Title: Авансовый отчёт (унифицированная форма № АО-1) — образец заполнения

АВАНСОВЫЙ ОТЧЁТ (УНИФИЦИРОВАННАЯ ФОРМА № АО-1)
г. Москва	«12» марта 2026 г.
Лицевая сторона формы № АО-1
АВАНСОВЫЙ ОТЧЁТ № 8 от 23.04.2026. Унифицированная форма № АО-1, форма по ОКУД 0302001.
Организация: ООО «Росмедфарма», код по ОКПО 01846992. Структурное подразделение: центральный офис.
Подотчётное лицо: Ласточкина Людмила Сергеевна, специалист по логистике, табельный номер 035.
Назначение аванса: командировка в г. Оренбург с 16 по 20 апреля 2026 г..
Отчёт в сумме 28280 утверждает генеральный директор Вишневский Игорь Леонидович.
Форма № АО-1 не входит в число обязательных с 2013 года: организация вправе применять её как есть, дополнить своими графами или утвердить собственный бланк в учётной политике. Обязательны только реквизиты первичного документа (ст. 9 402 ФЗ).
Расчёт по выданному авансу
Получен аванс: 30000 руб. Основание выдачи: расходный кассовый ордер № 10 от 13.04.2026. Остаток или перерасход по предыдущему авансу: 0 руб.
Израсходовано по отчёту: 28280 руб. Остаток, подлежащий возврату: 1720 руб. Перерасход, подлежащий возмещению работнику: 0 руб.
Приложено оправдательных документов: 4 шт. на 4 листах.
Окончательный расчёт с работником проведён документом: приходный кассовый ордер № 16 от 23.04.2026.
Дебет счёта, субсчёта | Сумма, руб. коп. | Кредит счёта, субсчёта | Сумма, руб. коп.

Бухгалтерские записи заполняет бухгалтер: расходы относят на счёт затрат, а НДС по документам с выделенным налогом — на счёт 19 в корреспонденции со счётом расчётов с подотчётными лицами.
Оборотная сторона: перечень расходов
№ | Дата документа | Номер документа | Наименование документа (расхода) | Сумма по отчёту, руб. | Сумма, принятая к учёту, руб. | Дебет счёта

Каждый расход вносят отдельной строкой с реквизитами подтверждающего документа. Итог графы «Сумма по отчёту» должен совпадать с показателем «Израсходовано» на лицевой стороне.
Графу «принято к учёту» заполняет бухгалтер. Если часть расходов не принята, разницу работник возвращает добровольно или её удерживают из зарплаты в установленном порядке.
Оборотную сторону подписывает подотчётное лицо: этой подписью работник подтверждает и перечень расходов, и то, какие документы он передал.
Чем подтверждают расходы
Расходы подтверждают кассовым чеком с обязательными реквизитами, бланком строгой отчётности, товарным чеком вместе с чеком ККТ, квитанцией, счётом гостиницы, маршрут-квитанцией электронного билета с посадочным талоном или справкой перевозчика.
Кассовый чек в электронной форме равнозначен бумажному, поэтому чек из приложения или с электронной почты распечатайте и приложите к отчёту (ст. 1.2 54 ФЗ).
Суточные оправдательными документами не подтверждаются: их размер берут из локального нормативного акта или коллективного договора. Не облагаются НДФЛ 700 рублей за день командировки по России и 2 500 рублей за день загранкомандировки (ст. 217 НК).
Чек, оформленный на другое лицо, чек без наименования товара и документ с датой вне периода командировки к учёту не принимают: такие расходы инспекция снимает и у организации, и в части НДФЛ работника (ст. 252 НК).
Сроки сдачи и утверждения отчёта
Срок, на который выдаются подотчётные деньги, и срок сдачи отчёта устанавливает руководитель в приказе или локальном акте. В нашей форме это 3 рабочих дня со дня истечения срока, на который выданы деньги, или со дня возвращения из поездки — пункт 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У.
Для командировок срок жёсткий: отчёт с подтверждающими документами сдают в течение трёх рабочих дней после возвращения из поездки.
Бухгалтер проверяет отчёт, ставит отметку о принятии к проверке и выдаёт работнику отрывную расписку — Приложение № 1. После этого отчёт утверждает руководитель, и с подотчёта списывается только утверждённая сумма.
Остаток работник вносит в кассу или переводит на счёт организации, перерасход организация возмещает. Выдавать новый аванс до расчёта по предыдущему рискованно: такие суммы инспекция переквалифицирует в беспроцентный заём или в доход работника.

Приложение № 1 к документу
РАСПИСКА О ПРИНЯТИИ АВАНСОВОГО ОТЧЁТА К ПРОВЕРКЕ
Отрывная часть формы № АО-1. Выдаётся подотчётному лицу сразу после передачи отчёта и документов.
Принят к проверке авансовый отчёт № ______ от «____» ______________ 20____ г. на сумму ______________ руб. ______ коп. (сумма прописью: ______________________________________).
Количество приложенных документов: ______ на ______ листах.
Бухгалтер ________________ / ______________________________ «____» ______________ 20____ г.
Расписку сохраняйте до утверждения отчёта: она подтверждает, что вы сдали документы в срок, даже если отчёт вернули на доработку.
Образец заполнения «Авансовый отчёт (унифицированная форма № АО-1)» с сайта primadoc.ru. Документ, заполненный под вашу ситуацию, собирается в конструкторе: https://primadoc.ru/doc/avansovyy-otchet-unificirovannaya-forma-ao-1