Комплект: Деловая переписка

← К комплекту Войти
1

Дата, номер и место

Печатаются в шапке каждого документа комплекта. Дату можно поставить любую — в том числе прошедшую.

Одна на весь комплект: документы подписываются в один день.
Город слева от даты в шапке: «г. Москва». Приставку «г.» подставим сами.
Гарантийное письмо
Коммерческое предложение
Объяснительная / служебная / докладная записка
Уведомление контрагенту
Требование

Номер необязателен: пустое поле — номер в заголовке не печатается.

2

Стороны

Кто заключает документы. Данные подставятся во все документы комплекта, где есть эта сторона, — вводить их повторно не нужно.

Гарант (лицо, выдавшее письмо)
От типа зависят реквизиты: у физлица паспорт, у организации ИНН и КПП.
Укажите фамилию, имя и отчество полностью, как в паспорте. Для документов с падежами система просклоняет автоматически.
Выберите дату в календаре — в документ она попадёт цифрами и прописью, где это требуется.
Выберите дату в календаре — в документ она попадёт цифрами и прописью, где это требуется.
Адресат (кредитор, заказчик, орган)
От типа зависят реквизиты: у физлица паспорт, у организации ИНН и КПП.
Укажите фамилию, имя и отчество полностью, как в паспорте. Для документов с падежами система просклоняет автоматически.
Выберите дату в календаре — в документ она попадёт цифрами и прописью, где это требуется.
Выберите дату в календаре — в документ она попадёт цифрами и прописью, где это требуется.
Работник
От типа зависят реквизиты: у физлица паспорт, у организации ИНН и КПП.
Укажите фамилию, имя и отчество полностью, как в паспорте. Для документов с падежами система просклоняет автоматически.
Выберите дату в календаре — в документ она попадёт цифрами и прописью, где это требуется.
Выберите дату в календаре — в документ она попадёт цифрами и прописью, где это требуется.
Отправитель уведомления
От типа зависят реквизиты: у физлица паспорт, у организации ИНН и КПП.
Укажите фамилию, имя и отчество полностью, как в паспорте. Для документов с падежами система просклоняет автоматически.
Выберите дату в календаре — в документ она попадёт цифрами и прописью, где это требуется.
Выберите дату в календаре — в документ она попадёт цифрами и прописью, где это требуется.
Получатель уведомления
От типа зависят реквизиты: у физлица паспорт, у организации ИНН и КПП.
Укажите фамилию, имя и отчество полностью, как в паспорте. Для документов с падежами система просклоняет автоматически.
Выберите дату в календаре — в документ она попадёт цифрами и прописью, где это требуется.
Выберите дату в календаре — в документ она попадёт цифрами и прописью, где это требуется.
Кредитор
От типа зависят реквизиты: у физлица паспорт, у организации ИНН и КПП.
Укажите фамилию, имя и отчество полностью, как в паспорте. Для документов с падежами система просклоняет автоматически.
Выберите дату в календаре — в документ она попадёт цифрами и прописью, где это требуется.
Выберите дату в календаре — в документ она попадёт цифрами и прописью, где это требуется.
Должник
От типа зависят реквизиты: у физлица паспорт, у организации ИНН и КПП.
Укажите фамилию, имя и отчество полностью, как в паспорте. Для документов с падежами система просклоняет автоматически.
Выберите дату в календаре — в документ она попадёт цифрами и прописью, где это требуется.
Выберите дату в календаре — в документ она попадёт цифрами и прописью, где это требуется.
3

Общие данные

Встречаются в нескольких документах комплекта — заполняются один раз.

Выберите дату в календаре — в документ она попадёт цифрами и прописью, где это требуется.
Сумма долга на дату письма, без пеней, если вы их не признаёте. Признанная сумма прерывает срок исковой давности именно в этом размере.
Одной фразой: что предлагается и для какого объекта. По предмету адресат решает, читать ли дальше, и на него же ссылаются при заключении договора.
Укажите фамилию, имя и отчество полностью, как в паспорте. Для документов с падежами система просклоняет автоматически.
Телефон в международном формате. Используется для оперативной связи и уведомлений.
Электронная почта из реквизитов приобретает силу юридически значимого канала — письма на неё считаются доставленными, если это указано в договоре.
Перечислите приложения с количеством листов: по этому перечню адресат проверит комплектность и не сможет сослаться на то, что чего-то не получал.
Выберите дату в календаре — в документ она попадёт цифрами и прописью, где это требуется.
Сообщение по адресу из ЕГРЮЛ считается доставленным, даже если адресат его не получил.
4

