Регламент делопроизводства и документооборота по охране труда

1.1. Настоящий Регламент делопроизводства и документооборота устанавливает единый порядок создания, оформления, регистрации, движения, исполнения и хранения документов в __________.

1.2. Регламент является локальным нормативным актом и обязателен для всех работников организации независимо от должности и места выполнения работы, включая дистанционных работников.

1.3. Регламент утверждён приказом __________ от __________ и вводится в действие с __________, действует до отмены или замены новым регламентом.

1.4. Работодатель обязан знакомить работников под подпись с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью, до подписания трудового договора.

1.5. Регламент пересматривается __________, а также при изменении структуры организации, состава документов или требований законодательства.

1.6. В части, не урегулированной настоящим Регламентом, применяются требования законодательства об архивном деле, об информации и о персональных данных.

2.1. Документ — зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать.

2.2. Документооборот — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело или отправки.

2.3. Регистрация документа — запись учётных данных о документе с присвоением ему регистрационного номера и даты.

2.4. Дело — совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и имеющих одинаковый срок хранения.

2.5. Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения.

2.6. Экспертиза ценности документов — определение сроков хранения документов и отбор их для архивного хранения или уничтожения.

2.7. Электронный документ — документированная информация в электронной форме, пригодная для восприятия человеком и для передачи по сетям связи.

2.8. Электронная подпись — информация в электронной форме, присоединённая к подписываемой информации и используемая для определения подписавшего лица.

3.1. Регламент распространяется на документы: __________.

3.2. Перечень видов документов, охваченных Регламентом: __________

3.3. Регламент не распространяется на работу с документами, содержащими сведения, отнесённые к государственной тайне.

3.4. К документам, содержащим коммерческую тайну и персональные данные, требования Регламента применяются с учётом ограничений, установленных отдельными локальными актами организации.

3.5. Первичные учётные документы и налоговая отчётность оформляются по правилам законодательства о бухгалтерском учёте и о налогах; Регламент применяется к ним только в части регистрации, передачи и хранения.

4.1. Ведение делопроизводства организовано по модели: __________.

4.2. Ответственным за делопроизводство назначается __________ __________; назначение оформляется приказом руководителя.

4.3. Ответственный ведёт регистрацию документов, контролирует сроки исполнения, формирует дела и готовит их к передаче на хранение.

4.4. Руководители структурных подразделений отвечают за соблюдение Регламента подчинёнными работниками и за сохранность документов, находящихся в подразделении.

4.5. На время отпуска, болезни или командировки ответственного его обязанности передаются другому работнику приказом руководителя; документы и дела передаются по акту.

5.1. Документы оформляются на бланках организации: __________

5.2. Обязательные реквизиты документа: наименование организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка об исполнителе.

5.3. Датой документа является дата его подписания или утверждения, а для протокола — дата заседания.

5.4. Заголовок к тексту формулируется кратко и отвечает на вопрос «о чём»; точка в заголовке не ставится.

5.5. Отметка об исполнителе содержит фамилию, инициалы и телефон работника, подготовившего документ, и размещается в нижней части последнего листа.

5.6. Требования к набору текста: __________

5.7. Документ на двух и более листах нумеруется начиная со второго листа; номер проставляется по центру верхнего поля.

6.1. Всю поступающую корреспонденцию принимает ответственный за делопроизводство независимо от способа доставки: почта, курьер, электронная почта, портал, лично.

6.2. При приёме проверяются правильность адресования, целостность упаковки и комплектность вложения; ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю.

6.3. Конверты вскрываются, кроме отправлений с отметкой «Лично»; конверт сохраняется, если дата почтового штемпеля важна для срока или адрес отправителя указан только на нём.

6.4. При обнаружении недостачи вложения или повреждения документа составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю.

6.5. Документы предварительно рассматриваются на предмет срочности: претензии, требования государственных органов и судебные документы передаются руководителю в день поступления.

6.6. Не подлежат регистрации рекламные материалы, приглашения, каталоги и поздравления — они передаются адресатам без внесения в журнал.

7.1. Каждый поступивший, отправляемый и внутренний документ регистрируется однократно в соответствующем журнале регистрации по форме Приложение № 2.

7.2. Срок регистрации поступивших документов: __________

7.3. На поступившем документе проставляется регистрационный штамп с датой поступления и входящим номером; на исходящем — исходящий номер и дата.

7.4. Нумерация регистрационных номеров ведётся раздельно для входящих, исходящих и внутренних документов и начинается заново с первого января каждого года.

7.5. Приказы по основной деятельности, по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам регистрируются в разных журналах, поскольку имеют разные сроки хранения.

7.6. Регистрация задним числом, пропуск и повторное использование номеров не допускаются.

8.1. После рассмотрения руководителем документ передаётся исполнителю с резолюцией, содержащей фамилию исполнителя, поручение и срок исполнения.

8.2. Сроки исполнения документов: __________

8.3. Если срок в резолюции не указан, документ исполняется в срок, установленный настоящим Регламентом для данного вида документов.

8.4. Документы, поставленные на контроль, отмечаются в журнале регистрации; ответственный за делопроизводство напоминает исполнителю о сроке не позднее чем за два рабочих дня до его истечения.

8.5. Продление срока исполнения допускается по письменному решению руководителя, принятому до истечения первоначального срока, с отметкой в журнале.

8.6. Документ снимается с контроля после того, как ответ фактически отправлен адресату, а не после подготовки его проекта.

9.1. Проект исходящего документа готовит работник, которому поручено исполнение; ответственность за достоверность содержания несёт исполнитель.

9.2. Маршрут согласования: __________

9.3. Согласование оформляется визой на копии документа или отметкой в системе документооборота; виза включает должность, подпись, расшифровку и дату.

