Title: Номенклатура дел организации — образец заполнения

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ООО «Ромашка»
Ковалёв Андрей Петрович
Приказ № 112-ОД от 15.12.2026
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ
г. Москва	«12» марта 2026 г.
Сведения о номенклатуре
Сводная номенклатура дел организации ООО «Ромашка», ИНН 7701234567, на 2027 год.
Номенклатура введена в действие с 1 января 2027 года и действует до конца этого года включительно.
Ответственный за ведение номенклатуры и формирование дел — Начальник отдела документационного обеспечения Соколова Марина Игоревна.
Место хранения дел: г. Москва, ул. Полевая, д. 4, каб. 210.
Заголовки дел расположены по разделам, индекс дела состоит из индекса подразделения и порядкового номера дела внутри раздела.
Обязанность обеспечивать сохранность документов и соблюдать сроки хранения установлена законом об архивном деле (ст. 17 125-ФЗ).
Реквизиты подразделения
Подразделение: Отдел кадров, индекс 04.
Номенклатура дел подразделения подписывается его руководителем и передаётся в службу делопроизводства для включения в сводную номенклатуру организации.
Самостоятельным документом она не является: сроки хранения и окончательные индексы дел устанавливаются в сводной номенклатуре.
Особенности для индивидуального предпринимателя
Индивидуальный предприниматель ведёт номенклатуру в упрощённом виде: разделов по подразделениям нет, дела нумеруются сквозной нумерацией от 01.
Обязанность обеспечивать сохранность архивных документов, включая документы по личному составу, распространяется и на предпринимателей без образования юридического лица.
Экспертная комиссия у предпринимателя обычно не создаётся, решение о составе дел и сроках хранения он принимает сам и фиксирует своей подписью на номенклатуре.
Особенности номенклатуры при ликвидации
При ликвидации номенклатура составляется на неполный год — до даты внесения записи о прекращении деятельности.
Её задача другая: не организовать текущее делопроизводство, а свести все дела, подлежащие передаче на хранение, и отделить их от подлежащих уничтожению.
Документы по личному составу передаются в государственный или муниципальный архив либо иному определённому законом хранителю (ст. 22.1 125-ФЗ). Уничтожить их вместе с остальными нельзя.
Ликвидационная комиссия завершает номенклатуру итоговой записью и на её основе составляет описи дел и акт о выделении к уничтожению.
Разграфка номенклатуры дел
Индекс дела | Заголовок дела (тома, части) | Количество дел (томов, частей) | Срок хранения и номер статьи по перечню | Примечание

Дела, внесённые в номенклатуру
№ | Индекс дела|case_title=Заголовок дела|case_count=Кол-во томов|case_term=Срок хранения|case_note=Примечание
1 | 01-03
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |

