Лист ознакомления работников с документом

Ознакомление провёл: __________ __________ ______________ (подпись), __________.

Лист ознакомления составлен на ____ листах и хранится вместе с документом, к которому относится.

Форма листа ознакомления нормативно не установлена — работодатель составляет его произвольно. Поэтому важно, чтобы из листа было видно три вещи: кто ознакомился, с каким именно документом и когда.

Название документа пишите полностью, с номером и датой. Запись «ознакомлен с правилами» без реквизитов не подтверждает, что человек видел действующую редакцию.

Дату ознакомления работник ставит своей рукой рядом с подписью — заранее напечатанная дата обесценивает лист. Подпись должна быть собственноручной: факсимиле и подпись «за работника» не годятся.

Графу «Примечание» используйте для оговорок: работник в отпуске или на больничном и знакомится позже, работник ознакомлен повторно после изменения документа, работник отказался подписывать и об этом составлен акт.

Исправления заверяйте — зачеркните неверную запись одной чертой, напишите верную рядом и поставьте подпись ответственного. Подчистки и корректор в кадровом документе выглядят как подделка.

С локальными актами, которые связаны с работой человека, знакомить под подпись нужно всегда: правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и премировании, положение о защите персональных данных, инструкции, графики ст. 22 ТК.

При приёме на работу ознакомление проводится до подписания трудового договора, а не в первый рабочий день и не «когда дойдут руки» ст. 68 ТК.

О времени начала ежегодного отпуска работника извещают не позднее чем за две недели, поэтому лист ознакомления с графиком отпусков подписывают заранее ст. 123 ТК.

Приказ о дисциплинарном взыскании объявляют работнику под подпись в течение трёх рабочих дней со дня издания, не считая времени отсутствия на работе ст. 193 ТК.

С приказом об увольнении работника знакомят под подпись, а если это невозможно — на приказе делают соответствующую запись ст. 84.1 ТК.

Изменение условий трудового договора по инициативе работодателя лист ознакомления не заменяет: здесь нужно письменное уведомление не позднее чем за два месяца ст. 74 ТК.

Лист храните вместе с документом, к которому он относится: лист к приказу — в деле приказов, лист к положению — вместе с самим положением и его прежними редакциями. Срок хранения листа определяется сроком хранения основного документа.

Отдельные листы удобно прошить и вести как журнал ознакомления — так они не теряются, а нумерация страниц показывает, что записи не переставляли задним числом.

При замене документа новой редакцией прежний лист не выбрасывайте: он подтверждает, что в спорный период работник знал старую редакцию.

Для проверки или суда готовьте связку из трёх документов: сам локальный акт, приказ о его утверждении и лист ознакомления. По отдельности каждый из них слабее.