Инструкция по уничтожению персональных данных: образец заполнения и пустой бланк 2026

1.1. Настоящая Инструкция устанавливает порядок и способы уничтожения персональных данных и материальных носителей, содержащих персональные данные, в ООО «Ромашка» (ИНН 7701234567, ОГРН 1157746123456; далее — Оператор).

1.2. Уничтожением признаются действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители данных 152-ФЗ ст. 21152-ФЗ ст. 21Прекращение обработки и отзыв согласия.

1.3. Инструкция распространяется на данные в информационных системах, на бумажные документы, на машинные носители — жёсткие диски, твердотельные накопители, оптические диски, флеш-накопители, карты памяти и магнитные ленты, а также на резервные копии.

1.4. Форма акта об уничтожении и порядок его подписания установлены отдельным документом Оператора.

1.5. Настоящая Инструкция определяет, когда, кем и каким способом уничтожение проводится.

1.6. Организацию уничтожения обеспечивает генеральный директор Иванов И. И. 152-ФЗ ст. 22.1152-ФЗ ст. 22.1Лицо, ответственное за организацию обработки данных.

1.7. Непосредственное уничтожение проводит комиссия.

1.8. Уничтожение персональных данных без основания, предусмотренного настоящей Инструкцией, не допускается.

2.1. Достижение целей обработки персональных данных или утрата необходимости в их достижении 152-ФЗ ст. 5152-ФЗ ст. 5Принципы обработки персональных данных.

2.2. Отзыв субъектом согласия на обработку при отсутствии иных правовых оснований обработки 152-ФЗ ст. 9152-ФЗ ст. 9Согласие субъекта персональных данных на обработку его персональных данных.

2.3. Истечение срока хранения, установленного законодательством, договором или локальными актами Оператора.

2.4. Требование субъекта об уничтожении данных, обрабатываемых неправомерно, при невозможности устранить нарушение иным способом.

2.5. Требование уполномоченного органа либо вступившее в законную силу решение суда.

2.6. Прекращение деятельности Оператора либо прекращение обработки соответствующей категории данных.

2.7. Списание, передача, ремонт или иное выбытие машинного носителя, на котором обрабатывались персональные данные.

2.8. Выявление избыточных данных, не соответствующих заявленным целям обработки, — в части избыточных сведений.

3.1. Срок исчисляется со дня наступления обстоятельства, послужившего основанием уничтожения, если иной срок не установлен законом или договором.

3.2. Если уничтожение в установленный срок невозможно, данные блокируются и уничтожаются в срок не более шести месяцев со дня, когда уничтожение стало возможным, а субъект уведомляется о причине и сроке.

3.3. Сроки хранения, установленные налоговым и бухгалтерским законодательством, законодательством об архивном деле и трудовым законодательством, имеют приоритет перед требованием об уничтожении: до их истечения данные блокируются, а не уничтожаются Приказ Росархива 236 —Приказ Росархива 236 —Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения.

4.1. Ответственный проводит ревизию сроков хранения ежемесячно и формирует перечень данных, документов и носителей, подлежащих уничтожению.

4.2. Перечень составляется по категориям обрабатываемых данных и содержит: наименование данных или документа, категорию субъектов, основание уничтожения, дату наступления основания, места хранения, включая информационные системы, бумажные дела и резервные копии.

4.3. Руководители подразделений представляют ответственному сведения о данных с истёкшим сроком хранения в течение пяти рабочих дней со дня запроса и отвечают за полноту представленных сведений.

4.4. Перечень утверждает руководитель.

4.5. Утверждённый перечень является основанием для работы комиссии.

4.6. Данные, включённые в перечень, блокируются до момента уничтожения: их обработка в иных целях, кроме подготовки уничтожения, не допускается.

4.7. Результаты ревизии, включая случаи отложенного уничтожения с указанием причины, фиксируются в журнале уничтожения.

5.1. Способ уничтожения выбирается так, чтобы исключить восстановление данных, и фиксируется в акте.

5.2. Бумажные носители уничтожаются измельчением на устройстве, обеспечивающем размер фрагмента, при котором текст не восстанавливается, либо сжиганием в специально отведённом месте.

5.3. Разрывание документа вручную и выброс в мусор уничтожением не признаются ПП РФ 687 —ПП РФ 687 —Обработка ПДн без средств автоматизации.

5.4. Жёсткие диски и магнитные носители уничтожаются программной перезаписью данных не менее чем в три цикла, размагничиванием либо механическим разрушением пластин ГОСТ Р 50739-95 —ГОСТ Р 50739-95 —Защита от несанкционированного доступа; затирание данных.

5.5. Твердотельные накопители и флеш-носители уничтожаются механическим разрушением микросхем памяти либо криптографическим стиранием при подтверждённой поддержке этой функции.

5.6. Обычное форматирование и удаление файлов уничтожением не признаются.

5.7. Оптические диски уничтожаются измельчением в устройстве для оптических носителей либо разрушением рабочего слоя.

5.8. Данные в информационных системах уничтожаются удалением записей с последующей проверкой отсутствия данных в интерфейсе, в архивных таблицах, в файлах экспорта, во временных файлах и в журналах приложения в части, не подлежащей обязательному хранению.

