Комплект: Кадры с нуля

← К комплекту Войти
1

Дата, номер и место

Печатаются в шапке каждого документа комплекта. Дату можно поставить любую — в том числе прошедшую.

Одна на весь комплект: документы подписываются в один день.
Город слева от даты в шапке: «г. Москва». Приставку «г.» подставим сами.
Правила внутреннего трудового распорядка
Штатное расписание
График отпусков
Табель учёта рабочего времени
Положение
Приказ
Должностная инструкция
Журнал
Кодекс корпоративной этики

Номер необязателен: пустое поле — номер в заголовке не печатается.

2

Стороны

Кто заключает документы. Данные подставятся во все документы комплекта, где есть эта сторона, — вводить их повторно не нужно.

Работодатель
От типа зависят реквизиты: у физлица паспорт, у организации ИНН и КПП.
ИНН: 10 цифр у организации, 12 — у ИП и физлица. Проверить контрагента можно на egrul.nalog.ru.
Укажите фамилию, имя и отчество полностью, как в паспорте. Для документов с падежами система просклоняет автоматически.
ОГРНИП: 15 цифр — регистрационный номер индивидуального предпринимателя.
Работодатель
От типа зависят реквизиты: у физлица паспорт, у организации ИНН и КПП.
ИНН: 10 цифр у организации, 12 — у ИП и физлица. Проверить контрагента можно на egrul.nalog.ru.
Укажите фамилию, имя и отчество полностью, как в паспорте. Для документов с падежами система просклоняет автоматически.
ОГРНИП: 15 цифр — регистрационный номер индивидуального предпринимателя.
3

Общие данные

Встречаются в нескольких документах комплекта — заполняются один раз.

Выберите дату в календаре — в документ она попадёт цифрами и прописью, где это требуется.
Выберите дату в календаре — в документ она попадёт цифрами и прописью, где это требуется.
Если профсоюз есть, Правила принимаются с учётом его мотивированного мнения — без этой процедуры их можно оспорить целиком.
Режим рабочего времени — обязательный раздел Правил. Если для отдельных работников он отличается от общего, это записывается в их трудовых договорах.
Учётный период не может превышать один год, а для работ с вредными или опасными условиями труда — три месяца.
Подписывает руководитель или лицо, уполномоченное доверенностью либо приказом.
Укажите фамилию, имя и отчество полностью, как в паспорте. Для документов с падежами система просклоняет автоматически.
Наименование пишите как в уставе и ЕГРЮЛ, вместе с организационно-правовой формой: расписание сверяют с приказами и трудовыми договорами.
10 цифр для организации, 12 — для предпринимателя. ИНН связывает расписание с отчётностью по страховым взносам и НДФЛ.
Расписание вводится в действие приказом руководителя: без ссылки на его номер и дату документ не подтверждает состав штата при проверке или в суде.
Выберите дату в календаре — в документ она попадёт цифрами и прописью, где это требуется.
Строка нужна, если коллективным договором предусмотрен учёт мнения профсоюза по вопросам структуры и оплаты труда.
Сюда выносят пояснения, которые не помещаются в графу «Примечание»: основания надбавок, доли ставок, сезонные должности.
График утверждает руководитель организации или лицо, которому такое право передано доверенностью либо приказом.
Фамилия, имя и отчество полностью, в именительном падеже.
График подписывает тот, кто его составил: кадровик, бухгалтер или сам руководитель, если кадровой службы нет.
Укажите числовое значение без единиц измерения — размерность уже указана в названии поля.
Укажите фамилию, имя и отчество полностью, как в паспорте. Для документов с падежами система просклоняет автоматически.
Фамилия, имя и отчество полностью, как в паспорте.
Пересмотр — это проверка на актуальность, а не обязательная замена. Результат оформляется отметкой либо новой редакцией.
4

