Комплект: Поставка товара под ключ

← К комплекту Войти
1

Дата, номер и место

Печатаются в шапке каждого документа комплекта. Дату можно поставить любую — в том числе прошедшую.

Одна на весь комплект: документы подписываются в один день.
Город слева от даты в шапке: «г. Москва». Приставку «г.» подставим сами.
Договор поставки
Спецификация к договору поставки
Накладная
Универсальный передаточный документ (УПД)
Счёт-фактура
Счёт на оплату
Счёт-договор (счёт-оферта)
Акт выполненных работ / оказанных услуг
Акт сверки взаиморасчётов

Номер необязателен: пустое поле — номер в заголовке не печатается.

2

Стороны

Кто заключает документы. Данные подставятся во все документы комплекта, где есть эта сторона, — вводить их повторно не нужно.

Поставщик
От типа зависят реквизиты: у физлица паспорт, у организации ИНН и КПП.
ИНН: 10 цифр у организации, 12 — у ИП и физлица. Проверить контрагента можно на egrul.nalog.ru.
Укажите фамилию, имя и отчество полностью, как в паспорте. Для документов с падежами система просклоняет автоматически.
ОГРНИП: 15 цифр — регистрационный номер индивидуального предпринимателя.
Покупатель
От типа зависят реквизиты: у физлица паспорт, у организации ИНН и КПП.
ИНН: 10 цифр у организации, 12 — у ИП и физлица. Проверить контрагента можно на egrul.nalog.ru.
Укажите фамилию, имя и отчество полностью, как в паспорте. Для документов с падежами система просклоняет автоматически.
ОГРНИП: 15 цифр — регистрационный номер индивидуального предпринимателя.
Поставщик
От типа зависят реквизиты: у физлица паспорт, у организации ИНН и КПП.
ИНН: 10 цифр у организации, 12 — у ИП и физлица. Проверить контрагента можно на egrul.nalog.ru.
Укажите фамилию, имя и отчество полностью, как в паспорте. Для документов с падежами система просклоняет автоматически.
Исполнитель
От типа зависят реквизиты: у физлица паспорт, у организации ИНН и КПП.
Укажите фамилию, имя и отчество полностью, как в паспорте. Для документов с падежами система просклоняет автоматически.
Выберите дату в календаре — в документ она попадёт цифрами и прописью, где это требуется.
Выберите дату в календаре — в документ она попадёт цифрами и прописью, где это требуется.
Заказчик
От типа зависят реквизиты: у физлица паспорт, у организации ИНН и КПП.
Укажите фамилию, имя и отчество полностью, как в паспорте. Для документов с падежами система просклоняет автоматически.
Выберите дату в календаре — в документ она попадёт цифрами и прописью, где это требуется.
Выберите дату в календаре — в документ она попадёт цифрами и прописью, где это требуется.
Первая сторона (составитель акта)
От типа зависят реквизиты: у физлица паспорт, у организации ИНН и КПП.
Укажите фамилию, имя и отчество полностью, как в паспорте. Для документов с падежами система просклоняет автоматически.
Выберите дату в календаре — в документ она попадёт цифрами и прописью, где это требуется.
Выберите дату в календаре — в документ она попадёт цифрами и прописью, где это требуется.
Вторая сторона (контрагент)
От типа зависят реквизиты: у физлица паспорт, у организации ИНН и КПП.
Укажите фамилию, имя и отчество полностью, как в паспорте. Для документов с падежами система просклоняет автоматически.
Выберите дату в календаре — в документ она попадёт цифрами и прописью, где это требуется.
Выберите дату в календаре — в документ она попадёт цифрами и прописью, где это требуется.
3

Общие данные

Встречаются в нескольких документах комплекта — заполняются один раз.

