Title: Отчёт о командировке — образец заполнения

ОТЧЁТ О КОМАНДИРОВКЕ
г. Москва	«12» марта 2026 г.
Шапка отчёта
ОТЧЁТ О КОМАНДИРОВКЕ от 08.09.2026
Организация: ООО «Техпромснаб», ИНН 5044113877. Подразделение: отдел продаж.
Работник: Хамидуллин Ренат Маратович, должность менеджер по работе с ключевыми клиентами, табельный номер 00312.
Место командировки: г. Екатеринбург, АО «Уралкомплект». Цель по приказу: согласование технических условий и подписание спецификации на 2027 год.
Основание: приказ о направлении в командировку № 94-К от 24.08.2026 (ст. 166 ТК РФ).
Фактический срок поездки: с 01.09.2026 по 05.09.2026, всего 5 дн.
Утверждаю: коммерческий директор Родионов Артём Викторович _______________
Что было поручено и что сделано
№ | Пункт служебного задания | Что фактически сделано | Чем подтверждается | Отметка о выполнении
1 | | | |
2 | | | |
3 | | | |
4 | | | |
5 | | | |
6 | | | |
7 | | | |
8 | | | |

Каждый пункт задания закрывают отдельной строкой. Формулировка результата должна быть проверяемой: не «провёл переговоры», а «согласована редакция спецификации, протокол разногласий подписан».
В графе подтверждения указывают конкретный документ или его реквизиты: протокол, подписанный акт, переписку, фотоотчёт, реестр посещённых объектов. Именно эта графа превращает отчёт из формальной бумаги в доказательство производственного характера поездки.
Если в ходе поездки возникли задачи, которых не было в задании, их вносят отдельными строками с пометкой о том, что они выполнены сверх задания. Это защищает работника, когда фактические расходы оказались больше запланированных.
Итог: задание выполнено полностью
Задание, поставленное приказом № 94-К от 24.08.2026, выполнено в полном объёме в установленный срок.
Предложения по итогам поездки: заключить рамочный договор с отсрочкой 45 дней и закрепить резерв склада в Екатеринбурге.
Отчёт с такой отметкой закрывает вопрос о целесообразности расходов: результат достигнут, связь поездки с деятельностью организации подтверждена документами из графы «чем подтверждается».
Итог: задание выполнено частично
Задание выполнено частично. Причины: контрагент перенёс подписание спецификации из-за смены генерального директора.
Невыполненные пункты перечисляют отдельно с указанием, что именно помешало и какие действия работник предпринял. Частичное выполнение само по себе не является дисциплинарным проступком и не лишает работника права на возмещение расходов и средний заработок (ст. 167 ТК РФ).
Предложения по итогам поездки: заключить рамочный договор с отсрочкой 45 дней и закрепить резерв склада в Екатеринбурге.
Руководитель при утверждении отчёта решает, требуется ли повторная поездка, перенос задачи или другой способ её решения. Это решение фиксируют резолюцией на отчёте, а не устно.
Итог: задание не выполнено
Задание не выполнено по причинам, не зависящим от работника: контрагент перенёс подписание спецификации из-за смены генерального директора.
Даже при недостигнутом результате работнику возмещают расходы на проезд, наём жилого помещения и выплачивают суточные, а за дни командировки сохраняется средний заработок (ст. 168 ТК РФ). Возмещение расходов не поставлено законом в зависимость от коммерческого успеха поездки.
К отчёту прикладывают доказательства того, что помешало: письмо контрагента о переносе встречи, уведомление об отмене рейса, акт о недопуске на объект.
Налоговый риск в этой ситуации снимается не результатом, а документами: расходы принимают, если видно, что поездка была направлена на деятельность организации и работник действительно пытался задание выполнить.
Командировка по России: подтверждение срока
Фактический срок поездки определяют по проездным документам: дате отправления к месту командировки и дате прибытия обратно.
День выезда — это день отправления транспорта из места постоянной работы, день приезда — день прибытия транспортного средства. Если транспорт отправляется до 24 часов включительно, днём выезда считают текущие сутки, а с 00 часов — следующие.
Суточные за период поездки составили 3500 руб. Их выплачивают за каждый день нахождения в командировке, включая выходные, нерабочие праздничные дни и дни в пути, в том числе за время вынужденной остановки (ст. 168 ТК РФ).
Командировочное удостоверение и отметки принимающей стороны обязательными не являются, но организация вправе применять их как внутренний документ: тогда они подтверждают срок наравне с билетами.
Зарубежная командировка: особенности отчёта
Срок зарубежной поездки подтверждают проездными документами и отметками о пересечении границы в заграничном паспорте. Копии страниц с отметками прикладывают к отчёту.
При поездках в страны, с которыми граница пересекается без отметок, срок определяют по проездным документам, а при их отсутствии — по документам о найме жилого помещения.
Суточные в иностранной валюте пересчитывают в рубли по курсу на дату утверждения авансового отчёта. День пересечения границы при выезде оплачивают по норме для зарубежной поездки, при возвращении — по норме для поездок по России.
К отчёту прикладывают переводы иностранных документов на русский язык. Первичный документ, составленный на иностранном языке, без построчного перевода к бухгалтерскому учёту не принимают (ст. 9 402-ФЗ).
Расходы на оформление визы, обязательной медицинской страховки и консульские сборы включают в отчёт отдельными строками — они возмещаются как иные расходы, произведённые с разрешения работодателя (ст. 168 ТК РФ).
Проезд общественным транспортом
К отчёту приложены проездные документы: билеты, маршрут-квитанции электронных билетов с посадочными талонами, справки перевозчика при утрате посадочного талона.
Электронный билет подтверждает расход только вместе с документом о фактической перевозке: сама по себе маршрут-квитанция доказывает покупку, а не поездку.
Расходы на такси и каршеринг возмещают, если это предусмотрено положением о командировках или разрешено работодателем в конкретном случае. Разрешение фиксируют письменно, иначе расход признают личным.
Поездка на служебном автомобиле
Срок поездки подтверждают путевым листом, чеками на топливо и служебной запиской работника с указанием маршрута и пробега.
Путевой лист оформляют на весь период поездки. Его реквизиты переносят в отчёт, а сам лист прикладывают к авансовому отчёту.
Расходы на платные дороги и парковку возмещают при наличии чеков и при условии, что маршрут соответствует путевому листу.
Поездка на личном автомобиле работника
Использование личного транспорта согласовывают заранее, а срок поездки подтверждают служебной запиской работника с приложением путевого листа, счетов, квитанций и кассовых чеков на топливо.
За использование личного имущества работнику выплачивают компенсацию и возмещают расходы, связанные с его использованием, в размере, определённом письменным соглашением сторон трудового договора (ст. 188 ТК РФ).
Соглашение о размере компенсации оформляют отдельно от отчёта. Без него выплата рискует быть переквалифицирована в доход работника.
В отчёте указывают марку, государственный номер автомобиля, маршрут и пробег: без этих данных связь расходов на топливо с поездкой не прослеживается.
Расходы и связь с авансовым отчётом
№ | Вид расхода | Подтверждающий документ | Сумма руб.
1 | | | 100 000
2 | | |
3 | | |
4 | | |
5 | | |
6 | | |
7 | | |
8 | | |

