Разделы
Укажите, кто заключает документ. От типа стороны зависят реквизиты: покажем только нужные.
| г. Москва | «2» сентября 2026 г. |
АВАНСОВЫЙ ОТЧЁТ № __________ от __________. Унифицированная форма № АО-1, форма по ОКУД 0302001.
Организация: __________, код по ОКПО __________. Структурное подразделение: __________.
Подотчётное лицо: __________, __________, табельный номер __________.
Назначение аванса: __________.
Отчёт в сумме __________ утверждает __________ __________.
Форма № АО-1 не входит в число обязательных с 2013 года: организация вправе применять её как есть, дополнить своими графами или утвердить собственный бланк в учётной политике. Обязательны только реквизиты первичного документа ст. 9 402 ФЗ.
Получен аванс: __________ руб. Основание выдачи: __________. Остаток или перерасход по предыдущему авансу: __________ руб.
Израсходовано по отчёту: __________ руб. Остаток, подлежащий возврату: __________ руб. Перерасход, подлежащий возмещению работнику: __________ руб.
Приложено оправдательных документов: __________ шт. на __________ листах.
Окончательный расчёт с работником проведён документом: __________.
| Дебет счёта, субсчёта | Сумма, руб. коп. | Кредит счёта, субсчёта | Сумма, руб. коп. |
|---|---|---|---|
Бухгалтерские записи заполняет бухгалтер: расходы относят на счёт затрат, а НДС по документам с выделенным налогом — на счёт 19 в корреспонденции со счётом расчётов с подотчётными лицами.
| № | Дата документа | Номер документа | Наименование документа (расхода) | Сумма по отчёту, руб. | Сумма, принятая к учёту, руб. | Дебет счёта |
|---|---|---|---|---|---|---|
Каждый расход вносят отдельной строкой с реквизитами подтверждающего документа. Итог графы «Сумма по отчёту» должен совпадать с показателем «Израсходовано» на лицевой стороне.
Графу «принято к учёту» заполняет бухгалтер. Если часть расходов не принята, разницу работник возвращает добровольно или её удерживают из зарплаты в установленном порядке.
Оборотную сторону подписывает подотчётное лицо: этой подписью работник подтверждает и перечень расходов, и то, какие документы он передал.
Расходы подтверждают кассовым чеком с обязательными реквизитами, бланком строгой отчётности, товарным чеком вместе с чеком ККТ, квитанцией, счётом гостиницы, маршрут-квитанцией электронного билета с посадочным талоном или справкой перевозчика.
Кассовый чек в электронной форме равнозначен бумажному, поэтому чек из приложения или с электронной почты распечатайте и приложите к отчёту ст. 1.2 54 ФЗ.
Суточные оправдательными документами не подтверждаются: их размер берут из локального нормативного акта или коллективного договора. Не облагаются НДФЛ 700 рублей за день командировки по России и 2 500 рублей за день загранкомандировки ст. 217 НК.
Чек, оформленный на другое лицо, чек без наименования товара и документ с датой вне периода командировки к учёту не принимают: такие расходы инспекция снимает и у организации, и в части НДФЛ работника ст. 252 НК.
Срок, на который выдаются подотчётные деньги, и срок сдачи отчёта устанавливает руководитель в приказе или локальном акте. В нашей форме это __________ рабочих дня со дня истечения срока, на который выданы деньги, или со дня возвращения из поездки — пункт 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У.
Для командировок срок жёсткий: отчёт с подтверждающими документами сдают в течение трёх рабочих дней после возвращения из поездки.
Бухгалтер проверяет отчёт, ставит отметку о принятии к проверке и выдаёт работнику отрывную расписку — Приложение № 1. После этого отчёт утверждает руководитель, и с подотчёта списывается только утверждённая сумма.
Остаток работник вносит в кассу или переводит на счёт организации, перерасход организация возмещает. Выдавать новый аванс до расчёта по предыдущему рискованно: такие суммы инспекция переквалифицирует в беспроцентный заём или в доход работника.
Если подтверждающих документов нет или они оформлены с нарушениями, инспекция признаёт сумму доходом работника: доначисляет НДФЛ и страховые взносы, а расход снимает у организации ст. 210 НК.
Невозвращённый вовремя остаток удерживают из зарплаты по распоряжению руководителя, изданному не позднее одного месяца со дня окончания срока возврата. Если работник оспаривает основание или размер удержания, нужно его письменное согласие ст. 137 ТК.
Общий размер удержаний из одной выплаты не может превышать 20 процентов начисленной зарплаты после удержания НДФЛ ст. 138 ТК.
Месячный срок пропущен — взыскать долг можно только через суд. Поэтому отслеживайте сроки сдачи отчётов и не накапливайте за работниками подотчётные суммы: зависший подотчёт годами — типовая претензия и проверяющих, и покупателя бизнеса.
Организация __________ Дата рождения: __________ Паспорт: __________, выдан __________ __________ Адрес места жительства: __________ |
Отрывная часть формы № АО-1. Выдаётся подотчётному лицу сразу после передачи отчёта и документов.
Принят к проверке авансовый отчёт № ______ от «____» ______________ 20____ г. на сумму ______________ руб. ______ коп. (сумма прописью: ______________________________________).
Количество приложенных документов: ______ на ______ листах.
Бухгалтер ________________ / ______________________________ «____» ______________ 20____ г.
Расписку сохраняйте до утверждения отчёта: она подтверждает, что вы сдали документы в срок, даже если отчёт вернули на доработку.
Ответы и заполненные поля вернутся к исходным
Авансовый отчёт (унифицированная форма № АО-1)·6 частей
Сохраним документ в вашем кабинете
Формат файла