике их получения, если данные вносятся не со слов субъекта.

4.4. Типовая форма содержит срок обработки персональных данных, перечень действий с ними и общее описание используемых Оператором способов обработки.

4.5. Типовая форма содержит поля, в которых субъект может проставить отметку о своём согласии на обработку, если обработка ведётся на основании согласия.

4.6. Такие поля не заполняются заранее и не помечаются по умолчанию 152-ФЗ ст. 9152-ФЗ ст. 9Согласие субъекта персональных данных на обработку его персональных данных.

4.7. Поля, в которые вносятся персональные данные, обособляются так, чтобы данные, обрабатываемые в разных целях, вносились в разные поля или разделы формы.

4.8. Форма не должна предусматривать внесение сведений, избыточных по отношению к заявленной цели: наличие в бланке поля обязывает работника его заполнять, поэтому лишние поля из формы исключаются.

5.1. Материальные носители, содержащие персональные данные, учитываются в журнале учёта бумажных носителей.

5.2. Работник, принявший документ, регистрирует его в течение одного рабочего дня со дня поступления.

5.3. В журнал вносятся: регистрационный номер и дата, наименование и вид документа, категория субъектов и цель обработки, количество листов, место хранения, работник, ответственный за документ.

5.4. Дела и картотеки нумеруются, а листы в делах постоянного и длительного хранения — прошиваются и нумеруются в порядке, установленном для документооборота Оператора.

5.5. Выдача документа работнику для работы и его возврат фиксируются в журнале с указанием даты, лица, получившего документ, и подписи.

5.6. Не реже одного раза в год ответственный проводит проверку наличия материальных носителей по журналу учёта.

5.7. Результат проверки оформляется актом.

5.8. Расхождение фактического наличия документов с журналом рассматривается как возможный инцидент безопасности персональных данных и подлежит расследованию.

6.1. Бумажные носители хранятся в кабинет № 12, металлические шкафы с замком — в запираемых шкафах или стеллажах в помещениях с ограниченным доступом.

6.2. Оригиналы документов, представленных субъектами, и документы, содержащие специальные категории персональных данных, хранятся в сейфе или в отдельном запираемом отделении шкафа 152-ФЗ ст. 19152-ФЗ ст. 19Меры по обеспечению безопасности данных.

6.3. Ключи от шкафов и сейфов хранятся у специалист по кадрам и у ответственного за организацию обработки персональных данных.

6.4. Передача ключей иным работникам и изготовление дубликатов без разрешения руководителя не допускаются.

6.5. Доступ в помещение, где хранятся носители, имеют только работники, должности которых включены в перечень должностей, допущенных к обработке персональных данных.

6.6. Посетители находятся в таком помещении только в сопровождении работника.

6.7. По окончании рабочего дня документы, содержащие персональные данные, убираются в места хранения.

6.8. Оставление документов на рабочем столе, на подоконнике, у печатающего устройства и в незапираемых ящиках не допускается.

6.9. Работник, обнаруживший незапертый шкаф с документами или документы, оставленные без присмотра, сообщает об этом ответственному.

7.1. Передача документов, содержащих персональные данные, между работниками Оператора производится под подпись в журнале учёта.

7.2. Передача документов за пределы Оператора допускается при наличии правового основания: требования закона, договора с субъектом, согласия субъекта или договора поручения обработки 152-ФЗ ст. 6152-ФЗ ст. 6Условия обработки персональных данных.

7.3. При почтовой или курьерской отправке документы направляются в запечатанном конверте с описью вложения и отметкой о конфиденциальности; факт отправки фиксируется в журнале.

7.4. Копирование, сканирование и фотографирование документов допускаются при наличии служебной необходимости с разрешения ответственного.

7.5. Изготовленные копии учитываются наравне с оригиналами.

7.6. Вынос документов за пределы помещений Оператора допускается с письменного разрешения ответственного с отметкой в журнале о дате выдачи и дате возврата.

7.7. Оставление документов с персональными данными в транспортном средстве, в гардеробе и в иных местах, где доступ к ним не контролируется, не допускается.

7.8. Работник, утративший документ с персональными данными, в тот же день письменно сообщает об этом ответственному: утрата документа рассматривается как инцидент безопасности.

