Инструкция по взаимодействию с Роскомнадзором

1.1. Настоящая Инструкция определяет последовательность личных действий работника __________ (далее — Оператор), на которого возложена организация обработки персональных данных, при взаимодействии с уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных.

1.2. Исполнителем по настоящей Инструкции является __________ __________ 152-ФЗ ст. 22.1152-ФЗ ст. 22.1Лицо, ответственное за организацию обработки данных.

1.3. На время его отсутствия обязанности исполняет __________ на основании приказа руководителя.

1.4. Общий порядок взаимодействия Оператора с регуляторами, распределение ролей между подразделениями и порядок исполнения предписаний установлены регламентом взаимодействия с уполномоченными органами.

1.5. Настоящая Инструкция не заменяет регламент, а описывает, что и в какой последовательности делает лично исполнитель.

1.6. Исполнитель ведёт переписку с территориальным органом — __________, а также через личный кабинет оператора на портале уполномоченного органа.

1.7. Регистрационный номер Оператора в реестре операторов: __________.

1.8. Номер указывается в каждом исходящем документе, направляемом уполномоченному органу.

1.9. Исполнитель не вправе самостоятельно признавать нарушение, принимать обязательства об устранении и подписывать объяснения по существу вменяемого нарушения без письменного согласования с руководителем.

2.1. Исполнитель контролирует наступление событий, с которыми закон связывает обязанность обратиться к уполномоченному органу, и выполняет соответствующее действие в срок.

2.2. Ежеквартально исполнитель сверяет сведения в реестре операторов со сведениями фактической обработки и докладывает руководителю о выявленных расхождениях.

3.1. Исполнитель получает у подразделений и проверяет сведения, из которых складывается уведомление.

3.2. Учредительные и регистрационные данные Оператора: полное наименование, ИНН __________, ОГРН __________, адрес __________, контактный телефон __________ и адрес электронной почты __________.

3.3. Перечень целей обработки по каждому процессу — из политики обработки персональных данных и приказа об утверждении перечня персональных данных.

3.4. Категории субъектов и состав обрабатываемых данных по каждой цели — из перечня обрабатываемых персональных данных.

3.5. Правовые основания обработки по каждой цели со ссылкой на конкретную норму или на согласие субъекта 152-ФЗ ст. 6152-ФЗ ст. 6Условия обработки персональных данных.

3.6. Перечень действий с данными и способы обработки — с указанием, ведётся ли обработка с использованием средств автоматизации.

3.7. Сведения о лицах, обрабатывающих данные по поручению Оператора, и реквизиты договоров поручения.

3.8. Сведения о месте нахождения баз данных на территории Российской Федерации и об условиях прекращения обработки.

3.9. Сведения об ответственном за организацию обработки персональных данных и о принятых мерах защиты.

4.1. Исполнитель сверяет собранные сведения с фактической обработкой и с текстом политики обработки персональных данных: расхождение между уведомлением и политикой выявляется при первой же проверке.

4.2. Исполнитель проверяет, что каждая заявленная цель обеспечена правовым основанием, а состав данных по цели не избыточен 152-ФЗ ст. 5152-ФЗ ст. 5Принципы обработки персональных данных.

4.3. Исполнитель проверяет, что перечень категорий субъектов включает все фактические группы: работников, кандидатов, клиентов, контрагентов — физических лиц и их представителей, посетителей сайта.

4.4. Исполнитель фиксирует результат проверки служебной запиской на имя руководителя с приложением проекта уведомления и получает согласование до подачи.

4.5. Проект уведомления и согласование хранятся в деле по взаимодействию с уполномоченным органом.

5.1. Уведомление подаётся в электронной форме через личный кабинет оператора на портале уполномоченного органа либо на бумажном носителе в территориальный орган __________.

5.2. Для подачи в электронной форме исполнитель обеспечивает доступ к личному кабинету и наличие действующей усиленной квалифицированной электронной подписи руководителя либо доверенности на подписание 63-ФЗ ст. 663-ФЗ ст. 6Условия признания электронных документов.

5.3. Исполнитель заполняет форму уведомления сведениями, проверенными и согласованными в порядке, установленном настоящей Инструкцией, и подписывает её электронной подписью уполномоченного лица.

5.4. После отправки исполнитель сохраняет квитанцию о приёме уведомления, присвоенный входящий номер и дату отправки.

5.5. Копия поданного уведомления, квитанция и подтверждение подписания подшиваются в дело по взаимодействию с уполномоченным органом и хранятся весь период обработки персональных данных.

6.1. Исполнитель контролирует включение Оператора в реестр операторов и получение регистрационного номера.

6.2. Если по истечении тридцати дней со дня подачи сведения в реестре не появились, исполнитель направляет запрос о ходе рассмотрения уведомления с указанием даты отправки и входящего номера.

6.3. Получив регистрационный номер, исполнитель вносит его в дело, сообщает руководителю и обеспечивает указание номера в исходящей переписке с уполномоченным органом.

6.4. Исполнитель проверяет корректность опубликованных в реестре сведений и при обнаружении ошибки направляет информационное письмо об уточнении.

