Title: Смета расходов на проведение мероприятия — пустой бланк

УТВЕРЖДАЮ
______
_______________ / ______ /
______
СМЕТА РАСХОДОВ № ______ на проведение мероприятия
Мероприятие: ______
Вид мероприятия: ______
Цель проведения: ______
Дата проведения: ______, дата окончания ______
Место проведения: ______, ______
Планируемое количество участников: ______
Источник финансирования: ______
Смета составлена: ______
СМЕТА РАСХОДОВ НА ПРОВЕДЕНИЕ МЕРОПРИЯТИЯ
г. ______	«__» __________ ____ г.
1. Статьи расходов
1.1. Расходы на мероприятие планируются по статьям.
1.2. Количество и цена за единицу указываются отдельно по каждой статье: только так смету можно проверить и сравнить с фактом.
№ | Статья расходов | Ед. изм. | Кол-во | Цена за единицу руб.
1 | | | |
2 | | | |
3 | | | |
4 | | | |
5 | | | |
6 | | | |
7 | | | |
8 | | | |

1.3. Порядок учёта налога на добавленную стоимость в суммах сметы: ______.
1.4. Статьи, которые чаще всего забывают заложить и потом оплачивают сверх сметы: монтаж и демонтаж накануне и после мероприятия, доставка и хранение оборудования, работа технического персонала во внеурочные часы, страхование ответственности на массовом мероприятии, уборка помещения после гостей, банковские комиссии при переводах физическим лицам.
1.5. Если по статье возможен разброс цен, в смету закладывается верхняя граница предложения, а не среднее значение: смета — это лимит, а не прогноз.
2. Лимит расходов и распорядитель средств
2.1. Предельная сумма расходов на мероприятие составляет ______.
2.2. Расходование средств в пределах утверждённой сметы обеспечивает ответственный за проведение мероприятия: ______ ______.
2.3. Ответственный вправе перераспределять средства между статьями сметы в пределах ______ процентов от суммы статьи без переутверждения сметы при условии, что итоговая сумма расходов не превышена.
2.4. Заключение договоров и оплата счетов по мероприятию допускаются только после утверждения настоящей сметы.
2.5. Договор, подписанный раньше, лишает смету смысла: обязательство уже возникло, и утверждать нечего.
2.6. Источник финансирования: ______.
2.7. Расходы, не предусмотренные сметой, оплачиваются только после утверждения изменений в неё в том же порядке, в каком утверждалась сама смета.
3. Площадка и что входит в аренду
3.1. Площадка: ______ по адресу ______.
3.2. В стоимость аренды входит: ______.
3.3. Перечень включённого в аренду переносится в договор с площадкой дословно.
3.4. Разница между «зал с оборудованием» и «зал, звук, проектор, экран, гардероб, монтаж накануне с 18:00» обнаруживается в день мероприятия, когда торговаться уже поздно.
3.5. Отдельно проверяются четыре условия, которые обычно оплачиваются сверх аренды: сверхурочные часы при задержке мероприятия, пронос своих напитков и еды, подключение стороннего оборудования и уборка после фуршета.
3.6. Условия переноса и отмены брони фиксируются в договоре заранее: площадки чаще всего удерживают аванс полностью при отказе менее чем за определённый срок до даты.
4. Подрядчики и договоры
4.1. Работы и услуги по мероприятию распределяются между подрядчиками.
№ | Подрядчик | Что делает | Договор | Сумма по договору руб. | Аванс
1 | | | | |
2 | | | | |
3 | | | | |
4 | | | | |
5 | | | | |
6 | | | | |
7 | | | | |
8 | | | | |

