Журнал учёта проверок и контроля

Записи вносятся ручкой одного цвета либо в информационной системе; карандаш, корректор и заклеивание не допускаются.

Ошибочная запись зачёркивается одной чертой так, чтобы её можно было прочитать, рядом делается верная запись с отметкой «Исправленному верить», датой и подписью ответственного.

Пропуск строк и незаполненные интервалы между записями не допускаются; свободные строки на последней странице прочёркиваются буквой Z.

Листы журнала не вырываются и не заменяются: при повреждении листа составляется акт, а журнал продолжает вестись с той же нумерацией.

Когда листы закончились, журнал закрывается записью «Окончен» с датой, и заводится следующий журнал со сквозным продолжением нумерации записей.

Журнал ведётся в информационной системе: __________

Система должна фиксировать автора записи, дату и время её внесения и не допускать изменения ранее внесённых данных без сохранения прежней версии.

Записи, требующие подписи работника или проверяющего, подписываются электронной подписью либо распечатываются и подписываются на бумаге.

Не реже одного раза в год журнал выгружается, распечатывается, нумеруется и подшивается — это защищает от потери данных при смене программы или подрядчика.

Законченный журнал хранится __________ с года, следующего за годом последней записи, вместе с приказом о назначении ответственного и приложениями к записям.

Журнал хранится по месту ведения и выдаётся проверяющему только под запись; за пределы организации оригинал не передаётся — предоставляется заверенная копия.

Отсутствие журнала само по себе штрафом не наказывается, но лишает организацию главного доказательства: подтвердить инструктаж, контроль или устранение нарушения будет нечем.

По истечении срока хранения журнал уничтожается по акту, который составляет комиссия организации; акт хранится постоянно.

К журналу подшивается лист-заверитель — Приложение № 1.