Журнал регистрации исходящей корреспонденции

Настоящий журнал — регистр учёта __________, в котором в хронологическом порядке фиксируются события, документы и действия по теме: __________. Запись в журнале подтверждает, что событие произошло в указанную дату, а действие выполнено конкретным лицом. Ведение журнала обязательно, если этого требует нормативный акт, договор или локальный акт организации, и целесообразно во всех случаях, когда факт нужно будет доказывать позже — при проверке, при расследовании происшествия или в суде. Отсутствие журнала само по себе трактуется как отсутствие самого учёта: доказывать проведённый инструктаж или выданный документ приходится другими средствами, и получается это редко.

Ответственный за ведение журнала — __________ __________. Он вносит записи, следит за полнотой и своевременностью заполнения граф, хранит журнал и предъявляет его по требованию руководителя или контролирующего органа. Право вносить записи имеют только ответственный и замещающее его лицо; посторонние записи и записи задним числом не допускаются. Ответственный не вправе передавать журнал третьим лицам без ведома руководителя, а при выдаче журнала за пределы места хранения делает отметку о том, кому и на какой срок журнал выдан.

Записи вносятся в хронологическом порядке, последовательно, без пропуска строк и без оставления пустых мест между записями. Запись делается в день события — в день проведения инструктажа, регистрации документа, выдачи имущества или выполнения операции. Текст пишется разборчиво, чернилами или пастой тёмного цвета; запись карандашом не допускается. Сокращения применяются только общепринятые, фамилия и инициалы пишутся полностью в графе, где это предусмотрено формой. Незаполненные графы прочёркиваются, чтобы в них нельзя было дописать сведения позже.

Ошибочная запись не стирается, не замазывается корректором и не удаляется. Неверный текст зачёркивается одной тонкой чертой так, чтобы он оставался читаемым, рядом или на свободном поле пишется верный текст. Исправление сопровождается надписью «исправленному верить», датой исправления, должностью, фамилией и подписью лица, внёсшего исправление. Если исправление затрагивает сведения, которые подписывал другой человек, его подпись под исправлением также обязательна. Исправление, внесённое без заверения, считается недостоверным целиком, вместе с исходной записью.

Полнота и своевременность ведения журнала проверяются с периодичностью __________. Проверку проводит руководитель организации или назначенное им лицо. Результат проверки оформляется отметкой на очередной свободной строке журнала: дата проверки, объём проверенного периода, выявленные недостатки, срок их устранения, должность, фамилия и подпись проверяющего. Выявленные недостатки устраняются в установленный срок, повторная проверка их устранения проводится не позднее следующего контрольного срока.

Журнал закрывается, когда закончились листы либо истёк период, на который он заводился. После последней записи делается отметка: «Журнал окончен», дата, количество внесённых записей, должность, фамилия и подпись ответственного. Дата окончания переносится на титульный лист в строку «Окончен». Следующий том заводится в день закрытия предыдущего, чтобы в учёте не возникло разрыва; на титульном листе нового тома указывается, с какого номера продолжается нумерация.

К журналу применяются следующие формы: Приложение № 1 — заверительная надпись; Приложение № 2 — лист ознакомления лиц, допущенных к ведению журнала; Приложение № 3 — акт приёма-передачи журнала. Формы заполняются по мере наступления соответствующих событий и хранятся вместе с журналом весь срок его хранения.