Правила внутреннего трудового распорядка

Поля только для этого документа. Что это за документ

Правила сами по себе не работают: их вводит в действие приказ руководителя, и именно его дату проверяет инспектор.
Перерыв для отдыха и питания — от 30 минут до двух часов, в рабочее время не включается и не оплачивается.
При пятидневной неделе выходных два, при шестидневной — один. Общим выходным днём считается воскресенье.
График сменности утверждается не позднее чем за месяц до введения в действие и является обязательным для сторон.
Вахта не может длиться более одного месяца, в исключительных случаях — трёх месяцев с учётом мнения представительного органа.
При гибком графике стороны договариваются о начале и окончании работы, но общее число часов за учётный период должно быть отработано полностью.
Перечень должностей с ненормированным рабочим днём устанавливается именно Правилами, а дополнительный отпуск за него — не менее трёх календарных дней.
Перечень должен быть закрытым: фраза «и иные работники по решению руководителя» лишает работников гарантий и оспаривается.
Порядок взаимодействия с дистанционными работниками закрепляется локальным актом: как передаются задания, в какие часы работник на связи, как подтверждается выполнение.
Время взаимодействия включается в рабочее. Требование быть на связи круглосуточно превращает всё время в рабочее и оплачивается как сверхурочное.
Между выплатами не более 15 календарных дней; окончательный расчёт — не позднее 15 календарных дней со дня окончания месяца.
Работник вправе сменить банк, письменно сообщив об этом не позднее чем за 15 календарных дней до дня выплаты.
Работодатель вправе устанавливать дополнительные отпуска сверх закона — но, записав их в Правила, отменить в одностороннем порядке уже нельзя.
Пропускной режим и видеонаблюдение допустимы, но только если работник ознакомлен с ними под подпись до начала работы.
Здесь уместны только выполнимые и проверяемые требования: правило, которое никто не соблюдает, ослабляет весь документ при споре о взыскании.
5

Штатное расписание

Поля только для этого документа. Что это за документ

Восьмизначный код из уведомления Росстата. В форме Т-3 графа предусмотрена, но её незаполнение документ не порочит.
Расписания нумеруются подряд в пределах года. Номер вместе с датой ввода в действие показывает, какая редакция штата действовала в спорный период.
Дата составления обычно раньше даты введения в действие: документ готовят и утверждают заранее.
С этой даты действует новая структура штата. При сокращении дата не может наступить раньше, чем истекут два месяца предупреждения работников.
Срок действия можно не ограничивать: расписание действует до утверждения следующей редакции.
Одна строка — одна должность в одном подразделении. Вакантные должности тоже вносятся: наличие вакансии подтверждается именно расписанием.
Сумма количества единиц по всем строкам, включая доли ставок. Показатель дублируется в приказе об утверждении.
Оклады плюс постоянные надбавки по всем штатным единицам. Премии, зависящие от результата, в фонд по расписанию обычно не включают.
Если кадровой службы нет, документ подписывает лицо, ответственное за кадровое делопроизводство, — по приказу или по должностной инструкции.
При ведении учёта по договору со сторонней организацией подписывает руководитель, а расчёт фонда оплаты труда согласуется с исполнителем.
6

График отпусков

Поля только для этого документа. Что это за документ

График составляется на календарный год целиком и утверждается не позднее чем за две недели до его начала (ст. 123 ТК РФ).
Бумажный вариант печатает пустую разграфку под заполнение ручкой, электронный — готовую таблицу с вашими строками.
Одна строка — один запланированный отпуск. Если работник делит отпуск на части, заводите отдельную строку на каждую часть.
Выбор влияет только на объём распечатки: при 50 строках печатается второй лист разграфки.
Перечислите поимённо тех, чьи пожелания вы обязаны учесть: их отпуск ставится в график в названный ими период, а не в удобный работодателю.
Способ выбирает работодатель, но извещение должно быть подтверждаемым: срок в две недели считается от даты, когда работник расписался.
Фамилия, имя и отчество полностью, в именительном падеже.
Подлинник с подписями хранится у работодателя, копия или выписка передаётся в подразделения.
7

Табель учёта рабочего времени

Поля только для этого документа. Что это за документ

Необязательная графа унифицированных форм Т-12 и Т-13; если кода нет, оставьте поле пустым.
Если табель ведётся по организации в целом, поле можно не заполнять.
С 2013 года унифицированные формы необязательны: работодатель утверждает свою форму первичного документа.
Выберите дату в календаре — в документ она попадёт цифрами и прописью, где это требуется.
Т-13 закрывает учёт времени, Т-12 дополнительно содержит расчёт заработной платы.
Выберите дату в календаре — в документ она попадёт цифрами и прописью, где это требуется.
Выберите дату в календаре — в документ она попадёт цифрами и прописью, где это требуется.
Корректирующий табель составляют, когда сведения уточнились после сдачи первичного: работник принёс больничный, подтвердилась причина неявки.
Укажите числовое значение без единиц измерения — размерность уже указана в названии поля.
Суммированный учёт вводится, когда по условиям работы нельзя соблюсти ежедневную или еженедельную норму часов.
Норму берут из производственного календаря на соответствующий месяц при 40-часовой рабочей неделе.
Укажите числовое значение без единиц измерения — размерность уже указана в названии поля.
Сверхурочная работа не должна превышать 4 часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год.
Укажите числовое значение без единиц измерения — размерность уже указана в названии поля.
Укажите числовое значение без единиц измерения — размерность уже указана в названии поля.
Укажите числовое значение без единиц измерения — размерность уже указана в названии поля.
Укажите фамилию, имя и отчество полностью, как в паспорте. Для документов с падежами система просклоняет автоматически.
8

