Title: Штатное расписание — пустой бланк

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ
г. ______	«__» __________ ____ г.
Назначение документа
Штатное расписание закрепляет структуру организации, перечень должностей, количество штатных единиц по каждой из них и размер оплаты труда на определённый период. Должность работника в трудовом договоре указывается в соответствии с этим документом, поэтому он связывает кадровые решения, приказы и расчёт заработной платы в одну систему.
Без действующей редакции невозможно подтвердить наличие вакансии для службы занятости, обосновать сокращение численности или штата, объяснить разницу в заработке на одинаковых должностях и подтвердить состав расходов на оплату труда перед налоговым органом.
______, ИНН ______, код по ОКПО ______
ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ № ______ от ______
Вводится в действие с ______. Период действия: ______.
Утверждено приказом от ______ № ______. Штат в количестве ______ штатных единиц с месячным фондом оплаты труда ______.
Штатный состав
Структура организации, перечень должностей и оплата труда по каждой штатной единице на период действия расписания:
№ | Структурное подразделение | Код подразделения | Должность (специальность) и разряд | Кол-во штатных единиц | Оклад в месяц (руб.) | Надбавки и доплаты (руб.) | Примечание | Оклады всего в месяц (руб.)
1 | | | | | | | |
2 | | | | | | | |
3 | | | | | | | |
4 | | | | | | | |
5 | | | | | | | |
6 | | | | | | | |
7 | | | | | | | |
8 | | | | | | | |

Графы соответствуют унифицированной форме № Т-3: структурное подразделение и его код, должность с указанием разряда или категории, количество штатных единиц, оклад, надбавки и доплаты, месячный итог и примечание. Итоговая строка формируется автоматически.
Наименования должностей и подразделений должны дословно совпадать с трудовыми договорами, приказами о приёме и записями в трудовых книжках: расхождение в одном слове ломает всю цепочку кадровых документов.
Примечания к расписанию: ______
Порядок заполнения
Расписание составляют по состоянию на дату введения в действие и включают в него все должности организации: занятые, вакантные, замещаемые совместителями и введённые на неполную ставку.
Исполнители по договорам гражданско-правового характера в расписание не вносятся: они не состоят в трудовых отношениях и штатных единиц не занимают. Появление такого исполнителя в расписании — прямой довод в пользу переквалификации договора в трудовой.
Штатные единицы и доли ставок
Количество штатных единиц по должности указывают числом, при неполной занятости — долей: 0,5 или 0,25 ставки. Сумма по всем строкам должна совпасть с показателем «штатных единиц всего» — ______.
Одну штатную единицу могут занимать два работника на половину ставки каждый, и наоборот: работник занимает целую единицу по основной работе и часть единицы по внутреннему совместительству. Режим неполного рабочего времени при этом закрепляют в трудовом договоре, а не в расписании.
Оклады, надбавки и «вилка»
Оклад указывают в рублях за месяц по каждой должности. Постоянные надбавки, доплаты и районные коэффициенты выносят в отдельную графу со ссылкой на положение об оплате труда, а переменные премии в расписание не включают.
По одноимённым должностям в одном подразделении оклад должен быть одинаковым: различия в фактическом заработке создают надбавки за квалификацию, объём и результат. Диапазон окладов по одной должности — типичная претензия инспекции труда и повод для иска о дискриминации в оплате.
Вакантные должности
Вакантные должности остаются в расписании с количеством единиц и окладом, отметка о вакансии ставится в графе «Примечание». Наличие вакансии подтверждается именно расписанием: по нему проверяют, все ли подходящие должности предложены работнику при сокращении, и сведения, поданные в службу занятости.
Должность, выведенную из штата, удаляют не правкой действующего документа, а утверждением новой редакции или приказом о внесении изменений с указанием даты.
Утверждение и введение в действие
Расписание утверждает руководитель организации или иное лицо, уполномоченное уставом либо доверенностью. Форму утверждения выбирает работодатель: гриф «Утверждаю» на самом бланке или отдельный приказ. Приказ удобнее — он фиксирует дату введения в действие, численность и основание изменений.
Учёт мнения представительного органа работников: ______.
Знакомить с расписанием каждого работника под подпись закон не требует: документ описывает структуру организации, а не права и обязанности работника. Образец приказа об утверждении приведён в Приложение № 1.
Кто подписывает
Документ подписывают:
руководитель кадровой службы или иное лицо, отвечающее за кадровое делопроизводство — ______;
главный бухгалтер, а при его отсутствии руководитель — ______;
утверждает ______ — ______.
Печать организации проставляется при её наличии: для формы Т-3 печать обязательным реквизитом не является. При ведении кадрового учёта в электронном виде подписи могут быть электронными.
Хранение и место ведения
Утверждённые штатные расписания относятся к документам по основной деятельности и хранятся постоянно: они отражают структуру организации и нужны для подтверждения стажа и заработка работников спустя десятилетия. Проекты и рабочие материалы к ним хранятся пять лет.
Организации, не передающие документы на государственное хранение, обеспечивают сохранность по месту нахождения не менее десяти лет, а на практике — весь срок существования организации. Сроки установлены Перечнем типовых управленческих архивных документов (приказ Росархива № 236).
Вести расписание можно в электронном виде и подписывать электронной подписью. При проверке распечатывают редакцию, действовавшую в спорный период, с указанием приказа, которым она утверждена. Образец выписки для представления по месту требования — Приложение № 2.
Где документ спрашивают
Расписание запрашивают: инспекция труда при плановой и внеплановой проверке; служба занятости при подаче сведений о вакансиях и при квотировании рабочих мест; налоговый орган при проверке обоснованности расходов на оплату труда; банк и заказчик при подтверждении наличия персонала для исполнения контракта; суд по трудовому спору.
Работнику по его письменному заявлению выдают не всё расписание, а выписку по его должности: в полном документе содержатся сведения об оплате труда других работников.

Приложение № 1 к документу
ПРИКАЗ ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ШТАТНОГО РАСПИСАНИЯ
______
ПРИКАЗ № ______ от ______
Об утверждении штатного расписания
В целях упорядочения структуры организации и системы оплаты труда приказываю:
1. Утвердить штатное расписание № ______ от ______ в количестве ______ штатных единиц с месячным фондом оплаты труда ______.
2. Ввести штатное расписание в действие с ______.
3. Главному бухгалтеру обеспечить начисление заработной платы в соответствии с утверждённым расписанием с даты введения его в действие.
4. Руководителю кадровой службы обеспечить приведение трудовых договоров и штатной расстановки в соответствие с утверждённым расписанием.
5. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.
______ ____________________ ______
С приказом ознакомлены: ____________________ / ____________________ /

Приложение № 2 к документу
ВЫПИСКА ИЗ ШТАТНОГО РАСПИСАНИЯ
ВЫПИСКА из штатного расписания № ______ от ______, введённого в действие с ______
Выдана ______ для представления по месту требования и подтверждает наличие должности и размер оплаты труда по ней на дату выдачи.
№ | Структурное подразделение | Должность | Кол-во единиц | Оклад (руб.) | Надбавки (руб.) | Всего в месяц (руб.)

Сведения об оплате труда иных работников в выписку не включаются.
Выписка верна: ______ ____________________
______ ____________________ ______
Дата выдачи: ______
Пустой бланк «Штатное расписание» с сайта primadoc.ru. Документ, заполненный под вашу ситуацию, собирается в конструкторе: https://primadoc.ru/doc/shtatnoe-raspisanie