6.5. Сведения о регистрации Оператора в реестре доводятся до подразделений, ведущих договорную работу, — они ссылаются на них при заключении договоров, требующих подтверждения статуса оператора.

7.1. Исполнитель направляет информационное письмо об изменении ранее поданных сведений не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором возникли изменения 152-ФЗ ст. 22152-ФЗ ст. 22Уведомление об обработке персональных данных.

7.2. Изменением признаётся смена наименования, адреса или контактных данных Оператора, смена лица, ответственного за организацию обработки персональных данных, появление новой цели обработки или новой категории субъектов, изменение состава обрабатываемых данных, начало или прекращение трансграничной передачи, изменение места нахождения баз данных, привлечение нового лица, обрабатывающего данные по поручению.

7.3. Руководители подразделений сообщают исполнителю о наступлении любого из перечисленных обстоятельств в течение трёх рабочих дней со дня, когда решение принято, — до фактического начала новой обработки.

7.4. Исполнитель включает контроль изменений в ежеквартальную сверку сведений реестра и фиксирует результат сверки в деле.

7.5. Пропуск срока направления письма исполнитель фиксирует в служебной записке с указанием причины: сведения понадобятся при рассмотрении вопроса об ответственности.

9.1. Работник, получивший письмо, запрос или требование уполномоченного органа в любой форме, в том числе по электронной почте или в личном кабинете, в тот же рабочий день передаёт его исполнителю.

9.2. Исполнитель регистрирует документ в день поступления, определяет срок ответа по тексту запроса и, если срок не указан, исчисляет его как десять рабочих дней со дня получения.

9.3. Исполнитель докладывает о запросе руководителю в день регистрации и определяет подразделения, у которых запрашиваются сведения; подразделения представляют сведения не позднее чем за три рабочих дня до истечения срока ответа.

9.4. Исполнитель готовит ответ, комплектует приложения по описи и согласовывает его с руководителем.

9.5. Ответ подписывает руководитель или уполномоченное доверенностью лицо.

9.6. Ответ направляется способом, обеспечивающим подтверждение доставки, с указанием регистрационного номера Оператора и реквизитов запроса.

9.7. Копия ответа с отметкой об отправке подшивается в дело.

9.8. Если сведения к сроку собрать невозможно, исполнитель до истечения срока направляет мотивированное ходатайство о продлении с указанием причины и предлагаемой даты представления сведений.

9.9. Непредставление или несвоевременное представление сведений по запросу образует состав административного правонарушения КоАП РФ ст. 19.7КоАП РФ ст. 19.7Непредставление сведений (информации).

11.1. Исполнитель поддерживает в актуальном состоянии комплект документов, предъявляемых при проверке, и проверяет его состав не реже одного раза в полгода 152-ФЗ ст. 18.1152-ФЗ ст. 18.1Меры, направленные на обеспечение выполнения оператором обязанностей, предусмотренных настоящим Федеральным законом.

11.2. Комплект хранится в электронном виде и в бумажных копиях по месту нахождения исполнителя.

12.1. Неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, установленных настоящей Инструкцией, влечёт дисциплинарную ответственность ТК РФ ст. 192ТК РФ ст. 192Дисциплинарные взыскания.

12.2. Обработка персональных данных без направления уведомления, когда его направление обязательно, и нарушение порядка обработки образуют состав административного правонарушения КоАП РФ ст. 13.11КоАП РФ ст. 13.11Нарушение законодательства о персональных данных.

12.3. Непредставление либо несвоевременное представление сведений по запросу уполномоченного органа, а равно представление сведений в неполном или искажённом виде влечёт административную ответственность КоАП РФ ст. 19.7КоАП РФ ст. 19.7Непредставление сведений (информации).

12.4. Невыполнение в срок законного предписания об устранении нарушений влечёт самостоятельную административную ответственность КоАП РФ ст. 19.5КоАП РФ ст. 19.5Невыполнение в срок законного предписания (постановления, представления, решения) органа (должностного лица), осуществляющего государственный надзор (контроль), должностного лица, осуществляющего муниципальный контроль.

12.5. Привлечение работника к дисциплинарной ответственности не освобождает Оператора от ответственности перед субъектами персональных данных 152-ФЗ ст. 24152-ФЗ ст. 24Ответственность за нарушение закона о ПДн.

13.1. Взаимодействие ведётся через личный кабинет оператора на портале уполномоченного органа и с территориальным органом __________.

13.2. Контактные данные Оператора для получения корреспонденции уполномоченного органа: адрес __________, электронная почта __________, телефон __________.

13.3. Эти данные поддерживаются в актуальном состоянии в реестре операторов.

13.4. Ответственный за организацию обработки персональных данных: __________ __________.

13.5. Замещающий работник: __________.

13.6. Порядок обработки персональных данных Оператора раскрыт в политике, опубликованной на сайте __________.

14.1. Ответственный за организацию обработки персональных данных:

14.2. __________ ______________

14.3. __________

14.4. Руководитель:

14.5. __________ ______________

14.6. __________