9.4. Замечания согласующего излагаются письменно; документ с неснятыми замечаниями на подпись руководителю не передаётся.

9.5. Право подписи документов имеет руководитель, а также лица, уполномоченные доверенностью или приказом, в пределах предоставленных полномочий.

9.6. Подписанный документ регистрируется, после чего отправляется адресату; копия с визами помещается в дело.

10.1. Способ отправки выбирается исходя из юридического значения документа: обычная переписка отправляется электронной почтой, юридически значимые сообщения — заказным письмом с описью вложения.

10.2. Претензии, уведомления об отказе от договора, требования и иные юридически значимые сообщения направляются по адресу, указанному в договоре, а при его отсутствии — по адресу из реестра.

10.3. Юридически значимое сообщение считается доставленным и тогда, когда оно поступило адресату, но по зависящим от него обстоятельствам не было ему вручено или адресат с ним не ознакомился.

10.4. Почтовые квитанции, описи вложения и распечатки отслеживания отправлений хранятся вместе с копией отправленного документа в течение срока хранения дела.

10.5. Отправка документа по электронной почте признаётся надлежащей, если такой способ прямо предусмотрен договором с контрагентом и адрес указан в договоре.

11.1. Приказ издаётся по вопросам основной деятельности и оформляется констатирующей частью, словом «ПРИКАЗЫВАЮ», пунктами поручений с исполнителями и сроками и пунктом о контроле исполнения.

11.2. Служебная и докладная записки применяются для внутренней переписки между подразделениями и адресуются руководителю или руководителю подразделения.

11.3. Протокол фиксирует ход и результаты совещания и содержит состав присутствовавших, повестку, выступления, принятые решения, исполнителей и сроки.

11.4. Акт составляется комиссией не менее чем из двух работников и подписывается всеми членами комиссии; особое мнение излагается отдельно и прилагается к акту.

11.5. Внутренние документы регистрируются в день подписания и доводятся до исполнителей под подпись или через систему документооборота.

12.1. Форма документооборота: __________.

12.2. Применяемый вид электронной подписи: __________.

12.3. Информация в электронной форме, подписанная усиленной квалифицированной электронной подписью, признаётся электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно.

12.4. Использование простой или усиленной неквалифицированной подписи допускается только при наличии соглашения об этом с работниками или контрагентами, определяющего порядок проверки подписи.

12.5. Работник обязан обеспечивать конфиденциальность ключа электронной подписи и немедленно уведомлять ответственного о его компрометации, утрате носителя или увольнении владельца.

12.6. Электронные документы хранятся в структуре папок или разделов системы, соответствующей номенклатуре дел, вместе со сведениями о проверке электронной подписи.

12.7. Не реже одного раза в год выполняется резервное копирование электронных документов; резервная копия хранится отдельно от основного хранилища.

13.1. Номенклатура дел утверждается руководителем на календарный год.

13.2. В номенклатуру включаются все дела, заводимые в организации, с указанием индекса, заголовка, количества томов и срока хранения.

13.3. Исполненные документы помещаются в дело в соответствии с номенклатурой в течение десяти рабочих дней после завершения исполнения.

13.4. В дело помещается один экземпляр документа с визами согласования и отметкой об исполнении; черновики, дубликаты и рабочие копии в дело не подшиваются.

13.5. Документы в деле располагаются в хронологическом порядке.

13.6. Объём дела не превышает 250 листов, при превышении заводится следующий том.

13.7. Документы постоянного и временного хранения формируются в разные дела, поскольку они уничтожаются в разные сроки.

14.1. Модель хранения: __________.

14.2. Организация обязана обеспечивать сохранность архивных документов в течение установленных сроков их хранения, включая документы по личному составу.

14.3. Дела временного хранения до трёх лет остаются в подразделениях, дела длительного и постоянного хранения передаются на хранение по описи через год после завершения делопроизводством.

14.4. Дела длительного хранения оформляются полностью: листы нумеруются, составляется внутренняя опись и лист-заверитель, дело подшивается в твёрдую обложку.

14.5. Документы по личному составу хранятся 50 лет, если они созданы начиная с 2003 года, и 75 лет, если созданы ранее.

14.6. Выдача дел во временное пользование работникам и сторонним организациям оформляется распиской или актом с указанием срока возврата.

15.1. Ежегодно проводится экспертиза ценности документов, по итогам которой отбираются дела на постоянное хранение и дела с истёкшими сроками хранения.

15.2. Экспертизу проводит комиссия, назначаемая приказом руководителя, в составе не менее трёх работников, включая ответственного за архив.

15.3. Уничтожение документов оформляется актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению; акт утверждает руководитель.

15.4. Документы уничтожаются способом, исключающим восстановление информации: шредированием или передачей на утилизацию по договору с актом.

15.5. Уничтожение документов до истечения срока хранения не допускается, а акт о выделении к уничтожению хранится постоянно.

15.6. Дела, по которым ведётся спор, проверка или судебное разбирательство, не уничтожаются до окончания разбирательства независимо от срока хранения.

20.1. Регламент вступает в силу с __________ и действует до его отмены или замены новым локальным нормативным актом.

20.2. Все работники организации знакомятся с Регламентом под подпись; лист ознакомления оформляется по форме Приложение № 1 и хранится вместе с Регламентом.

20.3. Вновь принимаемые работники знакомятся с Регламентом до подписания трудового договора.

20.4. Изменения в Регламент вносятся приказом руководителя; работники знакомятся с изменениями под подпись в том же порядке.

20.5. Действующая редакция Регламента размещается в общем доступе для работников и хранится у ответственного за делопроизводство.

20.6. Утверждено: __________ __________, приказ __________ от __________, __________.