Положение

Поля только для этого документа. Что это за документ

Указывайте, какой документ отменяется новым. Две действующие редакции одного Положения — частая причина спора о том, какая норма применялась.
Выбор переключает профильные разделы: какие правила, процедуры, сроки и нормы войдут в текст. Если Положение охватывает две темы, выберите основную, остальное впишите в дополнительные правила.
Название должно совпадать с названием в приказе об утверждении, в трудовых договорах и в листе ознакомления — до буквы.
Одной фразой: какие отношения регулирует документ. От этого зависит, на какие ситуации работники и проверяющие будут его распространять.
Ограничивать действие Положения можно, но критерий должен быть объективным: подразделение, должность, характер работы. Ограничение «по решению руководителя» суд считает дискриминационным.
Профсоюз или иной выборный представительный орган. Если он есть, Положение принимается с учётом его мотивированного мнения, иначе документ можно оспорить целиком.
Отметьте, если меняются оплата, режим работы, трудовая функция или иные условия, прописанные в трудовом договоре. Появится пункт о предупреждении работников за два месяца.
Изложите нормы по разделам: каждый раздел — законченное правило, где видно кто, что, в какой срок делает и кто это контролирует.
Срок — то, что проверяют первым. Формулировка «в разумный срок» в локальном акте не работает.
Перечислите формы и документы, которые появляются при исполнении Положения, в порядке их оформления.
Сюда идут условия, специфичные для вашей организации: исключения, особые случаи, переходные правила.
Локальный акт без ответственного за исполнение не исполняется: отвечать за него будет руководитель организации.
Нужен, когда Положение касается имущества, денег, товарных ценностей или служебного транспорта.
Например, размеры персональных надбавок, схема защиты информации, маршруты инкассации. Появится пункт о режиме доступа к самому Положению.
9