Гарантийное письмо

Поля только для этого документа. Что это за документ

От вида гарантии зависит текст письма: у долга появится график и признание задолженности, у юридического адреса — помещение и согласие собственника.
Выберите дату в календаре — в документ она попадёт цифрами и прописью, где это требуется.
Назовите документ, из которого возник долг: договор, накладную или акт с номерами, датами и суммой. Признание конкретного долга прерывает течение срока исковой давности (ст. 203 ГК РФ).
Разбейте сумму на платежи с датами так, чтобы итог совпал с гарантируемой суммой. Формулировки вроде «по мере возможности» не дают кредитору права требовать конкретный платёж.
Счёт, на который вы перечислите деньги: без реквизитов кредитор не сможет сверить платёж с письмом.
Назовите должника и его договор с кредитором: платёж без этой привязки кредитор разнесёт как аванс по своему усмотрению.
Адрес до номера комнаты и кадастровый номер: налоговая проверяет достоверность сведений об адресе по этим данным.
Основание, по которому вы распоряжаетесь помещением: право собственности или договор аренды с правом субаренды.
Наименование организации, которая указывает этот адрес в заявлении о государственной регистрации.
Должность, режим и оклад: гарантийное письмо о трудоустройстве проверяют по этим позициям — для визы, суда или органа опеки.
Дата, с которой вы готовы заключить трудовой договор.
Предмет и объём в тех же единицах, что в договоре и спецификации: расхождение даст повод спорить о том, что именно вы гарантировали.
Подписант и основание полномочий. Письмо, подписанное неуполномоченным лицом, обязательства организации не создаёт.
5

Коммерческое предложение

Поля только для этого документа. Что это за документ

Перечислите позиции с количеством: состав показывает, за что платит заказчик, и переносится в спецификацию к договору.
Назовите сумму и что в неё входит, а также оговорите, твёрдая цена или ориентировочная: иначе адресат будет считать её окончательной.
Считайте срок от события (оплата, доступ на объект), а не от даты письма: иначе срок начнёт течь раньше, чем вы сможете приступить к работам.
Опишите размер аванса, сроки и момент окончательного расчёта. Если предложение является офертой, это условие станет обязательным сразу после акцепта.
Пишите проверяемые обещания — срок гарантии, время реакции, обучение. Общие слова о качестве и низких ценах ценности предложению не добавляют.
Выберите дату в календаре — в документ она попадёт цифрами и прописью, где это требуется.
От выбора зависит блок условий: для товаров — переход риска и отгрузочные документы, для услуг — приёмка по акту, для работ — иждивение подрядчика и скрытые работы.
Наименование, единица измерения, количество и цена за единицу. Сумма по строке и итог считаются автоматически.
Твёрдая цена связывает вас на весь срок действия предложения. Если стоимость зависит от курса, объёма или замера — выбирайте ориентировочную и оговаривайте порядок уточнения.
Скидку описывают условием и размером. Обещание «индивидуальных условий» без цифр никакой ценности предложению не добавляет.
Способ акцепта задаёт момент заключения договора. Оплата счёта — самый частый вариант: договор считается заключённым в день зачисления денег.
Обычно совпадает со сроком действия предложения. Опоздавший акцепт офертой не связывает: договор возникнет, только если вы подтвердите согласие.
Опишите, кто везёт, до какого адреса и за чей счёт разгрузка. Без этого спор о том, входит ли доставка в цену, возникает уже после отгрузки.
Услуга описывается измеримо: что именно делается, как часто, с каким временем реакции. Иначе приёмка превращается в спор о вкусах.
Перечислите этапы и физические объёмы. Работы, не названные в предложении, в цену не входят и оформляются дополнительным согласованием.
Назовите срок гарантии, с какой даты он течёт и что вы делаете по гарантийной заявке. Срок без порядка обращения на практике не работает.
Включите, если цены и технические решения не должны попасть к конкурентам: в предложение добавится условие о конфиденциальности и сроке её действия.
6

Объяснительная / служебная / докладная записка

Поля только для этого документа. Что это за документ

Объяснительная — работник объясняет свой поступок. Служебная — обращение к смежному руководителю. Докладная — сообщение руководителю о факте, требующем решения.
Пишите должность так, как она указана в трудовом договоре и штатном расписании: по ней записку связывают с конкретным работником при разборе ситуации.
Заполняется, если в организации ведётся журнал регистрации внутренних документов.
Излагайте только факты: что произошло, когда, где, какие последствия, без оценок и эмоций. Объяснение работника — обязательная стадия перед дисциплинарным взысканием, на него даётся два рабочих дня (ст. 193 ТК РФ).
Назовите обстоятельства и подтвердите их документом (справка, талон о ДТП, листок нетрудоспособности) — именно от причины зависит, признают ли пропуск уважительным.
Поле для служебной и докладной записки: конкретное решение, которое вы предлагаете руководителю. В объяснительной его можно оставить пустым.
От выбора зависит формулировка объяснения и нормы, на которые оно опирается.
Выберите дату в календаре — в документ она попадёт цифрами и прописью, где это требуется.
С этого дня отсчитываются два рабочих дня на объяснение (ст. 193 ТК РФ).
Указывайте сумму в рублях. В тексте документа сумма будет продублирована прописью — это защищает от исправлений.
Указывайте сумму в рублях. В тексте документа сумма будет продублирована прописью — это защищает от исправлений.
Выберите дату в календаре — в документ она попадёт цифрами и прописью, где это требуется.
7