4.2. Сумма по договору сверяется с соответствующей статьёй сметы до подписания договора, а не после получения счёта.
4.3. С ведущими, артистами, фотографами и другими физическими лицами договор заключается в письменной форме, и по такому договору организация выступает налоговым агентом по налогу на доходы физических лиц и плательщиком страховых взносов.
4.4. Эти суммы закладываются в смету сверх гонорара, иначе расходы вырастут примерно на треть уже после мероприятия.
4.5. Если исполнитель — самозанятый, к оплате прикладывается чек из приложения «Мой налог».
4.6. Без чека расходы у заказчика не подтверждены.
5. Мероприятие за счёт целевых средств или гранта
5.1. Смета — основной документ, подтверждающий целевое расходование средств.
5.2. Средства расходуются строго по статьям, а сама смета утверждается до начала расходования, а не задним числом.
5.3. Расходы, не предусмотренные сметой проекта, оплачиваются за счёт иных источников.
5.4. Оплата такой статьи из целевых средств превращает её в нецелевое использование со всеми налоговыми последствиями, включая включение суммы в доходы.
5.5. По итогам мероприятия к отчёту прикладываются: отчёт об исполнении сметы, договоры и акты с подрядчиками, платёжные документы, программа мероприятия и список участников.
5.6. Раздельный учёт целевых поступлений и расходов по проекту ведётся с момента получения средств, иначе доказать целевое использование по завершении проекта нечем.
6. Мероприятие за счёт спонсорских взносов
6.1. Спонсорский взнос по общему правилу — не благотворительность, а плата за рекламу спонсора на мероприятии.
6.2. Для организатора это выручка, а для спонсора — расход на рекламу.
6.3. В договоре со спонсором указывается конкретный рекламный результат: логотип на сцене и в раздаточных материалах, упоминание в программе, стенд в фойе, публикация в отчёте о мероприятии.
6.4. По итогам спонсору передаётся акт и отчёт с подтверждением размещения: фотографии сцены и стендов, экземпляры печатных материалов, ссылки на публикации.
6.5. Без такого отчёта спонсор не сможет обосновать свои расходы, а следующего взноса не будет.
6.6. Суммы взносов и суммы расходов, которые они покрывают, отражаются в смете раздельно: смешивать выручку от спонсоров с бюджетом мероприятия нельзя.
7. Подписи
7.1. Смету составил: ______ _______________ / ______ /
7.2. Ответственный за проведение мероприятия: ______ _______________ / ______ /
7.3. Главный бухгалтер: _______________ / ______ /
7.4. Смета составлена на ______ и действует до завершения расчётов по мероприятию.

Приложение № 1 к документу
ПРИЛОЖЕНИЕ 1. ОТЧЁТ ОБ ИСПОЛНЕНИИ СМЕТЫ
Отчёт заполняется после мероприятия по тем же статьям, что и смета. Отклонение считается как разница между фактом и планом, а причина указывается словами: «подорожал кейтеринг из-за роста числа гостей со 120 до 148», а не «перерасход».
Статья расходов | План руб. | Факт руб. | Отклонение руб. | Причина отклонения | Подтверждающий документ

Итого по смете: план ____________ руб., факт ____________ руб., отклонение ____________ руб.
Фактическое количество участников: ____________ человек.
Отчёт составил: ______ _______________ / ______ /
Проверил главный бухгалтер: _______________ / ______ /
Отчёт утверждаю: ______ _______________ / ______ /

Приложение № 2 к документу
ПРИЛОЖЕНИЕ 2. ПУСТОЙ БЛАНК СМЕТЫ ДЛЯ ЗАПОЛНЕНИЯ ОТ РУКИ
Бланк используется, когда смета собирается на совещании или заполняется на площадке при осмотре.
№ | Статья расходов | Ед. изм. | Кол-во | Цена за единицу руб. | Сумма руб.

Итого: ____________ руб. Лимит расходов: ____________ руб.
Составил: _______________ / ____________________ /
Утверждаю: _______________ / ____________________ /
Пустой бланк «Смета расходов на проведение мероприятия» с сайта primadoc.ru. Документ, заполненный под вашу ситуацию, собирается в конструкторе: https://primadoc.ru/doc/smeta-rashodov-na-provedenie-meropriyatiya