5.9. Уничтожение данных в информационной системе подтверждается выгрузкой из журнала событий системы или снимком экрана с результатом контрольного поиска; подтверждение прилагается к акту.

5.10. Если персональные данные размещены на носителе вместе со сведениями, подлежащими дальнейшему хранению, уничтожаются только персональные данные способом, исключающим их восстановление; при невозможности такого уничтожения носитель уничтожается целиком с предварительным копированием сохраняемых сведений на новый носитель.

8.1. Комиссия по уничтожению персональных данных создаётся приказом руководителя в составе не менее 3 человек.

8.2. В состав комиссии включаются ответственный за организацию обработки персональных данных, представитель подразделения — владельца уничтожаемых данных и работник, отвечающий за информационные технологии или безопасность.

8.3. Комиссия сверяет фактически представленные к уничтожению данные и носители с утверждённым перечнем и убеждается, что основание уничтожения наступило и срок хранения истёк.

8.4. Комиссия убеждается, что уничтожаемые данные не требуются для рассматриваемого обращения субъекта, судебного спора, налоговой или иной проверки.

8.5. При наличии таких обстоятельств уничтожение приостанавливается с отметкой в журнале.

8.6. Уничтожение проводится в присутствии всех членов комиссии.

8.7. Единоличное уничтожение носителей работником не допускается.

8.8. По завершении комиссия убеждается в невозможности восстановления данных: осматривает фрагменты бумажных и машинных носителей, проверяет результат контрольного поиска в информационной системе.

8.9. По результатам составляется акт об уничтожении по форме, утверждённой Оператором, который подписывают все члены комиссии и утверждает руководитель.

9.1. Ответственный ведёт журнал уничтожения персональных данных; запись вносится в день проведения уничтожения.

9.2. В журнале фиксируются: дата, основание уничтожения, категория данных или наименование документа, количество и вид носителей, способ уничтожения, реквизиты акта, состав комиссии и отметка о завершении цикла перезаписи резервных копий.

9.3. К акту прилагаются: утверждённый перечень уничтожаемых данных, подтверждения уничтожения в информационных системах, акт подрядчика при его привлечении, опись переданных носителей.

9.4. Акты и журнал хранятся не менее 5 лет со дня уничтожения и предъявляются по требованию уполномоченного органа и при внутреннем контроле 152-ФЗ ст. 18.1152-ФЗ ст. 18.1Меры, направленные на обеспечение выполнения оператором обязанностей, предусмотренных настоящим Федеральным законом.

9.5. Субъекту персональных данных, по требованию которого проведено уничтожение, направляется уведомление в течение трёх рабочих дней со дня утверждения акта.

9.6. Акт об уничтожении является основным доказательством исполнения обязанности уничтожить данные: отсутствие акта при наличии основания уничтожения рассматривается как неисполнение обязанности.

10.1. Если уничтожаемые данные передавались лицу, обрабатывающему их по поручению Оператора, ответственный направляет ему письменное требование об уничтожении в течение пяти рабочих дней со дня уничтожения данных Оператором 152-ФЗ ч. 3 ст. 6152-ФЗ ч. 3 ст. 6Основные понятия, используемые в настоящем Федеральном законе.

10.2. Требование содержит сведения о субъекте в объёме, позволяющем его идентифицировать, перечень данных, основание и предельный срок уничтожения.

10.3. Лицо, обрабатывающее данные по поручению, представляет подтверждение уничтожения — акт или письменное уведомление — в срок, установленный договором поручения, а при его отсутствии — в течение десяти рабочих дней.

10.4. Отсутствие подтверждения фиксируется в журнале и является основанием для приостановления передачи данных этому лицу и для постановки перед руководителем вопроса о судьбе договора.

10.5. При прекращении договора поручения ответственный обеспечивает возврат или уничтожение всех переданных данных и получает подтверждение по каждому переданному массиву.

12.1. Инструкция вступает в силу со дня утверждения приказом руководителя и действует до её отмены или замены новой редакцией.

12.2. Инструкция пересматривается не реже одного раза в год, а также при изменении состава носителей, применяемых средств уничтожения или требований законодательства.

12.3. Работники, участвующие в уничтожении персональных данных, и члены комиссии знакомятся с Инструкцией под подпись ТК РФ ст. 8ТК РФ ст. 8Локальные нормативные акты.

12.4. Контроль за исполнением Инструкции возлагается на ответственного за организацию обработки персональных данных.

13.1. Ответственный за организацию обработки персональных данных:

13.2. генеральный директор ______________

13.3. Иванов И. И.

13.4. Руководитель:

13.5. генеральный директор ______________

13.6. Петров П. П.

Журнал ведёт генеральный директор. Запись вносится в день проведения уничтожения.

Отметка о завершении цикла перезаписи резервных копий вносится в графу «Реквизиты акта» с указанием даты. Журнал хранится не менее 5 лет со дня внесения последней записи.

Перечень формируется ответственным по результатам ревизии сроков хранения и утверждается руководителем. Утверждённый перечень является основанием для работы комиссии.

Перечень утверждён: генеральный директор ______________ Петров П. П., дата ______________

С Инструкцией по уничтожению персональных данных, утверждённой приказом от 01.01.2026 № 19-ПДн, ознакомлены:

Лист ознакомления хранится вместе с Инструкцией у ответственного за организацию обработки персональных данных.