Уведомление контрагенту

Поля только для этого документа. Что это за документ

Первые пять поводов касаются самого договора и его сторон, остальные восемь — хода исполнения: готовности к передаче, приёмки, недостатков, неустойки и форс-мажора
Выберите дату в календаре — в документ она попадёт цифрами и прописью, где это требуется.
От предмета зависят нормы: у товара это правила купли-продажи и поставки, у работ — подряда, у груза — перевозки и экспедиции
Выберите дату в календаре — в документ она попадёт цифрами и прописью, где это требуется.
Указывайте сумму в рублях. В тексте документа сумма будет продублирована прописью — это защищает от исправлений.
ИНН: 10 цифр у организации, 12 — у ИП и физлица. Проверить контрагента можно на egrul.nalog.ru.
Указывайте адрес полностью с индексом. Для организаций — юридический адрес из ЕГРЮЛ: почта по нему считается доставленной (ст. 165.1 ГК РФ).
Для изменений в реквизитах — дата, с которой они действуют; для хода исполнения — дата события: готовности, приостановления, начала форс-мажора
20 цифр. Проверьте соответствие счёта БИК банка — ошибка в реквизитах задержит платёж.
БИК — 9 цифр, определяет банк получателя. Вместе с расчётным счётом образует платёжные реквизиты.
20 цифр. Проверьте соответствие счёта БИК банка — ошибка в реквизитах задержит платёж.
20 цифр. Проверьте соответствие счёта БИК банка — ошибка в реквизитах задержит платёж.
Указывайте адрес полностью с индексом. Для организаций — юридический адрес из ЕГРЮЛ: почта по нему считается доставленной (ст. 165.1 ГК РФ).
Укажите фамилию, имя и отчество полностью, как в паспорте. Для документов с падежами система просклоняет автоматически.
Выберите дату в календаре — в документ она попадёт цифрами и прописью, где это требуется.
Электронная почта из реквизитов приобретает силу юридически значимого канала — письма на неё считаются доставленными, если это указано в договоре.
Назовите партию, объект или этап так, как они обозначены в договоре или спецификации
Выберите дату в календаре — в документ она попадёт цифрами и прописью, где это требуется.
Срок должен быть разумным: несколько часов на приёмку крупной партии суд разумным не признает
Подрядчик и исполнитель обязаны предупредить о таких обстоятельствах и приостановить работу. Не предупредивший теряет право ссылаться на них позже
Опишите недостатки, объём и как они обнаружены. Общая фраза «товар ненадлежащего качества» без конкретики не работает ни в переговорах, ни в суде
О нарушении условий о качестве, количестве и комплектности нужно известить в срок, установленный договором или законом, иначе можно лишиться права ссылаться на недостатки
Расходы должны быть разумными: завышенную смету суд урежет до рыночной стоимости работ
Выберите дату в календаре — в документ она попадёт цифрами и прописью, где это требуется.
Укажите числовое значение без единиц измерения — размерность уже указана в названии поля.
Указывайте сумму в рублях. В тексте документа сумма будет продублирована прописью — это защищает от исправлений.
Указывайте сумму в рублях. В тексте документа сумма будет продублирована прописью — это защищает от исправлений.
Непреодолимой силой не признаются отсутствие денег, недобросовестность контрагента и рост цен на сырьё
Оставьте пустым, если срок неизвестен: тогда в уведомлении будет обязательство сообщить о прекращении обстоятельства отдельно
Укажите числовое значение без единиц измерения — размерность уже указана в названии поля.
Укажите фамилию, имя и отчество полностью, как в паспорте. Для документов с падежами система просклоняет автоматически.
8

Требование

Поля только для этого документа. Что это за документ

От выбранного основания зависит, какие нормы и доказательства попадут в текст требования.
Перечислите накладные, УПД, акты, счета — именно они доказывают долг, а не сам договор.
Только основной долг, без пеней: неустойка считается отдельной строкой.
С этой даты начинается просрочка и начисление неустойки.
Выберите дату в календаре — в документ она попадёт цифрами и прописью, где это требуется.
Если в договоре нет условия о пенях, начисляются законные проценты по ключевой ставке.
Указывайте сумму в рублях. В тексте документа сумма будет продублирована прописью — это защищает от исправлений.
Между организациями и ИП по денежным спорам суд ждёт 30 дней на ответ — более короткий срок ставьте, только если он согласован договором.
20 цифр. Проверьте соответствие счёта БИК банка — ошибка в реквизитах задержит платёж.
БИК — 9 цифр, определяет банк получателя. Вместе с расчётным счётом образует платёжные реквизиты.
Электронная почта из реквизитов приобретает силу юридически значимого канала — письма на неё считаются доставленными, если это указано в договоре.
Электронная почта из реквизитов приобретает силу юридически значимого канала — письма на неё считаются доставленными, если это указано в договоре.
Выберите дату в календаре — в документ она попадёт цифрами и прописью, где это требуется.
Укажите фамилию, имя и отчество полностью, как в паспорте. Для документов с падежами система просклоняет автоматически.

Один архив ZIP, внутри файл на каждый документ комплекта. Документы останутся в личном кабинете — пересобрать можно в любой момент.