График отпусков при приёме новых сотрудников после утверждения

График отпусков распределяет ежегодные оплачиваемые отпуска всех работников на календарный год и заменяет собой заявления: основанием для отпуска служит сам график, а не просьба работника. Составить и утвердить его обязан каждый работодатель, у которого есть хотя бы один работник по трудовому договору, включая индивидуальных предпринимателей и микропредприятия; исключение сделано только для работодателей — физических лиц, не являющихся предпринимателями.

График на __________ год утверждается не позднее чем за две недели до наступления календарного года, то есть до 17 декабря предшествующего года включительно. После утверждения он обязателен для обеих сторон: работник не вправе уйти в отпуск в другой период по своему усмотрению, работодатель не вправе отказать в отпуске, поставленный в график срок. Именно поэтому график — первый документ, который инспектор труда запрашивает при проверке соблюдения режима отдыха.

Работа над графиком идёт в пять шагов и занимает у кадровой службы ноябрь — первую половину декабря.

В ноябре кадровая служба запрашивает у руководителей подразделений сведения о желаемых периодах отпусков. Форма запроса свободная: опросный лист, служебная записка или таблица в кадровой системе. Пожелания работника, не входящего в льготные категории, для работодателя необязательны — их учитывают, пока это не мешает нормальному ходу работы подразделения. Одновременно проверяют остатки неиспользованных дней за прошлые годы: они тоже должны попасть в график, иначе накопленные отпуска так и останутся неотгулянными.

По каждому работнику указывают подразделение, должность по штатному расписанию, фамилию и инициалы, табельный номер, количество календарных дней и дату начала отпуска. Количество дней складывается из основного отпуска (28 календарных дней, у отдельных категорий больше) и всех дополнительных — за ненормированный рабочий день, за вредные условия труда, за работу в районах Крайнего Севера. Даты ставят так, чтобы подразделение не осталось без исполнителей: два человека одной должности не уходят в отпуск в один период. Учтены работники с правом выбора периода: __________

Отдельные категории вправе назвать удобное для себя время, и работодатель обязан поставить в график именно его.

Это работники с тремя и более детьми до 18 лет, пока младшему нет 14; родители и опекуны детей-инвалидов; работники моложе 18 лет; мужья в период отпуска жены по беременности и родам; женщины перед отпуском по беременности и родам или сразу после него.

Совместители получают отпуск одновременно с отпуском по основному месту работы, а если там отпуск длиннее — недостающие дни им предоставляют без сохранения заработной платы.

Право на удобное время подтверждают документами: свидетельствами о рождении, справкой с основного места работы, справкой об инвалидности ребёнка. Копии подшивают к графику.

График утверждается приказом руководителя от __________ № __________. Отдельной подписи каждого работника на самом графике закон не требует, но работодателю удобно ознакомить всех под подпись: тогда никто не сможет сослаться на то, что не знал своих дат. Лист ознакомления приведён в Приложение № 1. Копии или выписки по подразделениям передают руководителям, а работникам сообщают их даты любым принятым в организации способом.

О времени начала отпуска работника извещают под подпись не позднее чем за две недели. Способ извещения: __________. Две недели считаются от даты, когда работник фактически расписался, поэтому устного напоминания или записи в чате недостаточно.

Если работодатель пропустил срок извещения либо не выплатил отпускные не позднее чем за три дня до начала отпуска, работник вправе потребовать перенести отпуск на другой срок по согласованию с ним. Отпускные перечисляют за три календарных дня до начала отпуска — этот срок отсчитывается независимо от того, попадает ли он на выходные.

График не догма: в течение года он меняется, и каждое изменение оформляется документом.

Отпуск переносится на другой срок по соглашению сторон, если работник заболел в отпуске, исполнял государственные обязанности или не был вовремя извещён и не получил отпускные в срок; в этих случаях перенос обязателен по требованию работника.

Отзыв из отпуска допускается только с согласия работника, а неиспользованные дни он использует в удобное для себя время в текущем году либо присоединяет к отпуску за следующий год.

Не допускается непредоставление отпуска два года подряд, а также отзыв из отпуска работников до 18 лет, беременных женщин и занятых на работах с вредными условиями труда.

Часть отпуска сверх 28 календарных дней может быть заменена денежной компенсацией по письменному заявлению работника, кроме тех же категорий.

Основанием переноса служит заявление работника и приказ; в графе «Перенесение» указывают основание и новую дату, сам график при этом не переутверждают.

Право на отпуск за первый год работы возникает через шесть месяцев непрерывной работы, а по соглашению сторон отпуск может быть предоставлен и раньше. До истечения шести месяцев отпуск предоставляется по заявлению женщинам перед отпуском по беременности и родам или после него, работникам до 18 лет и усыновившим ребёнка в возрасте до трёх месяцев.

Работников, принятых после утверждения графика, вносят в него дополнением: издают приказ о внесении изменений и дописывают строку. Тем, кто уволился, строку не удаляют — она остаётся как след того, что отпуск планировался.

Составил: __________ ____________ __________

Утвердил: __________ ____________ __________, приказ от __________ № __________

Подпись составителя подтверждает, что данные сверены со штатным расписанием и остатками отпусков; подпись руководителя вводит график в действие. У индивидуального предпринимателя без кадровой службы обе подписи ставит сам предприниматель, и это не ошибка.

Подлинник графика с подписями хранится у работодателя: __________. Срок хранения графика отпусков — три года, он исчисляется с 1 января года, следующего за годом, на который график составлен. Вместе с графиком в дело подшивают приказ об утверждении, мотивированное мнение профсоюза, заявления и приказы о переносе отпусков, документы льготных категорий.

График содержит персональные данные работников: фамилии, должности, табельные номера, периоды отсутствия. Вывешивать его на общедоступной доске объявлений или рассылать всему коллективу целиком нельзя — доведение до работников делается выписками по подразделениям.

Уничтожение по истечении срока оформляют актом о выделении документов к уничтожению, а не выбрасыванием.