Получено под отчёт: 45000 руб. Израсходовано по документам: 41380.
Авансовый отчёт № 128 от 08.09.2026, приложено документов: 9 шт.
Отчёт о командировке и авансовый отчёт — разные документы с разными задачами. Первый доказывает, что поездка была рабочей, второй — что деньги потрачены и на что. Налоговый орган снимает расходы чаще всего не из-за чеков, а из-за отсутствия первого документа.
Подзаконное положение о командировках отводит на сдачу авансового отчёта три рабочих дня со дня возвращения из поездки. Этот же срок разумно установить и для отчёта о командировке, закрепив его в положении о командировках организации.
Первичные учётные документы, приложенные к отчёту, должны содержать обязательные реквизиты, иначе расход не подтверждён (ст. 9 402-ФЗ).
Хранение отчёта
Утверждённый отчёт с приложениями хранят вместе с авансовым отчётом и приказом о направлении в командировку: только весь комплект целиком доказывает и производственный характер поездки, и обоснованность расходов.
Срок хранения определяется законодательством об архивном деле и зависит от того, к какой группе документов отнесён комплект (125-ФЗ —). Практический ориентир — не менее пяти лет после отчётного года, а по документам, влияющим на стаж и заработок, дольше.
Электронные копии отчёта хранят так, чтобы сохранялись отметки об утверждении: скан без подписи руководителя доказательством не является.
Подписи
Отчёт составил: менеджер по работе с ключевыми клиентами Хамидуллин Ренат Маратович _______________ дата 08.09.2026
Отчёт проверил: руководитель подразделения отдел продаж _______________ дата _______________
Отчёт утверждаю: коммерческий директор Родионов Артём Викторович _______________ дата _______________
Резолюция руководителя: _______________________________________________

Приложение № 1 к документу
СЛУЖЕБНОЕ ЗАДАНИЕ ДЛЯ НАПРАВЛЕНИЯ В КОМАНДИРОВКУ
ООО «Техпромснаб». Подразделение: отдел продаж.
Работник: Хамидуллин Ренат Маратович, менеджер по работе с ключевыми клиентами, табельный номер 00312.
Место командировки: г. Екатеринбург, АО «Уралкомплект». Планируемый срок: с 01.09.2026 по 05.09.2026.
Цель командировки: согласование технических условий и подписание спецификации на 2027 год.
Задание формулируют до издания приказа о направлении в командировку. Пункт задания должен быть проверяемым: указывают действие, адресата и признак того, что задача закрыта.
№ | Содержание задания | Ожидаемый результат | Срок исполнения

Задание выдал: коммерческий директор Родионов Артём Викторович _______________ дата _______________
С заданием ознакомлен: Хамидуллин Ренат Маратович _______________ дата _______________

Приложение № 2 к документу
ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ, ПРИЛОЖЕННЫХ К ОТЧЁТУ
Опись подтверждает, какие именно документы работник сдал и когда. При споре о недостающем чеке она оказывается единственным доказательством, кто и что потерял.
№ | Наименование документа | Номер и дата | Листов | Сумма руб.

Всего сдано документов: 9 шт. на сумму 41380 руб.
Сдал: Хамидуллин Ренат Маратович _______________ дата _______________
Принял: _______________ должность _______________ дата _______________
Образец заполнения «Отчёт о командировке» с сайта primadoc.ru. Документ, заполненный под вашу ситуацию, собирается в конструкторе: https://primadoc.ru/doc/otchet-o-komandirovke