8.1. Уточнение персональных данных на материальном носителе производится способом, позволяющим прочитать прежнее значение: неверная запись зачёркивается одной чертой, рядом вносится правильное значение 152-ФЗ ст. 21152-ФЗ ст. 21Прекращение обработки и отзыв согласия.

8.2. Исправление удостоверяется надписью «Исправленному верить», указанием даты, основания исправления и подписью работника, внёсшего исправление, с расшифровкой.

8.3. Использование корректирующей жидкости, подчисток, заклеивания и иных способов, делающих прежнее значение нечитаемым, не допускается.

8.4. Если внести исправление указанным способом невозможно или документ становится нечитаемым, оформляется новый носитель, а прежний уничтожается с отметкой в журнале.

8.5. Основанием для уточнения являются документы, представленные субъектом, либо решение ответственного по результатам проверки достоверности данных.

8.6. Сведения об уточнении вносятся в журнал учёта и в дело субъекта; субъект уведомляется о выполненном уточнении в порядке, установленном регламентом уточнения и блокирования персональных данных.

10.1. Бумажные носители уничтожаются при достижении целей обработки, отзыве согласия при отсутствии иных оснований, истечении срока хранения и по требованию субъекта при неправомерной обработке 152-ФЗ ст. 21152-ФЗ ст. 21Прекращение обработки и отзыв согласия.

10.2. Уничтожение производится способом, исключающим восстановление данных: измельчением на устройстве или сжиганием.

10.3. Выброс документов в мусор, в том числе разорванных вручную, уничтожением не признаётся.

10.4. Если на носителе содержатся персональные данные, подлежащие уничтожению, и сведения, подлежащие дальнейшему хранению, уничтожаются только подлежащие уничтожению данные способом, исключающим их восстановление.

10.5. При невозможности такого уничтожения носитель уничтожается целиком, а сохраняемые сведения предварительно переносятся на новый носитель ПП РФ 687 —ПП РФ 687 —Обработка ПДн без средств автоматизации.

10.6. Уничтожение проводит комиссия, назначенная приказом руководителя, в присутствии всех её членов.

10.7. Единоличное уничтожение документов работником не допускается.

10.8. Факт уничтожения оформляется актом по форме, утверждённой Оператором.

10.9. Сведения об уничтожении вносятся в журнал учёта и в журнал уничтожения.

10.10. Черновики, испорченные бланки и ошибочно распечатанные листы с персональными данными уничтожаются работником в день их появления способом, исключающим восстановление данных.

10.11. Акт в этом случае не составляется, однако такие листы не выносятся из помещения и не попадают в общий мусор.

10.12. Порядок и способы уничтожения в остальной части установлены инструкцией по уничтожению персональных данных.

12.1. Инструкция вступает в силу со дня утверждения приказом руководителя и действует до её отмены или замены новой редакцией.

12.2. Работники, обрабатывающие персональные данные на материальных носителях, знакомятся с Инструкцией под подпись: принимаемые на работу — до подписания трудового договора ТК РФ ст. 68ТК РФ ст. 68Оформление приёма на работу, работающие на день утверждения — в течение десяти рабочих дней.

12.3. Инструкция пересматривается не реже одного раза в год, а также при изменении состава типовых форм, мест хранения или требований законодательства ТК РФ ст. 8ТК РФ ст. 8Локальные нормативные акты.

12.4. Контроль за исполнением Инструкции возлагается на ответственного за организацию обработки персональных данных.

13.1. Ответственный за организацию обработки персональных данных:

13.2. генеральный директор ______________

13.3. Иванов И. И.

13.4. Руководитель:

13.5. генеральный директор ______________

13.6. Петров П. П.

Журнал ведёт работник, ответственный за делопроизводство в подразделении. Записи вносятся в день поступления, выдачи, возврата и уничтожения носителя.

Журнал хранится не менее пяти лет со дня внесения последней записи и предъявляется при проверке наличия носителей.

Перечень ведёт генеральный директор и актуализирует его при заведении нового дела или утверждении новой типовой формы.

Данные, обрабатываемые в целях, заведомо несовместимых между собой, в одном деле не размещаются.

С Инструкцией по обработке персональных данных без использования средств автоматизации, утверждённой приказом от 01.01.2026 № 17-ПДн, ознакомлены:

Лист ознакомления хранится вместе с Инструкцией у ответственного за организацию обработки персональных данных.