Приказ

Поля только для этого документа. Что это за документ

От выбора зависит распорядительная часть: печатаются только те пункты, которые относятся к вашей ситуации
Одно-два предложения о причине. Если причина очевидна из основания (заявление работника), достаточно короткой формулировки
Укажите фамилию, имя и отчество полностью, как в паспорте
Должность пишется так же, как в штатном расписании и трудовом договоре — расхождение даёт спор о том, кого и с какой работы уволили
Выберите дату в календаре — в документ она попадёт цифрами и прописью, где это требуется.
Это первый рабочий день. Приказ издаётся на основании уже подписанного трудового договора, а не наоборот
Оклад в приказе должен совпадать с окладом в трудовом договоре и в штатном расписании
Условие об испытании работает только если оно есть в трудовом договоре — одного приказа недостаточно
Не более 3 месяцев, для руководителя, его заместителей и главного бухгалтера — не более 6 месяцев
Указывайте сумму в рублях. В тексте документа сумма будет продублирована прописью — это защищает от исправлений.
Выберите дату в календаре — в документ она попадёт цифрами и прописью, где это требуется.
Временный перевод по соглашению сторон возможен на срок до одного года; если по окончании срока работник продолжает работать, перевод становится постоянным
Временный перевод к другому работодателю оформляется только по направлению службы занятости и с письменного согласия работника
От основания зависит, нужно ли письменное согласие работника и на какой срок допустим перевод
Укажите фамилию, имя и отчество полностью, как в паспорте. Для документов с падежами система просклоняет автоматически.
Если должность вакантна после увольнения, обязанности возлагаются до приёма нового работника
Без освобождения — это совмещение с доплатой, с освобождением — временный перевод с оплатой по новой должности
Согласие оформляется до издания приказа; приказ без согласия работника недействителен
Чем конкретнее описан объём, тем меньше поводов для спора о размере доплаты
Размер доплаты стороны определяют сами: он может быть суммой, процентом от оклада или процентом от оклада по совмещаемой должности
Заполняется, если доплата считается в процентах, а не фиксированной суммой
Выберите дату в календаре — в документ она попадёт цифрами и прописью, где это требуется.
Выберите дату в календаре — в документ она попадёт цифрами и прописью, где это требуется.
Выберите дату в календаре — в документ она попадёт цифрами и прописью, где это требуется.
Если дату не указать, полномочия действуют до отмены приказа
Приказ действует внутри организации; перед банком, налоговой и контрагентами полномочия подтверждает доверенность
Выберите дату в календаре — в документ она попадёт цифрами и прописью, где это требуется.
Предупредить другую сторону нужно не позднее чем за три рабочих дня
Перечень оснований закрытый: отстранить «до выяснения обстоятельств» или «на время проверки» закон не позволяет
От ответа зависит оплата: период по вине работника не оплачивается, период не по его вине оплачивается как простой
Приказ без подтверждающего документа отменяется судом: сам приказ основанием для себя не является
Понадобится, только если период оплачивается как простой: заполняется по расчёту бухгалтерии за 12 календарных месяцев
Выберите дату в календаре — в документ она попадёт цифрами и прописью, где это требуется.
Выберите дату в календаре — в документ она попадёт цифрами и прописью, где это требуется.
При медицинских противопоказаниях предложение вакансий обязательно: без него отстранение оспаривается
Оставьте пустым, если работник отстраняется до устранения обстоятельств: тогда в приказ попадёт формулировка о событии, а не о дате
Отметьте, если обстоятельство уже устранено и приказ оформляет и отстранение, и допуск
Выберите дату в календаре — в документ она попадёт цифрами и прописью, где это требуется.
Днём прекращения договора считается последний день работы, а не следующий за ним день
Если отпуск использован авансом, вместо компенсации возникает удержание — оформляется отдельным приказом с согласия работника
Указывайте сумму в рублях. В тексте документа сумма будет продублирована прописью — это защищает от исправлений.
Без письменного согласия работника удержать сверх прямо разрешённых законом случаев нельзя — только через суд
Укажите фамилию, имя и отчество полностью, как в паспорте. Для документов с падежами система просклоняет автоматически.
Укажите фамилию, имя и отчество полностью, как в паспорте. Для документов с падежами система просклоняет автоматически.
Выберите дату в календаре — в документ она попадёт цифрами и прописью, где это требуется.
Обычно это кадровик или бухгалтер: тот, кто фактически делает записи и начисления
Оставьте пустым, если контроль руководитель оставляет за собой — в приказ попадёт формулировка «контроль оставляю за собой»
Приказ без основания оспаривается легче всего: суд смотрит на цепочку заявление — соглашение — приказ и на их даты
Первый день работы в выходной, сверхурочно или ночью. Приказ должен быть подписан до этой даты, а не задним числом
Заполняйте, если работа продолжается несколько дней подряд. Для одного дня оставьте поле пустым
Считайте фактические часы: именно за них начисляется повышенная оплата, а не за календарный день целиком
Одно-два предложения о производственной необходимости. Формулировка «в связи с производственной необходимостью» без деталей — самая частая претензия инспекции труда
Без согласия работника привлекать можно только в трёх исключительных случаях. Во всех остальных нужно письменное согласие, полученное заранее
Часть работников привлекать к такой работе нельзя вовсе, а часть — только с согласия и после письменного разъяснения права отказаться
Выбор делает работник, а не работодатель. Навязанный отгул вместо двойной оплаты — типичное основание для взыскания разницы через суд
День отдыха оплате не подлежит, но за работу в выходной сохраняется одинарная оплата
Полуторный и двойной размер — это минимум. Локальным актом или договором можно установить больше, меньше нельзя
Минимум — 20 процентов часовой ставки за каждый час ночной работы. Больший размер закрепляется локальным актом
Перенос рабочего дня на выходной по инициативе работодателя возможен только с согласия работников и не должен нарушать норму рабочего времени
Выберите дату в календаре — в документ она попадёт цифрами и прописью, где это требуется.
Накануне нерабочего праздничного дня продолжительность работы сокращается на один час — это обязанность, а не льгота работодателя
Опишите, какие дни объявлены выходными, какие рабочими и кто дежурит. Этот текст удобно вывешивать для работников и клиентов
Подтверждается справкой медицинской организации по форме 401/у или 402/у
День сдачи крови и следующий за ним день отдыха освобождают от работы; средний заработок сохраняется за оба дня
Перерывы предоставляются до достижения ребёнком полутора лет; основание — заявление работника и свидетельство о рождении
Перерывы включаются в рабочее время и оплачиваются по среднему заработку — сокращать за них зарплату нельзя
Выберите дату в календаре — в документ она попадёт цифрами и прописью, где это требуется.
10