Укажите числовое значение без единиц измерения — размерность уже указана в названии поля.
Наименование, единица измерения, количество и цена за единицу. Сумма по строке и итог по спецификации считаются автоматически.
Спецификации нумеруются подряд в рамках одного договора: номер и дата отличают одну согласованную партию от другой при сверке расчётов.
Дата подписания. С этого дня партия считается согласованной, от неё же обычно отсчитывается срок поставки.
Номер и дата основного договора должны совпадать с его текстом, иначе спецификация не станет его частью, а условия партии окажутся несогласованными.
Выберите дату в календаре — в документ она попадёт цифрами и прописью, где это требуется.
Сумма должна совпадать с итогом таблицы. В тексте она печатается прописью — это защищает документ от исправления цифр.
Если качество не описано, товар должен быть пригоден для обычного использования — доказать несоответствие ожиданиям будет нечем.
Срок задают конкретной датой или периодом от события — подписания, поступления предоплаты. От него отсчитывается просрочка и начисляется неустойка.
Срок считается от приёмки. Пропустив его, Покупатель сможет ссылаться только на скрытые недостатки.
Если гарантия не установлена, претензии по качеству предъявляют в разумный срок, но не позднее двух лет со дня передачи.
При ЭДО спецификация подписывается усиленной квалифицированной подписью и бумажный экземпляр не нужен.
Сошлитесь на договор или счёт с номером и датой: без основания накладную сложно связать с оплатой, а инспекция может снять расходы.
Количество строк в таблице. Число дублируют прописью в конце накладной, чтобы нельзя было дописать позицию после подписания.
Заполняйте, если товар везёт перевозчик: марка и номер машины, фамилия водителя. По этим данным ищут груз при недостаче.
Сюда пишут оговорки о таре, частичной отгрузке, сопроводительных документах. Пустое поле напечатается прочерком.
Между российскими сторонами расчёты ведутся в рублях; иная валюта допустима во внешнеторговых операциях.
Заполняется, если под отгрузку был получен аванс: без номера и даты платёжного документа покупателю могут отказать в вычете.
Если грузоотправитель и продавец совпадают, допустима запись «он же». При отгрузке со склада третьего лица укажите это лицо и адрес склада.
Адрес фактической приёмки, а не юридический адрес покупателя, если они не совпадают.
При статусе 2 и при освобождении от налога графа не заполняется, а в документе делается запись «Без налога (НДС)».
После этой даты цены не гарантируются. Ограничение срока защищает от оплаты по прошлогодним ценам.
Счёт подписывает руководитель или уполномоченный работник. Для ИП достаточно собственной подписи.
Укажите фамилию, имя и отчество полностью, как в паспорте. Для документов с падежами система просклоняет автоматически.
От выбора зависит набор пунктов: у стройки появляются скрытые работы и объёмы, у услуг за период — отчёт исполнителя, у разработки — передача прав
Сквозная нумерация по исполнителю; если акт единственный по договору — можно оставить пустым
Именно эта дата попадает в бухгалтерский и налоговый учёт как дата сдачи результата
Выберите дату в календаре — в документ она попадёт цифрами и прописью, где это требуется.
Выберите дату в календаре — в документ она попадёт цифрами и прописью, где это требуется.
4

Договор поставки

Поля только для этого документа. Что это за документ

Рамочный договор заключают один раз, а количество и цену согласуют заявками и спецификациями к каждой партии.
Укажите числовое значение без единиц измерения — размерность уже указана в названии поля.
Укажите числовое значение без единиц измерения — размерность уже указана в названии поля.
Укажите числовое значение без единиц измерения — размерность уже указана в названии поля.
Укажите числовое значение без единиц измерения — размерность уже указана в названии поля.
Указывайте сумму в рублях. В тексте документа сумма будет продублирована прописью — это защищает от исправлений.
Укажите числовое значение без единиц измерения — размерность уже указана в названии поля.
Отсрочка платежа — это коммерческий кредит (ст. 823 ГК РФ). Если проценты не нужны, оставьте поле пустым и договор прямо укажет, что кредит беспроцентный.
Оговорка о сохранении титула (ст. 491 ГК РФ) защищает поставщика при отгрузке с отсрочкой: неоплаченный товар можно истребовать.
5

