Разделы
Укажите, кто заключает документ. От типа стороны зависят реквизиты: покажем только нужные.
| г. Москва | «2» сентября 2026 г. |
Универсальный передаточный документ объединяет в одном бланке счёт-фактуру и первичный учётный документ о передаче товара, результата работ или услуги. Форма рекомендована письмом ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ и построена на форме счёта-фактуры из Постановления Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137, дополненной реквизитами первички.
Один документ вместо пары «накладная плюс счёт-фактура» сокращает документооборот, исключает расхождения дат и сумм между двумя бумагами и упрощает сверку с контрагентом. Применение формы согласуют в договоре или закрепляют в учётной политике.
УНИВЕРСАЛЬНЫЙ ПЕРЕДАТОЧНЫЙ ДОКУМЕНТ № __________ от __________
Статус документа: __________. Валюта и код: __________.
Продавец: __________. Покупатель: __________.
Грузоотправитель и его адрес: __________. Грузополучатель и его адрес: __________.
Основание передачи: __________. К платёжно-расчётному документу: __________.
Перечень передаваемых товаров, выполненных работ и оказанных услуг:
Всего к оплате с учётом налога: __________, в том числе НДС: __________.
По каждой позиции заполняются наименование, единица измерения, количество, цена за единицу, ставка и сумма налога; графа стоимости без налога и итоговая строка рассчитываются автоматически. Для услуги с фиксированной стоимостью в графе количества ставят единицу, а всю стоимость указывают в графе цены.
Для импортного товара дополнительно указывают страну происхождения и регистрационный номер декларации на товары.
Статус проставляется в левом верхнем углу и показывает, в каком качестве используется бланк. От него зависит набор обязательных реквизитов и порядок регистрации документа в налоговом учёте. Сам по себе статус не заменяет договорённость сторон о применении формы.
Заполняются все графы счёта-фактуры и реквизиты первичного документа: ставка и сумма налога, страна происхождения и номер декларации для импортного товара, сведения о лице, ответственном за оформление, даты отгрузки и получения.
Продавец регистрирует документ в книге продаж в периоде отгрузки, покупатель — в книге покупок не ранее принятия товара на учёт. Такой документ одновременно подтверждает расход и даёт право на вычет налога.
Применяют продавцы, не предъявляющие налог: организации и предприниматели на упрощённой системе, освобождённые от обязанностей налогоплательщика, а также при операциях, не облагаемых налогом.
Графы, относящиеся к счёту-фактуре, не заполняются или прочёркиваются, в строке налога делается запись «Без налога (НДС)», в книге продаж документ не регистрируется. Как первичный документ он полноценен: подтверждает передачу, расход и размер задолженности.
Товар (результат работ, услуга) передан __________, принят __________. Транспортировка и груз: __________.
Даты указываются фактические. По дате передачи определяются момент исполнения обязанности продавца, переход права собственности и риска случайной гибели, если договором не установлено иное.
Покупатель проверяет количество, ассортимент, комплектность и внешнее состояние товара при приёмке и указывает расхождения до подписания. Документ, подписанный без замечаний, означает приёмку в том виде, как он составлен, и переносит на покупателя бремя доказывания недостатков.
Выявленные расхождения оформляются актом по форме, приведённой в Приложение № 2. Подписанный акт не лишает покупателя права заявить о скрытых недостатках в разумный срок после их обнаружения, но молчание в течение длительного времени толкуется против него.
Вместе с передаточным документом покупателю вручаются относящиеся к товару бумаги: сертификаты и декларации соответствия, паспорта изделий, руководства по эксплуатации, гарантийные талоны. Их состав фиксируется описью — Приложение № 1, — чтобы позже не спорить, передавались ли документы вообще.
Если принадлежности и документы не переданы, покупатель вправе назначить разумный срок для их передачи, а по его истечении отказаться от товара.
Со стороны продавца документ подписывает лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни: __________, основание полномочий — __________.
Со стороны покупателя груз или результат принимает __________, основание полномочий — __________.
При статусе 1 документ дополнительно подписывают руководитель и главный бухгалтер организации либо уполномоченные приказом лица; предприниматель подписывает его сам с указанием реквизитов свидетельства о государственной регистрации.
Полномочия работника склада, экспедитора или водителя подтверждаются доверенностью. Подпись лица, чьи полномочия не подтверждены, — типичное основание для отказа во взыскании долга за поставленный товар.
Право покупателя на вычет подтверждает документ со статусом 1, оформленный по правилам счёта-фактуры, при условии принятия товара на учёт и использования его в облагаемой налогом деятельности.