Должностная инструкция

Поля только для этого документа. Что это за документ

Если подразделений нет, оставьте поле пустым — в документе появится прочерк.
Заполняется, если инструкцию визируют кадровая или юридическая служба, руководитель подразделения.
Пишите так же, как в штатном расписании и трудовом договоре.
От выбора зависит профильный блок должностных обязанностей: он подставляется автоматически.
Стандарт обязателен, если закон связывает с должностью льготы, компенсации или ограничения (ст. 195.3 ТК РФ).
Удостоверения, свидетельства, разряды и допуски, без которых работник не может быть допущен к работе.
Здесь описывается то, чего нет в общем и профильном блоках: конкретные участки, объекты, документы, показатели.
Заполняйте, если работнику положены СИЗ: спецодежда, обувь, перчатки, очки, респиратор.
11

Журнал

Поля только для этого документа. Что это за документ

Проверяющий вправе потребовать журнал на месте. Указывайте фактический адрес, где журнал физически лежит, а не юридический адрес организации.
Заполняйте, если журнал ведётся отдельно по каждому подразделению. Если журнал один на всю организацию — оставьте пустым.
Выбор переключает типовую разграфку, правила ведения, срок хранения и нормы, на которые ссылается журнал. Если журнал охватывает две темы — выберите основную, остальное добавьте своими графами.
Название пишите так, как оно указано в нормативном акте или в приказе, которым журнал введён: по нему проверяющий соотносит журнал с обязательным перечнем.
Когда журнал заканчивается, заводится следующий том с тем же названием и номером на единицу больше.
Дата первой записи. Она же указывается на титульном листе в строке «Начат».
Заполняется при закрытии журнала. При заведении журнала строку оставляют пустой — она распечатается прочерком.
Считаются листы, а не страницы. Это же число указывается в заверительной надписи на последнем листе.
Кто ведёт журнал на время отпуска или болезни ответственного. Пропуск записей из-за отсутствия ответственного нарушением считается всё равно.
Отметьте, если издан приказ о заведении журнала и назначении ответственного. Появится пункт с реквизитами приказа.
Типовая разграфка подставляется под выбранный вид журнала. «Свои графы» нужны, когда журнал ведётся по форме, утверждённой отраслевым актом или вашим приказом.
Перечислите графы через точку с запятой в том порядке, в каком они идут слева направо. Последней графой почти всегда идёт подпись.
Добавлять графы к типовой форме можно, убирать обязательные — нет.
От выбора зависит, какие пункты о прошнуровке, заверительной надписи и электронной подписи войдут в документ.
Сквозная удобна для журналов, которые ведутся годами. Ежегодная — для регистрации документов, где номер записи становится частью номера документа.
Срок берётся из перечня типовых управленческих документов. Журналы инструктажей и учёта несчастных случаев хранятся 45 лет, регистрации корреспонденции — 5 лет, учёта уборки — 1 год.
Как только в графах появляются фамилии, должности, год рождения или данные о здоровье — это обработка персональных данных со всеми вытекающими обязанностями.
Проверку проводит руководитель или назначенное им лицо. Отметка о проверке ставится на свободной строке журнала с датой и подписью.
Включает пункт о типовых претензиях по журналу и о том, какая ответственность за них наступает.
12

Кодекс корпоративной этики

Поля только для этого документа. Что это за документ

Указывайте сумму в рублях. В тексте документа сумма будет продублирована прописью — это защищает от исправлений.
Выберите дату в календаре — в документ она попадёт цифрами и прописью, где это требуется.
Если выборный орган первичной профсоюзной организации есть, локальные акты принимаются с учётом его мотивированного мнения.
Контрагент не связан вашим ЛНА автоматически: чтобы кодекс на него распространялся, ссылку на него включают в договор.
Ценность без расшифровки не работает. Для каждой ценности напишите, что она означает в ежедневных решениях и что при ней недопустимо.
Рассматривать сообщения должен не непосредственный руководитель нарушителя, иначе канал перестаёт работать.
Анонимный канал повышает число сообщений, но затрудняет проверку. Многие компании принимают анонимные сообщения и проверяют их наравне с подписанными.
Срок дисциплинирует и показывает работнику, что сообщение не потеряется.
Отсчёт идёт со дня, когда работник узнал об обстоятельствах, создающих личную заинтересованность.
Укажите числовое значение без единиц измерения — размерность уже указана в названии поля.

Один архив ZIP, внутри файл на каждый документ комплекта. Документы останутся в личном кабинете — пересобрать можно в любой момент.