Раздел 01. Руководство и организационные вопросы
Заготовка раздела. Индексы и количество томов проставьте по факту, номера статей — по действующей редакции Перечня типовых управленческих архивных документов.
01-01. Устав организации, изменения к нему — хранить постоянно.
01-02. Свидетельства и выписки о государственной регистрации, документы о постановке на налоговый учёт — хранить постоянно.
01-03. Приказы, распоряжения по основной деятельности — хранить постоянно.
01-04. Протоколы общих собраний участников и заседаний коллегиальных органов — хранить постоянно.
01-05. Положения о структурных подразделениях — хранить постоянно.
01-06. Штатные расписания и изменения к ним — хранить постоянно.
01-07. Номенклатура дел организации — хранить постоянно, номенклатура дел подразделения — 3 года после замены новой.
01-08. Журналы регистрации входящих и исходящих документов — хранить 5 лет.
01-09. Переписка по основной деятельности — хранить 5 лет.
01-10. Доверенности организации и журнал их учёта — хранить 5 лет после истечения срока действия.
01-11. Описи дел, акты о выделении документов к уничтожению, протоколы экспертной комиссии — хранить постоянно.
Раздел 04. Кадры и личный состав
Это самый ответственный раздел: по нему потом подтверждают стаж и заработок. Отметка «50/75 лет» означает 50 лет для дел, законченных делопроизводством после 1 января 2003 года, и 75 лет для более ранних (ст. 22.1 125-ФЗ).
04-01. Трудовые договоры, дополнительные соглашения к ним — хранить 50/75 лет.
04-02. Приказы по личному составу о приёме, переводе, совмещении, увольнении, поощрении — хранить 50/75 лет.
04-03. Приказы о предоставлении ежегодных и учебных отпусков, о командировках внутри страны, о дисциплинарных взысканиях — хранить 5 лет.
04-04. Личные дела и личные карточки работников — хранить 50/75 лет.
04-05. Личные дела и карточки руководителя организации — хранить постоянно.
04-06. Табели учёта рабочего времени — хранить 5 лет, а при работе во вредных или опасных условиях труда — 50/75 лет.
04-07. График отпусков — хранить 3 года.
04-08. Заявления работников, не вошедшие в личные дела — хранить 5 лет.
04-09. Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей — хранить 50/75 лет.
04-10. Документы воинского учёта работников — хранить 5 лет.
04-11. Правила внутреннего трудового распорядка — хранить 1 год после замены новыми.
04-12. Документы о выплате заработной платы, если лицевые счета не ведутся — хранить 50/75 лет.
Раздел 05. Бухгалтерия и налоги
Пятилетний срок для первичных документов отсчитывается не от даты документа, а от конца отчётного года, в котором он использовался в последний раз (ст. 29 402-ФЗ).
05-01. Годовая бухгалтерская (финансовая) отчётность и аудиторские заключения к ней — хранить постоянно.
05-02. Промежуточная бухгалтерская отчётность — хранить 5 лет.
05-03. Учётная политика и приложения к ней — хранить 5 лет после года последнего применения.
05-04. Первичные учётные документы: накладные, акты, авансовые отчёты, кассовые документы — хранить 5 лет.
05-05. Регистры бухгалтерского учёта, оборотно-сальдовые ведомости, главная книга — хранить 5 лет.
05-06. Налоговые декларации и расчёты, документы, подтверждающие исчисление налогов — хранить 5 лет.
05-07. Счета-фактуры и книги покупок и продаж — хранить 5 лет.
05-08. Лицевые счета работников по заработной плате — хранить 50/75 лет.
05-09. Документы об инвентаризации активов и обязательств — хранить 5 лет.
05-10. Документы о дебиторской и кредиторской задолженности, о списании долгов — хранить 5 лет после погашения или списания.
Раздел 06. Охрана труда и безопасность
Документы о несчастных случаях и вредных условиях хранятся десятилетиями: по ним назначают досрочную пенсию и возмещают вред здоровью.
06-01. Положение о системе управления охраной труда, приказы по охране труда — хранить 50 лет.
06-02. Инструкции по охране труда — хранить 50 лет после замены новыми.
06-03. Журналы регистрации вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте — хранить 45 лет.
06-04. Материалы расследования несчастных случаев на производстве, акты по форме Н-1 — хранить 45 лет.
06-05. Документы специальной оценки условий труда, карты СОУТ — хранить 45 лет, а при вредных и опасных условиях — 50/75 лет.
06-06. Личные карточки учёта выдачи средств индивидуальной защиты — хранить 3 года после увольнения работника.
06-07. Документы о проведении обязательных медицинских осмотров, заключительные акты — хранить 5 лет.
06-08. Документы по пожарной безопасности: приказы, журналы, декларация — хранить 3 года, декларацию — постоянно.
Раздел 07. Договорная и претензионная работа
Срок хранения договора считают не от даты подписания, а от истечения срока действия или от исполнения последнего обязательства по нему.
07-01. Договоры поставки, подряда, оказания услуг с приложениями и дополнительными соглашениями — хранить 5 лет после истечения срока действия.
07-02. Договоры аренды недвижимого имущества — хранить 10 лет после истечения срока действия.
07-03. Договоры о полной материальной ответственности — хранить 5 лет после увольнения работника.
07-04. Претензии, ответы на них, переписка по спорам — хранить 5 лет.
07-05. Судебные документы: иски, отзывы, решения, исполнительные листы — хранить 5 лет после вступления решения в силу.
07-06. Реестр договоров и журнал их регистрации — хранить 5 лет.
07-07. Документы о согласовании крупных сделок и сделок с заинтересованностью — хранить постоянно.
Итоговая запись о категориях и количестве дел
Итоговая запись составляется по окончании 2027 года и подписывается ответственным за делопроизводство.
Сведения из итоговой записи передаются в архив организации, а в организациях — источниках комплектования также сообщаются в архивное учреждение.
По срокам хранения | Всего заведено дел | В том числе переходящих на следующий год | С отметкой ЭК

Постоянного хранения — 14. Временного хранения свыше 10 лет — 9. Временного хранения до 10 лет включительно — 31. По личному составу — 12. Из них переходящих — 5.
Подписи и согласование
Составил: Начальник отдела документационного обеспечения Соколова Марина Игоревна, дата ______.
Одобрено экспертной комиссией организации, протокол № 6 от 08.12.2026.
Согласование с архивным учреждением
Согласовано экспертно-проверочной комиссией: Главархив Москвы, протокол № 21 от 12.12.2026.
Организации — источники комплектования государственных и муниципальных архивов согласовывают номенклатуру с ЭПК не реже одного раза в пять лет, а также при каждом изменении структуры или функций.

Приложение № 1 к документу
ФОРМА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ
Подразделение: ____________________ Индекс: ______ На 2027 год
Индекс дела | Заголовок дела (тома, части) | Количество дел | Срок хранения и номер статьи | Примечание

Наименование должности руководителя подразделения, подпись, расшифровка, дата.
Лист передаётся в службу делопроизводства не позднее ноября текущего года. Из таких листов собирается сводная номенклатура организации.

Приложение № 2 к документу
ЛИСТ УЧЁТА ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ В АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ
Дела временного хранения свыше 10 лет и постоянного хранения передаются в архив организации, как правило, через год после окончания делопроизводством.
Индекс дела | Заголовок дела | Годы | Количество листов | Срок хранения | Дата передачи | Кто сдал | Кто принял

Дела до 10 лет включительно в архив обычно не передаются: они хранятся в подразделении и по истечении срока уничтожаются по акту.
Приём-передача оформляется подписями обеих сторон. Расхождения фиксируются в этом же листе до подписания.

Приложение № 3 к документу
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА
В деле подшито и пронумеровано ______ листов, в том числе литерных ______, пропущенных номеров ______.
Особенности состояния и формирования дела: повреждённые листы, листы с наклейками, конверты с вложениями, документы с самостоятельной нумерацией — указать при наличии.
Должность | Фамилия и инициалы | Подпись | Дата

Лист-заверитель подшивается в конце дела. Без него дело постоянного хранения архив не примет.
Образец заполнения «Номенклатура дел организации» с сайта primadoc.ru. Документ, заполненный под вашу ситуацию, собирается в конструкторе: https://primadoc.ru/doc/nomenklatura-del-organizacii