Инструкция по обработке ПДн без средств автоматизации

1.1. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с требованиями Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — ФЗ-152), Постановления Правительства Российской Федерации от 15.09.2008 № 687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации» (далее — ПП РФ № 687), а также локальных актов __________.

1.2. Инструкция устанавливает порядок и условия обработки персональных данных (далее — ПДн) в __________ на бумажных носителях и в иных материальных формах без применения средств автоматизации.

1.3. Обработка ПДн без автоматизации осуществляется при непосредственном участии работника и включает: сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение, извлечение, использование, передачу, обезличивание, блокирование, уничтожение.

1.4. Ответственным за организацию обработки ПДн без автоматизации является __________ (Генеральный Директор).

1.5. Настоящая Инструкция обязательна для исполнения всеми работниками __________, осуществляющими обработку ПДн на бумажных носителях.

2.1. Персональные данные — любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определённому или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).

2.2. Обработка ПДн без автоматизации — обработка, осуществляемая непосредственно с участием человека и при которой не используются средства вычислительной техники (п. 2 ПП РФ № 687).

2.3. Материальный носитель — бумажный документ, содержащий персональные данные субъекта (анкета, согласие, личное дело, договор, журнал и т. п.).

2.4. Уничтожение носителей — приведение носителей ПДн в состояние, при котором их дальнейшее использование и восстановление содержащихся на них ПДн невозможно.

3.1. Каждая категория ПДн, обрабатываемая без средств автоматизации, должна храниться в отдельном деле (папке) либо на отдельном листе бумажного носителя, либо в обособленной секции (п. 6 ПП РФ № 687).

3.2. Не допускается совместное хранение на одном материальном носителе ПДн, цели обработки которых заведомо несовместимы.

3.3. При использовании типовых форм документов, содержащих ПДн, форма документа должна соответствовать характеру и объёму обрабатываемых данных.

3.4. Типовые бланки разрабатываются и утверждаются отдельным приказом Оператора.

3.5. Бумажные носители с ПДн подлежат обязательной нумерации и учёту.

3.6. Факт выдачи и возврата документов, содержащих ПДн, фиксируется в Журнале учёта бумажных носителей.

4.1. Все бумажные носители, содержащие ПДн, учитываются в журнале учёта.

4.2. Работник, осуществляющий приём документа, обязан зарегистрировать его в течение одного рабочего дня.

4.3. В журнал вносятся следующие сведения:

5.1. Бумажные носители с ПДн хранятся в специально отведённых местах — закрытых шкафах, сейфах или запирающихся стеллажах, доступ к которым имеют только уполномоченные работники.

5.2. Доступ к хранилищам ПДн предоставляется на основании Приказа руководителя __________ и матрицы доступа.

5.3. Неуполномоченным лицам доступ к ПДн запрещён.

5.4. По окончании рабочего дня все документы с ПДн убираются в закрытые хранилища.

5.5. Оставление носителей с ПДн на рабочих столах без присмотра не допускается.

5.6. Ключи от шкафов и сейфов, содержащих ПДн, хранятся у ответственного работника и не передаются третьим лицам.

6.1. Передача бумажных носителей с ПДн внутри организации осуществляется только уполномоченным работникам под расписку в Журнале учёта.

6.2. Передача документов, содержащих ПДн, за пределы организации (в государственные органы, контрагентам, при трансграничной передаче) допускается только при наличии правового основания (ст. 6 ФЗ-152) с соблюдением требований ч. 3 ст. 6 ФЗ-152 (договор-поручение) или ст. 12 ФЗ-152 (трансграничная передача).

6.3. При почтовой отправке или курьерской доставке документов с ПДн используется запечатанный конверт с пометкой «Конфиденциально».

6.4. Факт отправки фиксируется в Журнале учёта.

6.5. Копирование (ксерокопирование, фотографирование, сканирование) бумажных носителей с ПДн допускается только при наличии служебной необходимости и с разрешения ответственного за ПДн.

7.1. Уничтожение бумажных носителей ПДн осуществляется в соответствии с Инструкцией по уничтожению ПДн и носителей (метод 29), после истечения сроков хранения или при наступлении иных оснований (отзыв согласия, достижение целей обработки).

7.2. Уничтожение производится способом, исключающим возможность восстановления ПДн (шредерование документов, сожжение, иной способ механического уничтожения).

7.3. Факт уничтожения носителей фиксируется Актом уничтожения, подписываемым комиссией не менее чем из трёх уполномоченных работников.

7.4. В Акте указываются: дата уничтожения, перечень уничтоженных документов (наименование, количество страниц, категория ПДн), способ уничтожения, состав комиссии, основание для уничтожения.

8.1. Работники __________, нарушившие требования настоящей Инструкции, привлекаются к дисциплинарной, гражданской, административной (ст. 13.11 КоАП РФ, штраф до 18 000 000 руб. для юридических лиц с учётом изменений, внесённых Федеральным законом от 30.11.2024 № 572-ФЗ) и уголовной ответственности (ст. 137 УК РФ) в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

8.2. Ответственный за обработку ПДн несёт персональную ответственность за соблюдение порядка работы с бумажными носителями, установленного настоящей Инструкцией.

9.1. Настоящая Инструкция вступает в силу с момента утверждения и действует бессрочно.

9.2. Изменения и дополнения в Инструкцию вносятся приказом __________.

9.3. Работники знакомятся с Инструкцией под роспись в Журнале ознакомления.

9.4. Генеральный директор                _________________   / ________________ /