Спецификация к договору поставки

Поля только для этого документа. Что это за документ

От выбранного варианта зависит момент, когда товар считается переданным и риск случайной гибели переходит на Покупателя.
Указывайте адрес полностью с индексом, а также этаж и наличие лифта, если разгрузка входит в обязанности Поставщика.
Отметьте, если партия отгружается несколькими частями: тогда к спецификации печатается график отгрузки.
Поставьте 0, если товар оплачивается после получения. Предоплата даёт Покупателю право требовать возврата денег при непоставке.
Срок считается от подписания УПД или товарной накладной. Если срок не согласован, товар оплачивается непосредственно после передачи.
Обычно по одному для каждой стороны. При ЭДО поле не заполняют.
6

Накладная

Поля только для этого документа. Что это за документ

ТОРГ-12 привычна бухгалтериям и банкам. Собственная форма законна, если в ней есть все семь реквизитов ст. 9 Закона № 402-ФЗ и она утверждена учётной политикой.
Адрес склада, с которого товар фактически отгружается. Он может не совпадать с юридическим адресом поставщика.
Адрес, по которому груз передаётся покупателю. Если товар забирают самовывозом, укажите адрес склада отгрузки.
Число грузовых мест: коробок, паллет, бухт. Именно по местам принимает груз перевозчик.
Масса брутто и нетто нужна перевозчику и помогает в споре о недостаче. Если товар считается в штуках, укажите массу хотя бы ориентировочно.
Должность того, кто фактически отпускает товар со склада поставщика.
Укажите фамилию, имя и отчество полностью, как в паспорте. Для документов с падежами система просклоняет автоматически.
От этого зависит, чем подтверждаются полномочия принимающего: уставом, доверенностью или отметкой в накладной.
Фамилия, имя и отчество полностью. Подпись без расшифровки в суде почти ничего не доказывает.
Реквизиты доверенности переносят в накладную обязательно: иначе покупатель заявит, что товар получило неуполномоченное лицо.
Проверьте, что дата отгрузки попадает в срок действия доверенности.
7

Универсальный передаточный документ (УПД)

Поля только для этого документа. Что это за документ

Статус 1 применяют плательщики НДС, статус 2 — те, кто налог не предъявляет. От статуса зависит набор обязательных граф.
Фактическая дата передачи товара, результата работ или услуги. По ней определяется период отражения операции в учёте.
Заполняется покупателем при приёмке. Может быть позже даты отгрузки — это нормально при доставке в другой город.
От формы обмена зависит порядок подписания, исправления и хранения документа.
Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни: тот, кто фактически отпустил товар или сдал работу.
Устав, приказ или доверенность. Для руководителя достаточно ссылки на устав.
Тот, кто фактически принял груз или результат. Полномочия работника склада подтверждает доверенность.
Подпись лица без полномочий — частое основание для спора о том, была ли поставка принята.
Сюда выносят оговорки при приёмке, сведения о гарантии, о таре и о выполненном монтаже.
8

Счёт-фактура

Поля только для этого документа. Что это за документ

Исправление составляют при ошибке в реквизитах: номер и дата исходного счёта-фактуры сохраняются, добавляется номер исправления.
Выберите дату в календаре — в документ она попадёт цифрами и прописью, где это требуется.
С 2023 года в счёте-фактуре указывают порядковый номер записи, наименование, номер и дату документа об отгрузке.
Заполняется только по контрактам с казначейским сопровождением; в обычной сделке строка остаётся пустой.
Сумма должна совпадать с итогом колонки «Стоимость без налога» в таблице позиций.
Прослеживаемости подлежат, например, мониторы, холодильное оборудование, погрузчики, детские автокресла.
Если подписывает не руководитель, укажите реквизиты приказа или доверенности рядом с подписью.
Если бухгалтерский учёт ведёт руководитель лично, в строке ставится прочерк или повторяется его подпись.
9

