Журнал учёта обращений субъектов персональных данных

Журнал ведётся для регистрации обращений и запросов субъектов персональных данных и для контроля сроков их рассмотрения.

Субъект вправе получить сведения о том, обрабатывает ли оператор его данные, какие именно, откуда они получены, с какой целью и кому передаются, а также требовать уточнения неточных данных, блокирования и уничтожения данных, обрабатываемых незаконно, и отзывать своё согласие.

Обязанность оператора ответить на такое обращение установлена законом и не зависит от того, есть ли у оператора уведомление в реестре операторов и назначен ли ответственный.

Журнал не является формой ответа: он лишь фиксирует, что обращение поступило, когда истекает срок, что было решено и когда ответ фактически ушёл заявителю.

Без журнала оператор не может доказать ни дату поступления обращения, ни соблюдение срока ответа: почтовый ящик и переписка в мессенджере такими доказательствами не являются.

Обращение регистрируется в журнале __________ с момента поступления по любому из объявленных каналов.

Регистрации подлежат все обращения, касающиеся персональных данных, независимо от формы: письмо на бумаге, сообщение на электронную почту, заявка через форму на сайте и заявление, поданное лично.

Обращение, поступившее в выходной или нерабочий праздничный день, считается поступившим в ближайший рабочий день.

Запрос субъекта должен содержать сведения, позволяющие его идентифицировать: номер основного документа, удостоверяющего личность, сведения о дате его выдачи и выдавшем органе, сведения, подтверждающие участие субъекта в отношениях с оператором, и подпись.

Если таких сведений недостаточно, оператор направляет заявителю мотивированный запрос о их представлении, а срок ответа при этом не приостанавливается сам по себе — факт направления запроса фиксируется в журнале отдельной отметкой.

Анонимное обращение регистрируется, но по существу может быть не рассмотрено, о чём в журнале делается отметка с указанием причины.

Сведения об обработке персональных данных предоставляются субъекту в течение десяти рабочих дней с даты получения запроса; этот срок может быть продлён не более чем на пять рабочих дней с направлением заявителю мотивированного уведомления о причинах продления.

При подтверждении факта неточности данных оператор уточняет их в течение семи рабочих дней и снимает блокирование.

При подтверждении неправомерной обработки оператор прекращает её в течение трёх рабочих дней, а данные уничтожает в срок, не превышающий десяти рабочих дней.

При отзыве согласия обработка прекращается, а данные уничтожаются в срок, не превышающий тридцати дней, если сохранение не требуется по иному основанию.

Срок считается от даты поступления обращения, а не от даты его регистрации: задержка регистрации сокращает время на подготовку ответа, но не сдвигает срок.

Графа срока ответа заполняется одновременно с регистрацией, чтобы просрочка была видна до её наступления, а не после.

Ответ направляется тем же способом, которым поступило обращение, если заявитель не указал другой способ.

Ответ на бумажное обращение направляется заказным письмом с уведомлением о вручении или по описи вложения, а на электронное — с того адреса, который объявлен для обращений.

В ответе указываются перечень обрабатываемых данных, цели и правовые основания обработки, сроки обработки, сведения об источнике получения данных и о лицах, которым данные передаются.

Отказ в предоставлении сведений возможен только по основаниям, установленным законом, должен быть мотивирован и содержать ссылку на такое основание.

Копия обращения и копия направленного ответа приобщаются к журналу в бумажном или электронном виде, а реквизиты почтового отправления вносятся в графу результата.

Ответ без подтверждения отправки равнозначен отсутствию ответа: для оператора значение имеет не дата подготовки письма, а дата его направления.

Записи вносятся в хронологическом порядке, без пропуска строк и свободных мест, оставленных про запас.

Каждая запись содержит дату поступления, канал, заявителя, тип и существо обращения, срок ответа, дату и результат рассмотрения, подпись исполнителя.

Существо обращения излагается своими словами в одну-две строки — так, чтобы по записи можно было понять, что от оператора хотели, не поднимая само письмо.

Графы, по которым сведений нет, прочёркиваются, чтобы в них нельзя было дописать текст позднее.

Строка считается закрытой только после фактического направления ответа: до этого момента она остаётся на контроле.

Записи ведутся ручкой синего или чёрного цвета; карандаш, корректирующая жидкость и заклеивание строк не допускаются.

Ошибочная запись не стирается, не замазывается и не удаляется.

Неверные сведения зачёркиваются одной чертой так, чтобы их можно было прочитать, рядом вносится верная запись со словами «исправленному верить», ставятся дата исправления и подпись ответственного за ведение журнала.

В электронном журнале исправление оформляется отдельной строкой со ссылкой на номер исправляемой записи; удаление строки задним числом лишает журнал доказательственной силы.

Пропущенное обращение вносится текущей датой с оговоркой о фактической дате поступления: вписывать строку между уже сделанными записями нельзя.

Ошибка в дате поступления опаснее прочих: именно от неё считается срок ответа, и расхождение с почтовым штемпелем или отметкой сервера обнаруживается мгновенно.

Листы журнала нумеруются, прошнуровываются и скрепляются подписью руководителя и печатью организации при её наличии.

Заверительная надпись размещается на последнем листе или на наклейке, закрывающей узел шнуровки, и содержит количество листов цифрами и прописью.

Электронный журнал прошивке не подлежит, но выгрузка за отчётный период распечатывается, нумеруется и подписывается ответственным.

Форма заверительной надписи приведена в Приложение № 1.

Журнал хранится у ответственного за обработку персональных данных: __________, доступ к нему ограничен приказом.

Журнал сам содержит персональные данные заявителей, поэтому в отношении него действуют те же требования конфиденциальности и безопасности, что и в отношении остальных обрабатываемых данных.

Оконченный журнал вместе с приобщёнными копиями обращений и ответов хранится не менее пяти лет с даты последней записи; конкретный срок берётся из перечня типовых управленческих архивных документов.

Уничтожение журнала по истечении срока хранения оформляется актом о выделении документов к уничтожению.

Уничтожать журнал раньше срока нельзя даже при смене ответственного, реорганизации или переезде офиса.

Журнал ведёт и подписывает ответственный за обработку персональных данных — __________ __________, назначенный приказом __________.

Каждая запись подписывается исполнителем, который фактически готовил ответ заявителю.

Титульный лист и заверительную надпись подписывает руководитель — __________ __________.

На время отпуска или болезни ответственного приказом назначается замещающее лицо: обращения продолжают поступать, а сроки не приостанавливаются.

Работники, принимающие входящую корреспонденцию, знакомятся с обязанностью немедленно передавать обращения субъектов ответственному под подпись в Приложение № 2.

Передача журнала новому ответственному оформляется актом с указанием номера последней записи и перечня незакрытых обращений.