Ошибки, не мешающие идентифицировать продавца, покупателя, наименование и стоимость товара, ставку и сумму налога, не являются основанием для отказа в вычете. Ошибка в наименовании товара, в ставке или в сумме налога основанием для отказа является, и исправлять её приходится через исправленный документ.
Вычет заявляется в периоде принятия на учёт либо в пределах трёх лет с этой даты; переносить частями по одному документу допустимо не для всех операций.
Ошибку в реквизитах, влияющих на налог, исправляют не правкой подписанного экземпляра, а составлением исправленного документа с тем же номером и датой и с указанием номера и даты исправления. Прежний экземпляр не уничтожается и остаётся в учёте обеих сторон.
Если количество или цена изменились по соглашению сторон, оформляется не исправление, а корректировочный документ: он фиксирует согласованное изменение стоимости и основание — соглашение, акт о расхождениях или претензию.
Покупатель, уже принявший налог к вычету, при уменьшении стоимости восстанавливает разницу в периоде получения корректировочного документа; продавец в этом же периоде заявляет вычет на сумму уменьшения.
Экземпляры документа и подтверждающие файлы хранятся не менее пяти лет: этот срок установлен и для документов бухгалтерского учёта, и для документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов. Срок считают с окончания года, в котором документ последний раз использовался для составления отчётности.
Данные документа переносятся в регистры бухгалтерского учёта, а при статусе 1 — в книгу продаж у продавца и книгу покупок у покупателя. Регистры хранятся по тем же правилам, что и первичные документы.
Электронные экземпляры хранят в том формате, в котором они были подписаны, вместе с квитанциями оператора и сведениями о сертификатах подписи: распечатка электронного документа сама по себе доказательством не является. По требованию налогового органа документы представляют в установленный срок, и их отсутствие приравнивается к непредставлению.
Отсутствие первичного документа или его оформление с нарушениями — грубое нарушение правил учёта доходов и расходов: штраф на организацию, а при занижении налоговой базы — штраф в процентах от неуплаченной суммы налога. На должностное лицо налагается административный штраф за грубое нарушение требований к бухгалтерскому учёту.
Отдельный риск — снятие расходов и отказ в вычете. Документ, подписанный неустановленным лицом или описывающий операцию, которой в действительности не было, влечёт доначисление налога, пеней и штрафа, а при доказанном умысле — штраф в повышенном размере.
В гражданском споре подписанный документ подтверждает факт передачи и размер долга. При его отсутствии продавец доказывает поставку косвенными доказательствами — перепиской, пропусками на склад, показаниями водителя — и чаще всего проигрывает.
Документ не заменяет авансовый счёт-фактуру при получении предоплаты, транспортную накладную, подтверждающую расходы на перевозку и участие перевозчика, и акт по договору подряда, если стороны согласовали приёмку с оговорками и гарантийным удержанием.
При посреднических операциях, при передаче имущества в аренду и при распоряжении правами на результаты интеллектуальной деятельности форма применяется с оговорками: убедитесь, что порядок передачи и приёмки описан в договоре, а предмет передачи определён однозначно.
Поставщик (Исполнитель) __________ Дата рождения: __________ Паспорт: __________, выдан __________ __________ Адрес места жительства: __________ | Покупатель (Заказчик) __________ Дата рождения: __________ Паспорт: __________, выдан __________ __________ Адрес места жительства: __________ |
К универсальному передаточному документу № __________ от __________
Вместе с товаром переданы перечисленные ниже документы. Опись подписывается обеими сторонами и хранится вместе с передаточным документом.
| № | Наименование документа | Номер и дата | Кол-во листов | Отметка о получении |
|---|---|---|---|---|
Передал от имени __________: ____________________ / ____________________ /
Принял от имени __________: ____________________ / ____________________ /
Дата передачи документов: ____________________
К универсальному передаточному документу № __________ от __________
Акт составляется при приёмке, если фактические количество, ассортимент, комплектность или состояние товара не совпали со сведениями передаточного документа.
Приёмка проведена по адресу: __________. Дата приёмки: __________.
| № | Позиция по документу | По документу | Фактически | Расхождение | Характер (недостача / излишек / бой / пересорт) | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|
Выводы и требования покупателя: ______________________________________________
Акт подписывают представители обеих сторон. При отказе представителя продавца от подписи делается отметка об отказе, и акт подписывается покупателем с участием не менее двух незаинтересованных лиц с указанием их фамилий и должностей.
Представитель продавца: ____________________ / ____________________ /
Представитель покупателя: ____________________ / ____________________ /
Ответы и заполненные поля вернутся к исходным
Универсальный передаточный документ (УПД)·17 частей
Сохраним документ в вашем кабинете
Формат файла