Разделы
Опись составлена: __________.
Дело (пакет документов): __________.
Назначение описи: __________. Дата составления: __________.
Состав вложения: __________.
Опись составил: __________ __________.
| № п/п | Наименование документа | Дата документа | Номер документа | Количество листов | Номера листов дела | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|
Итого: __________ (__________) __________ на __________ (__________) __________.
Опись составил: __________ __________ ______________ (подпись), __________.
Каждый документ вписывайте отдельной строкой и так, чтобы его можно было опознать: вид, дата, номер, а при необходимости — стороны. Запись «договоры, 5 шт.» превращает опись в бесполезную бумагу, потому что по ней нельзя понять, какие именно договоры передавались.
Количество листов указывайте по каждому документу и обязательно выводите итог: расхождение итога и суммы строк — первое, на что смотрят при споре о недостаче.
Итоговое количество документов и листов пишите цифрами и прописью — так в опись нельзя дописать лишнее и нельзя переправить цифру.
Свободные строки бланка прочеркните, а если опись занимает несколько листов — нумеруйте листы и на каждом ставьте подпись составителя.
В графе «Примечание» отмечайте особенности: документ передан в виде копии, в документе отсутствует лист, документ подлежит возврату к определённой дате.
При передаче документов другому лицу опись составляется в двух экземплярах: один остаётся у передающей стороны с подписью принявшего, второй уходит вместе с документами.
Принимающий подписывает опись только после того, как фактически сверил документы построчно. Подпись «не глядя» переносит на него риск: доказать, что документа в пакете не было, после подписания почти невозможно.
Если документы передаются с курьером или почтой, роль подписи принявшего выполняют опись вложения и уведомление о вручении — тогда описи нужен статус приложения к отправлению.
При передаче подлинников имеет смысл оставить у себя копии всего пакета и отметить это в описи: возврат оригиналов иногда затягивается на месяцы. Расписку о получении документов можно оформить отдельно по форме Приложение № 1.
Ошибку в описи не замазывают и не переписывают поверх. Неверную запись зачёркивают одной чертой так, чтобы её можно было прочитать, рядом пишут правильную и заверяют надписью «Исправленному верить» с подписью и датой.
Если опись уже подписана обеими сторонами, исправление действует только тогда, когда его заверили оба подписанта. Односторонняя правка после подписания — основание считать опись подделанной.
Пропущенный документ дописывают в свободную строку и корректируют итог, а не вклиниваются между строками мелким почерком.
Когда правок набирается больше двух-трёх, опись проще составить заново, а черновой экземпляр уничтожить: испещрённая исправлениями опись в споре работает против того, кто её составил.
Электронную опись, уже отправленную адресату, исправляют новым файлом с пометкой о том, какая версия отменяется, и повторной отправкой тем же каналом.
Опись с подписью принявшего — основное доказательство того, какие документы у кого находятся. Без неё спор сводится к взаимным утверждениям, и проигрывает тот, кто не может подтвердить передачу.
Самый частый спор — недостача: получатель заявляет, что документа не было. Защищают три вещи: построчная опись, подпись получателя на каждом листе описи и отметка о количестве листов по каждому документу.
Второй спор — невозврат подлинников. Указывайте в описи срок возврата и отметку о том, что переданы именно подлинники: тогда требование о возврате не придётся выводить из переписки.
Третий спор — персональные данные. Если в описи фигурируют фамилии работников или клиентов, передача сведений посторонним лицам допустима только при законном основании, а сама опись хранится с теми же ограничениями доступа, что и документы.
Опись без подписи принимающего доказывает только то, что вы её напечатали. Юридическую силу ей даёт отметка получателя: дата, должность, подпись и расшифровка.
Если получатель отказывается подписывать, зафиксируйте отказ: составьте об этом акт в присутствии двух свидетелей либо отправьте пакет почтой с описью вложения и уведомлением о вручении.
Опись без итога цифрами и прописью оспаривается легко: в свободное место дописывается лишняя строка, и доказать подлог потом нечем.
Опись с обобщёнными записями вроде «кадровые документы, 1 папка» в суде равна отсутствию описи — установить по ней, какой именно документ передавался, невозможно.
Утрата переданных подлинников влечёт возмещение расходов на восстановление, а по невосстановимым документам — возмещение убытков, размер которых придётся доказывать отдельно.
Опись, составленная задним числом, распознаётся по мелочам: несовпадение дат с журналом регистрации, ссылки на документы, которых на ту дату ещё не существовало, чернила и шрифт. Составляйте её в день передачи.
Опись храните столько же, сколько документы, о которых она составлена, и вместе с ними: отдельно лежащая опись без пакета документов теряет смысл.
Экземпляр описи с подписью принявшего сканируйте сразу и храните в электронном виде — бумажные подписи выцветают, а восстановить их потом нечем.
При передаче документов в архив опись составляют по правилам архива организации: отдельно по делам постоянного хранения и по делам по личному составу.
Если документы уничтожаются по истечении срока хранения, опись служит основанием акта об уничтожении: в акт переносят те же строки, что и в описи.
РАСПИСКА
о получении документов по описи
Я, ____________________ (Ф.И.О., паспорт: серия ____ № ______, выдан ____________), действующий от своего имени, получил от __________ документы по описи от __________: __________ (__________) __________ на __________ (__________) листах.
Документы сверены построчно, расхождений с описью не выявлено, за исключением: ____________________________.
Получено: __________.
Дата: ____________. Подпись: ______________ / ____________________ (расшифровка).
ОТМЕТКА О ВОЗВРАТЕ ДОКУМЕНТОВ
Документы, переданные по описи от __________ (__________), возвращены передавшей стороне.
| № п/п | Наименование документа | Количество листов | Дата возврата | Подпись принявшего |
|---|---|---|---|---|
Возвращено: ______ (______________________) документов на ______ (______________________) листах.
Расхождений при возврате не выявлено, за исключением: ____________________________________.
Документы вернул: ______________ (подпись) / ____________________ (расшифровка). Дата: ____________.
Документы принял: ______________ (подпись) / ____________________ (расшифровка). Дата: ____________.
АКТ О РАСХОЖДЕНИИ С ОПИСЬЮ
Составлен при приёме документов по описи от __________ (__________).
| № п/п | Документ по описи | Заявлено листов | Фактически принято | Характер расхождения |
|---|---|---|---|---|
Всего выявлено расхождений: ______ позиций.
Объяснения передающей стороны: ____________________________________________________.
Принятое решение: документы приняты частично, недостающие позиции подлежат досылке до ____________.
Акт составлен в двух экземплярах, по одному каждой стороне, и является неотъемлемой частью описи.
Передал: ______________ / ____________________. Принял: ______________ / ____________________.
Ответы и заполненные поля вернутся к исходным
Опись документов·22 частей
Сохраним документ в вашем кабинете
Формат файла