Деловое (служебное) письмо: образец 2026

Письмо оформляется на бланке письма отправителя — ______.

Регистрационный номер письма — ______, дата письма — ______.

Ссылка на входящий документ, в ответ на который направляется письмо: ______.

Бланк письма содержит наименование отправителя и его справочные данные — почтовый адрес, телефон, адрес электронной почты, ИНН и ОГРН, а место для даты и номера располагается ниже этих реквизитов.

Реквизиты отправителя: ______.

Заголовок к тексту письма: ______.

Обращение: ______.

Заголовок отвечает на вопрос «о чём» и помещается над текстом — по нему письмо распределяют исполнителю ещё до прочтения.

Обращение по имени и отчеству используется, когда письмо адресовано конкретному человеку; в письме организации без указания должностного лица обращение можно не писать.

Повод обращения: ______.

Письмо направляется на основании документа: ______.

Вступительная часть письма коротко называет факты, из которых возник вопрос: заключённый договор, состоявшиеся переговоры, полученное обращение, наступивший срок или произошедшее событие.

Со ссылкой на такой повод дальнейший текст читается однозначно и не требует уточняющей переписки.

Существо вопроса: ______.

Обстоятельства, цифры и документы, на которые опирается письмо: ______.

Текст строится от фактов к выводу и содержит только то, что нужно адресату для принятия решения.

Одно письмо посвящается одному вопросу: независимые темы разводятся по разным письмам, чтобы каждое можно было передать своему исполнителю и отследить по своему номеру.

Оценки и эмоции в деловом письме заменяются проверяемыми фактами — датами, суммами, номерами документов.

Отправитель просит или предлагает: ______.

Срок, в который отправитель ожидает ответ или исполнение: ______.

Заключительная часть письма формулируется одним понятным действием — «прошу направить», «предлагаем подписать», «просим сообщить».

Отправитель также сообщает о последствиях, которые наступят при отсутствии ответа: ______.

Разумный срок ответа указывается прямо: без срока письмо остаётся без движения, а у отправителя нет момента, от которого считать дальнейшие действия.

Письмо подписывает: ______.

Заключительная формула вежливости: ______.

Подпись включает наименование должности, личную подпись, инициалы и фамилию; на бланке организации наименование отправителя в подписи не повторяется.

Исполнитель письма и его телефон: ______.

Отметка об исполнителе размещается в левом нижнем углу последней страницы шрифтом меньшего размера, чем основной текст.

Право подписи должно следовать из устава, доверенности или локального акта отправителя: письмо, подписанное неуполномоченным работником, адресат вправе не принимать во внимание.

Прилагаемые документы: ______.

Отметка о прилагаемых документах располагается после текста и перед подписью, с указанием наименования каждого документа, числа листов и экземпляров.

Если прилагаемый документ имеет свои вложения, в отметке указывается общее число листов.

Письмо направляется без прилагаемых документов, поэтому такая отметка не оформляется.