Счёт на оплату

Поля только для этого документа. Что это за документ

Если договора нет, счёт должен содержать все существенные условия: наименование, количество, цену и срок передачи товара — тогда оплата счёта равна заключению договора.
Название банка перепишите из реквизитов счёта, выданных банком: расхождение в названии не мешает платежу, но вызывает вопросы у бухгалтерии плательщика.
БИК — девять цифр. По нему банк плательщика находит банк получателя, поэтому ошибка в БИК останавливает платёж.
Двадцать цифр. Номер счёта и БИК связаны контрольным разрядом: при опечатке банк отклонит платёж.
Корсчёт банка получателя. Его берут из тех же банковских реквизитов, что и БИК.
Срок дисциплинирует плательщика и определяет момент, с которого начинают начисляться проценты за просрочку.
От выбора зависит, когда возникает обязанность отгрузить товар и с какого момента считается просрочка.
Телефон в международном формате. Чем проще дозвониться, тем быстрее счёт уходит в оплату.
10

Счёт-договор (счёт-оферта)

Поля только для этого документа. Что это за документ

Полная предоплата — самый безопасный вариант для поставщика; оплата по факту — для покупателя.
Назначение платежа переносится в платёжное поручение дословно: по нему оплата привязывается к оферте, а спор о том, за что были деньги, не возникает.
Адрес нужен, чтобы определить момент исполнения обязанности передать товар и точку перехода риска случайной гибели.
Обычная деловая практика — 0,1% за каждый день просрочки. Слишком высокую неустойку суд снизит.
Ограничение общей суммы неустойки делает условие взаимно приемлемым и снижает риск, что суд признает его кабальным.
11

Акт выполненных работ / оказанных услуг

Поля только для этого документа. Что это за документ

Заполните, если договор разбит на этапы и акт закрывает только один из них
Пишите так, чтобы посторонний человек понял объём: что, где, сколько. Общие слова «услуги оказаны в полном объёме» инспекция не принимает
Укажите числовое значение без единиц измерения — размерность уже указана в названии поля.
Заполните, если работали давальческим материалом и остаток возвращается
Указывайте сумму в рублях. В тексте документа сумма будет продублирована прописью — это защищает от исправлений.
Указывайте сумму в рублях. В тексте документа сумма будет продублирована прописью — это защищает от исправлений.
Укажите числовое значение без единиц измерения — размерность уже указана в названии поля.
Проезд, проживание, курьер, госпошлины и прочие расходы, которые заказчик компенсирует по подтверждающим документам
Указывайте сумму в рублях. В тексте документа сумма будет продублирована прописью — это защищает от исправлений.
Выберите дату в календаре — в документ она попадёт цифрами и прописью, где это требуется.
Удерживать можно, если это предусмотрено договором или согласовано в этом акте
Заполните, если результат сдан позже срока по договору: пункт о просрочке появится в акте
Если срок в договоре не указан, разумным считается 3–5 рабочих дней
12

Акт сверки взаиморасчётов

Поля только для этого документа. Что это за документ

Задолженность, которая была на начало периода. Ноль тоже нужно указать явно
Указывайте сумму в рублях. В тексте документа сумма будет продублирована прописью — это защищает от исправлений.
Указывайте сумму в рублях. В тексте документа сумма будет продублирована прописью — это защищает от исправлений.
Указывайте сумму в рублях. В тексте документа сумма будет продублирована прописью — это защищает от исправлений.
Указывайте сумму в рублях. В тексте документа сумма будет продублирована прописью — это защищает от исправлений.
Указывайте конкретные документы: без ссылки на накладную или платёжку расхождение невозможно проверить
Выберите дату в календаре — в документ она попадёт цифрами и прописью, где это требуется.
Указывайте сумму в рублях. В тексте документа сумма будет продублирована прописью — это защищает от исправлений.
Выберите дату в календаре — в документ она попадёт цифрами и прописью, где это требуется.
Подпись одного бухгалтера суд может не принять как признание долга: подписывать должен руководитель либо представитель по доверенности
Укажите числовое значение без единиц измерения — размерность уже указана в названии поля.

Один архив ZIP, внутри файл на каждый документ комплекта. Документы останутся в личном кабинете — пересобрать можно в любой момент.